Инвентаризация — это неформальность перед годовой отчетностью, а новый инструмент защиты активов компании, который направлен на повышение и укрепление доверия инвесторов и партнеров.

Сейчас у бухгалтерских и финансовых служб наступает горячая пора, период, когда, заканчивается отчетный год и будет формироваться ежегодная отчетность. Начиная с октября, по общему правилу, проводится ежегодная инвентаризация активов компании. Для чего это нужно:

  • определить достоверность уровня и количества запасов
  • обеспечить сохранность активов компании
  • проверить соответствие учетных данных фактическому наличию
  • выявить отклонения (недостачи, излишки)
  • установить состояние материальных ценностей

На своей практике мы очень часто сталкиваемся с тем, что у сотрудников, материально-ответственных лиц отсутствует понимание, зачем нужно проводить инвентаризацию, и зачастую видим формальный подход. Формальный подход как клубок негативных факторов и последствий в виде неэффективного контроля за активами и имуществом компании, искажением финансовой отчетности, снижение прозрачности и частые случаи злоупотреблений.

О новом ФСБУ 28/2023 «Инвентаризация» и правилах ее проведения ранее писали здесь. В этой статье хотелось бы рассмотреть практическое применение нового ФСБУ на практике.

Давайте рассмотрим случай – когда по результатам инвентаризации устанавливается недостача, и не в результате естественной убыли, а хищения, которую необходимо списать. Какие здесь есть сложности? Это определение виновных лиц, виновность которых может быть установлена только при соблюдении ряда условий:

  • С работником заключён договор о материальной ответственности (для отдельных категорий должностей). До сих пор работники больших предприятий грешат не заключением договора МОЛ, либо заключением «задним числом», буквально в прошлую годовую инвентаризацию нами были установлены многочисленные факты не заключения данного вида договора при хранении товарно-материальных ценностей на сотни миллионов рублей.
  • Доказана вина сотрудника в причинении ущерба (умышленное действие, состояние опьянения, административный проступок и т.д.). Подключайте сотрудников службы безопасности как можно раньше к данным вопросам, т.к. это направление работы в их зоне ответственности.
  • Работодатель обеспечил надлежащие условия для хранения имущества (отсутствие таких условий исключает материальную ответственность работника). Как вариант фот-видео-фиксация мест хранения должна делаться на периодической основе.
  • Если договор о материальной ответственности не заключён, взыскать ущерб можно только в пределах среднемесячного заработка работника. В случае полной ответственности (например, для кассиров, заведующих) сумма взыскания может быть равна полной стоимости недостачи. Но это при условии соблюдения всех вышеназванных пунктов.

Процедурные сложности

  • Оформление документов. Необходимо строго соблюдать требования к оформлению инвентаризационных описей, сличительных ведомостей (формы ИНВ-19, ИНВ-26 и др.), актов служебного расследования.  Очень важно иметь ввиду, что ошибки в документах (например, отсутствие подписей, незаполненные строки) могут привести к признанию результатов инвентаризации недействительными.
  • Сроки. Приказ об удержании суммы ущерба из зарплаты должен быть издан не позднее одного месяца со дня окончательного установления размера ущерба. Вывод -строго контролируйте сроки, т.к. пока идет разбирательство, сбор доказательств и т.п. его очень легко пропустить, и про возмещение за счет виновного работника можно забыть!
  • Участие материально ответственного лица. Его отсутствие при инвентаризации без уважительной причины может осложнить процесс взыскания. Материально-ответственное лицо не должно входить в состав комиссии, но его присутствие просто обязательно на инвентаризации.

Сложные ситуации при взыскании, которые могут возникнуть:

  • Отказ работника возмещать ущерб. В этом случае работодатель может обратиться в суд, но необходимо предоставить убедительные доказательства вины сотрудника.
  • Увольнение работника до полного возмещения ущерба. Взыскание возможно через суд на основании письменного обязательства о возмещении или решения суда.
  • Превышение размера ущерба над среднемесячным заработком. В этом случае работник может выплачивать сумму частями, но единовременно нельзя удерживать более 20% зарплаты (кроме случаев, предусмотренных федеральными законами, где допускается до 50%).

Одним из выходов списания, по которому в дальнейшем не будет вопросов от проверяющих органов (как внешних, так и внутренних) – это обращение в правоохранительные органы

  • Необходимо подать заявление в полицию о факте кражи. Даже если виновное лицо не будет установлено, это позволит получить документы, подтверждающие отсутствие виновных, что важно для налоговых целей.
  • Документом, подтверждающим факт отсутствия виновных лиц, может быть:
  • копия постановления о приостановлении уголовного дела в связи с не установлением лица, подлежащего привлечению в качестве обвиняемого;
  • официальная справка из полиции, полученная в ходе расследования;
  • письмо руководителя следственного органа, указывающее на отсутствие установленных виновников.

Инвентаризация уже давно перестала быть формальным процессом, ее результаты важны для работы всего предприятия, от них зависит корректность финансовых показателей, а также огромной помощью в случае списания недостачи за счет виновных лиц

к.э.н., эксперт в области бизнес-рисков Евгений Басс

эксперт в области внутреннего контроля и аудита Татьяна Плотникова