4 шаг
На внедрение системы планирования нужно примерно 3 месяца.
1,5 часа в самом начале для составления план на месяц. И все остальное время для встраивания привычки работать по нему. То есть не оставлять план в компьютере, заглядывая раз в месяц, чтобы увидеть, что часть не сделана или сделана за счет личного времени. План это рабочий инструмент для всего отдела. В идеале его распечатать и повесить в офисе, чтобы все сотрудники бухгалтерии видели свои задачи с утра и отмечали выполнение.
Когда все работают по плану начинается следующий увлекательный этап – оптимизация.
Находим процессы, которые занимают много времени и разбираем как это можно сделать сильно проще и быстрее. То есть освобождаем дополнительное время для себя и ресурсы сотрудников.
Процесс на самом деле очень увлекательный. Рекомендую обратить внимание на 2 момента:
1. Оставлять себе то, что нравится.
Так действительно можно. Если не нравится делать сверку с контрагентами, это занимает много времени – оглянитесь по сторонам. В коллективе всегда найдется сотрудник, который сделает это легко, методично и доведет до результата, не бросив часть актов сверки не проверенными или в виде сканов.
Оставляйте себе только те задачи, которые вы делаете на отлично и которые приносят удовольствие – вот прям нравится делать.
Например, для меня это отчетность. Мне нравится собирать отчетность, разбирать нестандартные ситуации, проверять оборотку, видеть финальную картину. С другой стороны, я не люблю первичку, проводить банк. Это скучный вторник. И с радостью отдаю эти задачи тем сотрудникам, которые будут это делать с удовольствием и лучше, чем я.
2. Вспомогательные инструменты для сотрудников.
В продолжение первого пункта – конечно не все задачи всем нравятся. Но если в отделе 2 человек, то у каждого могут остаться задачи, которые не вызывают восторга. Такие задачи в будущем можно передать сотруднику с частичной занятостью.
Например, можно передать как доп.нагрузку для офис-менеджера. За дополнительную оплату офис-менеджер отлично справится с запросом актов сверок у контрагентов, подписанием у Генерального директора и отправкой документов клиентам и поставщикам. В моей практике офис-менеджер прекрасно вел участок банк, работал с банк-клиентом.
Для того, чтобы перестать переделывать за сотрудника его плохо выполненные задачи, можно использовать дополнительные инструменты – инструкции и чек-листы. Важно! Это должны быть очень простые в изложении документы с минимумом текста и понятные человеку, даже не сильно связанному с бухгалтерий.
Например, если бухгалтер допускает ошибки в подготовке платежных поручений. Есть 2 варианта: это безнадежно и мы меняем человека. Это исправимо – и можно сделать чек-лист по проверке платежных поручений перед отправкой. В моей практике это работало и давало очень крутые результаты. Количество ошибок стремилось к нулю.
Успехов! Через неделю увидимся на пятом шаге.