Канбан-доски — популярные инструмент для командной работы. Его часто там, где есть большой и постоянных поток задач. Если вы только начинаете применять канбан-доски, возьмите на вооружение 9 советов, которые помогут быстрее и эффективнее встроить их в работу.

С помощью канбан-досок можно:

  • работать над проектом в команде;
  • наглядно показывать, какие задачи в работе и на какой стадии выполнения они находятся;
  • отмечать важные и второстепенные этапы проекта;
  • распределять задачи в команде с учетом загрузки всех участников;
  • устраивать онлайн-встречи и удобно фиксировать принятые решения;
  • ежедневно составлять планы работ для отдельных исполнителей и всей команды;
  • получать аналитику по состоянию проекта и загрузке работников;
  • повышать эффективность управления.

9 советов, которые помогут быстро освоить новый инстурмент планирования.

1. Определите цель.

Для начала поймите для себя, на каком именно процессе вам необходимо отслеживать выполнение задач. Исходя из этого, создайте доску для продукта, команды или отдельного пользователя. Дайте ей понятное название.

2. Выберите участников.

Определите команду, которая будет работать на проекте, и предоставьте ей права на пользование канбан-доской. Не включайте в этот круг всех сотрудников компании, оставьте только непосредственных участников. Так вы защитите данные от утечки.

Если вы используете конфиденциальную информацию, то имеет смысл развернуть канбан-доску не онлайн, а локально на сервере. Такие инструменты уже есть на отечественном рынке.

Вообще в свете событий текущего года советуем внимательно изучить продукт. В идеале он должен быть совместим с отечественным и свободно распространяемым ПО. Наведите справки о разработчике, владельце компании-вендора, центрах обработки данных. Лучше, если они находятся на территории РФ. Так вам не страшны никакие санкции.

3. Распределите этапы проекта по колонкам.

Это могут быть стандартные этапы, которые обычно создаются автоматически при открывании программы, или ваши собственные под специфику процесса.

Передвигайте тикеты (объекты интерфейса, где записаны задачи) слева направо по мере их выполнения. «Новые» — те, что планируете выполнить, «В работе» — те, которые уже взяли, «Выполнено» — завершенные задачи. Этапов может быть больше. Всё зависит от вашего проекта и необходимой детализации процесса.

4. Зафиксируйте задачи.

Процессы по каждому сотруднику находятся в тикетах, ведите их корректно:

  • соблюдайте правило: один тикет = одна задача;
  • масштабные этапы разбивайте на более мелкие;
  • коротко и понятно прописывайте название тикета, чтобы по нему сразу была понятна суть. Детали можно заполнить в теле задачи;
  • каждому тикету назначьте ответственного;
  • проставьте дедлайны.

5. Расставьте приоритеты.

Для команды так легче понимать, какую задачу нужно брать уже сейчас, а какая может немного подождать. Это поможет правильно организовать время и распределить трудозатраты. Приоритетность задайте так: вверх передвиньте наиболее срочные дела, ниже распределите менее важные тикеты.

Иногда в канбан-досках есть встроенный инструмент приоритезации, например, в виде шкалы от 1 до 10. Чем важнее задача, тем больше цифра.

6. Сохраняйте информацию.

В некоторых инструментах к тикетам можно прикреплять ссылки, файлы, другие задачи. Такая доска принесет еще больше пользы — исполнителям не придется самостоятельно искать информацию и отвлекать коллег или руководителя.

7. Распределите задачи по участникам.

Договоритесь, как будете взаимодействовать с командой:

  • первым делом объясните, как пользоваться канбан-доской;
  • определите, кто будет актуализировать инструмент: каждый сотрудник или только ответственные за направления;
  • для того чтобы зафиксировать ход проекта в ECM-системе, прикрепите ссылку на тикет к задаче.

Самое важное при работе с доской — донести, что это основной инструмент. Все изменения должны фиксироваться там.

8. Контролируйте статусы по задачам и загрузку сотрудников.

Это поможет вовремя выявить сложности и грамотно распределить ресурсы. Для контроля используйте:

  • метки (теги), флажки — любые опции, доступные в вашем инструменте. С их помощью можно обозначить разные характеристики, например, внутренние задачи — зеленые, взаимодействие с клиентами или контрагентами — красные;
  • фильтры — для быстрого поиска тикетов по теме, сроку или исполнителю. Фильтрация по конкретному сотруднику покажет всю его загрузку. Руководитель сможет определить, нужна ли работнику еще работа или стоит его разгрузить;
  • комментарии, если позволяет функциональность канбан-доски.

9. Не забывайте перемещать тикеты.

Самое приятное в конце дня — передвинуть выполненные задачи в крайнюю колонку, где фиксируется результат. Уделите этому особое внимание: для сотрудников это хороший психологический прием, а для вас — актуальная аналитика.