Кем заменить?
Бухгалтеры – это обычные сотрудники, которые болеют, рожают детей и уходят в отпуск. Но бухучет должен вестись непрерывно (пункт 3 статьи 6 Закона «О бухгалтерском учете»). А бухгалтер непрерывно трудиться не может. Страхи директора Сергея Семеновича вполне объяснимы: а кто будет оформлять сделки и подписывать документы? А что делать, если вдруг позвонят или придут из налоговой? Чтобы не было таких «а вдруг», предлагаем заранее позаботиться о том, кому бы перепоручить работу главбуха в его отсутствие.
- Во-первых, это может быть сам генеральный директор (Закон о бухучете это разрешает). Но наш Сергей Семенович вряд ли на это решится. Давайте поищем другие варианты.
- Во-вторых, во время отсутствия главбуха на всех документах за него может расписываться его заместитель. В трудовом договоре с заместителем следует прописать его обязанности по замещению главбуха на время отпуска.
Если в штате компании нет должности заместителя главбуха, то рассмотрим несколько вариантов передачи его полномочий на период отпуска:
- Совмещение. Заменить главбуха может любой компетентный работник, который справится с обязанностями главного бухгалтера (рядовой бухгалтер или финдиректор). С таким работником составляется письменное согласие, в котором прописывают должность, срок, размер доплаты. Для замены на период ежегодного отпуска главбуха этот вариант наилучший.
- Временный перевод. При уходе главбуха в длительный отпуск (например, по уходу за ребёнком), целесообразно перевести на его должность другого сотрудника. Зарплату нужно поставить такую же, как и у главбуха.
- Срочный трудовой договор. На время длительного отпуска главбуха можно нанять работника «со стороны» (аутсорсинг). Он будет вести бухучёт и отвечать за финансовые дела компании.
Кто подпишет счета-фактуры за главбуха?
Подпись главного бухгалтера является обязательным реквизитом многих документов.
Согласно пункту 6 статьи 169 НК РФ бумажный счет-фактура должен быть подписан руководителем и главным бухгалтером. Но есть уточнение, что счет-фактуру могут подписать и «иные лица, уполномоченные на то приказом по организации или доверенностью от имени организации». Это означает, что на время отпуска право подписания счетов-фактур от имени главбуха можно передать другим лицам, например, директору фирмы.
Электронный счет-фактура подписывается усиленной квалифицированной электронной подписью руководителя организации либо иных уполномоченных лиц. Однако в электронном счете-фактуре показатель «Главный бухгалтер или иное уполномоченное лицо» не формируется (пункт 8 Правил заполнения счета-фактуры, утв. постановлением Правительства РФ от 26.12.11 № 1137). Таким образом, в организациях на электронном документообороте при отсутствии главбуха не нужно возлагать на директора или иное лицо обязанность подписывать счета-фактуры от имени главбуха. В таком случае продолжайте использовать электронную подпись директора.
Кто будет общаться с налоговой и госорганами?
В ЕГРЮЛ можно сделать запись о лице, которое вправе действовать от имени компании без доверенности. Если у вас это руководитель, то в период отпуска главбуха он спокойно может сдавать или получать документы из госорганов без доверенности. Другому лицу же для таких действий понадобится доверенность.
Во время отпуска главбуха назначена выездная налоговая проверка? Ее уже не перенесут, но есть шанс продлить. Причиной продления может быть невозможность представить требуемые документы из-за отсутствия главбуха (подпункт 5 пункта 4 приложения № 2 к приказу ФНС России от 25.12.06 №САЭ-3-06/892@). По этой же причине можно попросить увеличить срок представления документов в рамках камеральной проверки.
ВАЖНО!
Если компания обязана отчитываться через интернет, то вы должны принимать документы от ИФНС, в том числе требование о представлении документов, в электронной форме (пункт 5.1 статья 23 НК РФ). Электронную квитанцию о приеме нужно выслать инспекторам через оператора ЭДО не позднее 6 дней со дня отправки документов налоговой. В этой ситуации на время отпуска главбуха определите лицо, которое будет отвечать за передачу в инспекцию такого рода обязательных документов.
Какую памятку главбуху оставить подчиненным на время отпуска?
Чтобы уже в отпуске главбуха никто не беспокоил по пустякам, можно составить памятку своим коллегам. Там пропишите их ответственности и обязанности в период своего отсутствия. Образец такой памятки можно скачать здесь и переделать под свою организацию.
Если вы все же захотите в отпуске поработать удаленно, то, к примеру, с помощью электронной подписи и определенных онлайн-сервисов вы сможете сдавать отчетность хоть с другого полушария. К тому же налоговая ориентируется на дату отправки отчетности, независимо дошла она до инспекции вовремя или "застряла в проводах".
Теперь наш Сергей Семенович может быть спокоен. Ведь он знает, что делать, если главбух Светлана Анатольевна решит взять отпуск или надолго уйти в декрет.
Незабываемого отдыха!