Кому нужны электронные документы
Электронный документооборот (ЭДО), прежде всего, нужен компаниям со значительным внешним документооборотом. Крупные компании таким образом снижают издержки, если объем внешней корреспонденции превышает несколько сотен документов в месяц. Доставка бумаг напрямую влияет на скорость сделок. Издержки на бумажный документооборот могут составлять сотни тысяч рублей в год, а риски, связанные с потерями, ошибками и штрафами от налоговой, еще больше увеличивают расходы.
Компаниям малого и среднего предпринимательства важно принимать оплату товара или услуги в день получения документов. В этом случае электронный документооборот позволяет ускорить исполнение договоров в несколько раз.
Даже если сейчас компания подписывает пару актов за год, это не значит, что ее бизнес не вырастет. Позже могут появиться крупные партнеры, которые работают с электронными документами, и они потребуют от нее того же.
Пример
У розничного магазина постоянно копилась дебиторская задолженность на несколько миллионов из-за того, что в накладной как обычно допустили ошибку: товар лежит в фуре, и на склад не принимается. Пока курьер с исправленным документом доедет от поставщика проходят дни. После того, как внедрили электронный документооборот, все исправления в документах занимают меньше часа.
У энергосбытовой компании налоговые инспекторы ежегодно находили ошибки в документах во время выездных проверок. Сумма штрафов часто превышала 100 000 рублей в год. Дошло до того, что компания заранее закладывала эти деньги в бюджет как накладные расходы. Теперь в системе электронного документооборота правильность документов контролируют программы, а не люди. Ошибки исчезли, за экономию бухгалтер получил премию.
Статистика использования ЭДО в России показывает ежегодный рост этого рынка в среднем на 20%. Средние и крупные компании все чаще отправляют контрагентам неформализованные документы, а так же УПД (Универсальный Передаточный Документ) которые сейчас заменяют счета-фактуры и первичные документы.
Сколько стоят электронные документы
Работая через оператора электронного документооборота, компания платит за любой исходящий документ. В среднем стоимость отправки документа составляет около 3-6 рублей, а все входящие бесплатны.
Обычно новички покупают минимальный пакет на 100 документов, который очень быстро кончается. Потом надо покупать следующий пакет. Выгоднее купить годовой пакет с большим лимитом (1000 или 3000 шт). Можно договориться об индивидуальных условиях.
Переходить на электронные документы выгодно, если компания отправляет 100 и больше документов в месяц или минимум 1000 документов в год. Тогда она сократит расходы на бумагу, расходные материалы и доставку почти в 5 раз.
Какой вывод?
Рассмотрев особенности электронного документооборота, делаем вывод, что он, необходим компаниям со значительным внешним документооборотом. Работа в системе ЭДО позволит ускорить бизнес-процессы и снизить издержки.
Пользователи ЭДО отмечают положительный финансовый эффект от экономии на приобретении бумаги, распечатке и отправке документов.
Также работа с электронными документами будет полезна тем компаниям, которые хотят вывести на новый уровень обслуживание потребителей и работы с поставщиками, упростив процесс внешнего документооборота.
СКОРОСТЬ ВАШЕГО БИЗНЕСА - ЭТО СКОРОСТЬ ДВИЖЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ!