Как извлечь максимальную выгоду от перехода на ЭДО, расскажем в статье.
С чего всё началось
В 90-е годы российские компании обменивались данными через факс, а к 2000-м более популярным стало взаимодействие по электронной почте. Но такой обмен не был юридически значимым, и документы всё равно приходилось распечатывать и подписывать вручную. Для легитимного обмена на тот момент не хватало электронной подписи.
Сначала предприятия стали решать вопросы внутреннего документооборота и развивать собственные СЭД — программное обеспечение для автоматизации работы с электронными документами. В сфере розничных продаж из-за большого потока документов и для оперативной передачи информации стало необходимым цифровое взаимодействие с контрагентами. В результате – разработан стандарт электронного обмена данными, но это еще не был ЭДО в привычном виде.
Законодательные меры развития ЭДО
Государственные инициативы подтолкнули бизнес на электронный межкорпоративный обмен. Первым шагом к юридически значимому документообороту стала публикация Федерального закона от 10.01.2002 г. №1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи». ЭЦП начали проставлять в бухгалтерских документах и онлайн-отчетах для государственных органов.
Согласно обновлениям Налогового кодекса с начала 2008 года организации-налогоплательщики, чья численность превышает 100 сотрудников, обязаны представлять отчеты в электронном виде. В других странах к этому времени уже все налогоплательщики перевели отчетность в цифру, а в России — только 3% от общего числа компаний. Бизнес настороженно относился к документам, подписанным электронной подписью, и продолжал вести дела на бумаге. Сомнения подкреплялись отсутствием судебной практики в этой сфере.
Появление на рынке операторов ЭДО
Электронный документ, подписанный ЭП, получил такие же права, как и бумажный с собственноручной подписью, только в 2011 году. Основанием послужил Федеральный закон от 06.04.2011 г. №63-ФЗ «Об электронной подписи». После него нормативная база по электронному документообороту стала активно пополняться.
Первыми «евангелистами» электронного обмена документами стали операторы ЭДО. Они и сейчас помогают разбираться в вопросах перехода на новую форму взаимодействия, внедряют сервисы для передачи информации, настраивают интеграцию с системами и обучают пользователей. Всё это помогло бизнесу стать увереннее в преимуществах цифрового обмена.
Выгоды электронного документооборота с контрагентами:
- быстрый обмен данными без потерь;
- централизованный архив документов, полученных из разных источников;
- низкая стоимости пересылки и хранения;
- гарантированная юридическая значимость;
- упрощенное взаимодействие с государственными органами, судами и налоговой;
- возможность интеграции с учетной и другими системами.
Электронный обмен сегодня
Массовую популярность межкорпоративный документооборот набрал в 2020 году. Ситуация в мире полностью перевернула взгляд многих предприятий на удаленное взаимодействие. Эпидемия COVID-19 показала экономические преимущества перехода на электронный обмен документами с контрагентами.
Государство продолжило развивать ЭДО: в 2021 году стали активно продвигать инициативы в областях кадрового документооборота, налогового мониторинга и т.д. ФНС уже организовала не просто электронный обмен, а целую систему по удаленному доступу к налоговым данным и учетной системе налогоплательщиков.
Как эффективно перейти на ЭДО с контрагентами
Лучшим решением перехода на электронный документооборот станет постепенная автоматизация бизнес-процессов. В первую очередь нужно оценить объем внутреннего и внешнего документопотока. Если в компании количество документов, поступающих от поставщиков и заказчиков, превышает число внутренних, то стоит налаживать ЭДО с контрагентами. В противоположной ситуации целесообразнее оптимизировать документооборот внутри компании. Тогда ваши сотрудники привыкнут к информационной системе, и им будет намного проще и быстрее подключиться к электронному обмену с контрагентами.
Этапы внедрения
Подключиться к электронному документообороту можно самостоятельно либо обратиться за помощью к специальным провайдерам – операторам ЭДО. Они помогут бесплатно протестировать сервис обмена, а после – выбрать подходящий тариф и правильно организовать процесс документооборота.
С чего начать?
- выбрать бизнес-процесс с наибольшим потоком документов;
- оценить инструменты интеграции к системам компании;
- подключиться к оператору ЭДО;
- получить усиленную квалифицированную ЭП для руководителя;
- пригласить к обмену контрагентов, с которыми чаще взаимодействуете.
Все процессы — в цифру
Чтобы максимально сократить рутинные операции с документом, важно автоматизировать все процессы документооборота. Организовать непрерывную цифровизацию можно, задействовав разные классы систем:
- ERP для бухгалтерского учета;
- ECM/BPM для управления процессами и документами;
- сервисы ЭДО для обмена и подписания документов.
Выбирая поставщика ПО, обратите внимание, предоставляет ли он готовые интеграционные решения для различных систем. Качественная синхронизация избавит вас от двойного заведения информации, организует единое хранилище, исключит ошибки и увеличит скорость работы пользователей.
Результаты безбумажного документооборота на практике
Рассмотрим непрерывный процесс работы с входящим документом на примере компании «Табер Трейд» (торговая сеть «Подружка»):
- Через сервисы ЭДО документ автоматически захватывается системой и связывается с договором.
- Ответственный за обработку документа сразу же получает задачу на оформление входящего документа.
- После проверки документ согласовывается и подписывается усиленной квалифицированной ЭП.
- При наличии коннектора к 1С документ автоматически отражается в учетной системе.
- Контрагент сразу же через сервисы обмена получает уведомление о подписании.
В результате компания не тратит средства на доставку документов, моментально заносит их в систему и исключает ошибки ручного ввода.
Выгодным для бизнеса станет комплексная автоматизация внутренних и внешних процессов документооборота. Такой подход поможет сформировать централизованный электронный архив организации, который будет соответствовать требованиям законодательства. Комплекты документов в архиве связаны по операциям и их легко искать и выгружать по требованию ФНС и других проверяющих органов.
Автор: Анастасия Останина, компания Directum