Профильный комитет Госдумы в настоящее время одобрил соответствующие поправки Трудовой кодекс РФ (путем внесения в ТК РФ дополнительных статей 15.1-15.3), которые предусматривают перевод определенных кадровых документов в электронный формат. Предполагается, как указано в законопроекте, что это произойдет уже с 1 октября.
Изменения коснуться юридически значимых сообщений (заявлений, уведомлений, обращений, разрешений, требований), которые могут передаваться как в личном присутствии сторон трудового договора (ознакомление под роспись), так и путем направления документа по почте или с использованием электронных или иных технических средств.
По аналогии с нормами гражданского законодательства, в ТК РФ планируется внести правила, регулирующие юридические последствия для получателя сообщения (ст. 15.2). Сейчас в Трудовом кодексе подобных положений не существует.
Работодатель сможет закрепить условие об обмене электронными сообщениями в трудовом договоре, локальном нормативном акте. В этом случае у работника будет право отказаться от указанного условия. Это правило будет закреплено ст. 15.3.
Основание: Проект Федерального закона N 736455-7 "О внесении изменений в Трудовой кодекс Российской Федерации".
Комментарии экспертов "Бейкер Тилли" в отношении возможности перевода работодателями всего объема кадровой документации в цифровой формат.
По подсчетам Минтруда РФ, компании используют около 40 видов кадровых документов в различных вариантах. Очевидно, что перевод бумажных в электронные документы сэкономит потерю массы материальных и человеческих ресурсов. Возникает вопрос: что необходимо сделать работодателю, чтобы обеспечить юридическую значимость электронных кадровых документов?
О принятии решений на переводе в электронный формат трудовых книжек, оформления СНИЛС в электронном виде, мы сообщали вам ранее.
В случае принятия Проекта Федерального закона N 736455-7 будет определен юридический статус заявлений, уведомлений, обращений, разрешений, требований, но это далеко не все кадровые документы.
В связи с этим напомним, что Приказом Минтруда России от 26.03.2018 N 194 утвержден план-график проведения эксперимента по переводу в электронный формат сведений о работнике по вопросам трудовых отношений. Срок проведения эксперимента по введению электронного документооборота кадровых документов запланирован с 1 января 2020 года по 31 декабря 2022 года (3 года).
Эксперимент нацелен на законодательные пробелы, мешающие компаниям осуществлять переход на электронный кадровый документооборот, не опасаясь претензий со стороны контролирующих органов.
Несмотря на то, что согласно буквальной трактовке Закона N 63-ФЗ от 06.04.2011 "Об электронной подписи" квалифицированная электронная подпись является полным аналогом собственноручной подписи и, соответственно, может быть использована для подписания кадровых документов, однако отношения между работодателем и работником регулируются, прежде всего - ТК РФ, который предусматривает использование электронной подписи только в трудовых отношениях с дистанционными работниками. В отношениях с работниками, не являющимися дистанционными, применение электронной цифровой подписи ТК РФ не предусмотрено. Именно такие разъяснения давал Минтруд на запросы нескольких компаний по данному вопросу.
В настоящий момент рискованно внедрять использование электронных подписей только на тех документах, для которых ТК РФ напрямую установлена необходимость собственноручного подписания. Это касается, прежде всего, трудового договора и дополнительных соглашений к нему, приказов о приеме на работу и увольнении, уведомления о сокращении штата, а также ознакомления сотрудников с локальными нормативными актами компании.
Некоторые кадровые документы не требуют ознакомления с ними работников и проставления собственноручной подписи. Это касается, например, табелей учета рабочего времени, графиков работы и отпусков. В отношении данных документов электронный документооборот может быть беспрепятственно внедрен уже сейчас.
Вывод:
Поскольку нет прямого запрета на ведение всей кадровой документации в цифровом формате, у компаний есть выбор: внедрить полный электронный кадровый документооборот до принятия соответствующих законодательных изменений, оценив свои правовые риски, либо вести себя консервативно, строго соблюдая требования действующего законодательства.
Материал подготовлен:
Наталией Голяковой, ведущим экспертом департамента бухгалтерских услуг "Бейкер Тилли", магистром права;
Еленой Мишкиной, руководителем группы развития Департамента бухгалтерских услуг, "Бейкер Тилли"