Серия статей про первые 5 шагов к свободному времени для бухгалтера. Сегодня разбираемся зачем очередная статья по тайм-менеджменту. В чем особенность планирования работы бухгалтерии. И сделаем первый шаг без скучной теории.

Зачем нужен тайм-менеджмент? И очередная статья на эту тему, которых итак много в интернете.

Для меня тайм-менеджмент – это в первую очередь про мое время. Про самый ценный ресурс, который мне нравится использовать по моему желанию. Выбирать делать то, что я хочу и поставила в план. Не тратить время на мероприятия, встречи, которые не ведут к результату, совещания  по 4-6 часов, когда уже все обсудили, но при этом никто не расходится. Больше времени проводить с семьей. И не только поздно вечером и в выходные. А в любой день, когда запланировала свой отдых.  

В моем блоге будет про тайм-менеджмент для бухгалтера. Систему планирования, собранную из разных систем, протестированную на себе и сотрудниках и описанную словами бухгалтера, аудитора, финансового директора и психолога.

Сегодня первая статья. 

Итак, Зачем?

Зачем бухгалтеру тайм-менеджмент?

Для того, чтобы самый ценный ресурс – время использовать по своему желанию: уходить домой вовремя, отдыхать в отпуске, вечера проводить с семьей, найти время на себя, на свои увлечения, просыпаться с улыбкой и идти на любимую работу.

КАК?

Через планирование своей работы. План – это направление. Это маршрут, дорога, которую мы сами выкладываем к нашим результатам. Когда нет плана – результат всегда не предсказуем. И здорово, если то, что получилось нам нравится. Обычно, бывает по-другому.

Работа без плана в отчетный период = сдача каждого отчета в последний момент. Работа вечерами, большой подвиг с решением массы технических, организационных вопросов. Усталость и ощущение замкнутого круга.

Надеюсь, Вам стало интересно, как подружиться с тайм-менеджментом. Все успевать в рабочее время, начать уходить домой вовремя или перейти на удаленный график работы и получать удовольствие от работы. Тогда начинаем.

1 шаг. Планировать свою работу.

Выбирайте удобную для Вас систему, главное, чтобы все ключевые задачи были зафиксированы. На своих курсах я даю систему планирования именно для бухгалтерии.

На что важно обратить внимание при составлении плана:

- в плане должны быть конкретные действия: провести сверку с контрагентами за 3 квартал по сч.60, сч.76.

- четкий срок: с 01 октября по 7 октября

- ответственный за задачу: ФИО бухгалтера, который отвечает за результат.

И как вы уже догадались план составляется для отдела в целом. В итоге получается удобный инструмент для каждого сотрудника, в котором каждый видит свои задачи, сроки выполнения. И понимает, что от его работы зависит работа коллеги.

Например,

задача бухгалтера Анны  - провести реализацию за сентябрь по сч.62, сч.90, сч.91 в срок до 01 октября. Если она этого не сделает, сделает плохо или пропустит срок выполнения, то другой бухгалтер – Светлана, ее коллега, не сможет сделать закрытие периода и сформировать книги покупок и продаж за  3 квартал для декларации по НДС.

Приходим к тому, что план – это очень удобный инструмент контроля для Главного бухгалтера. Который вовремя увидит, что бухгалтер Анна из нашего примера не сделала свою задачу вовремя и вот уже другой бухгалтер – Светлана пропускает сроки по своей задаче. И задача по проверке и отправке НДС плавно сдвигается к вечеру 25 числа. Что крайне не комфортно для всех участников процесса.

Важные нюансы при планировании:

  • Составляйте общий план для всего отдела
  • По каждому сроку закладывайте минимум 5 дней запаса. Это поможет избежать стресса и переработок.
  • Используйте план как контрольный инструмент. 5 минут в день на проверку статусов выполнения задач – это залог вашего спокойствия и вечера проведенные вне офиса.

Планируйте  в удовольствие.

Через неделю  увидимся на втором шаге.