Универсальность, эффективность, удобство. Электронный формат стал ключом к простому и быстрому документообороту в сфере перевозок. Но какие документы нужны при работе с самозанятыми водителями? Рассказываем в статье.

Токен erid: LDTCK3DTF

Общие требования к условиям перевозки и оформлении договорных отношений зафиксированы в главах 40 и 41 ГК, а также иными федеральными законами, регулирующими оказания услуг по перевозки грузов.

Документооборот можно условно разделить на внешний, в котором задействованы заказчики перевозок, и внутренний, который перевозчик ведет со своими исполнителями.

Если в бизнес-процессах грузоперевозок задействованы самозанятые водители, список документов дополняется следующими:

  • договором ГПХ;
  • справкой о постановке на учет в качестве плательщика НПД;
  • чеком от самозанятого;
  • актом выполненных работ (по закону не обязателен, но на практике лучше его оформлять).

Каждый из этих документов можно оформлять и подписывать электронно, избавляясь от бумажной волокиты и ускоряя взаимодействие с исполнителями.

Важный нюанс:

Самозанятый-водитель для работы в грузоперевозках обязательно должен быть ИП. Это связано с оформлением путевки и накладных на груз. Такие документы могут оформить только ИП или юридические лица (законы № 259-ФЗ от 08.11.2007, № 196-ФЗ от 10.12.1995 и приказ Минтранса № 152 от 18.09.2008).

При этом закон не запрещает ИП быть одновременно и самозанятым – не платить страховые взносы и пользоваться другими плюсами специального режима.

Справка от самозанятого

При заключении договора с самозанятым-водителем компания запрашивает справку о постановке на учет – это нужно, чтобы убедиться, что исполнитель действительно применяет налоговый режим НПД.

Справку самозанятый формирует в приложении «Мой налог». Она уже будет подписана электронной подписью ФНС, то есть это полноценный юридически значимый документ. Самозанятому достаточно передать его заказчику удобным способом в электронном виде. Например: отправить по электронной почте или в мессенджер.

Чек от самозанятого

Чек – это главный закрывающий документ, который предоставляет самозанятый и затем использует компания в отчете перед ФНС.

После получения оплаты самозанятый формирует электронный чек в приложении «Мой налог» или в приложении официального партнера ФНС.

А затем также может отправить ссылку на чек или его изображение заказчику. В таком виде чек уже является полноценным документом, который соответствует всем требованиям закона. Дополнительно подтверждать его легитимность необходимости нет.

Договор и акт

По сути самозанятому больше ничего и не нужно оформлять. То есть приложение налоговой службы полностью закрывает потребность самозанятого в электронном документообороте.

Однако заказчику для подтверждения расходов на оплату услуг самозанятого, помимо чека нужно обзавестись и другими документами – договором и в некоторых случаях актом оказанных услуг или приема-передачи товара. Иначе есть риск того, что налоговая может посчитать эти расходы неподтвержденными или сделку притворной (совершенной только для того, чтобы уменьшить налоговую нагрузку). Налоговики могут попытаться также признать отношения с самозанятым трудовыми.

Поэтому – чем больше есть доказательств реального характера сделки, тем меньше подобные риски.

Начните обмениваться электронными документами за 15 минут легально и без рисков - в сервисе «Мои самозанятые»

Реклама mysmz.ru