Хранение и использование персональных данных работников (статья 87 ТК РФ)

Статья 87 ТК РФ посвящена хранению и использованию персональных данных работников. Хотя сама статья состоит всего из одного предложения, она возлагает на работодателя обязанность самостоятельно установить порядок работы с такими сведениями и одновременно соблюдать требования ТК РФ, Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» и других нормативных актов. Речь идет обо всех персональных данных, которые работодатель получает и использует в связи с трудовыми отношениями: паспортных и контактных данных, сведениях об образовании, квалификации, трудовой деятельности, заработной плате, семейном положении и других сведениях, необходимых для кадрового учета и выполнения обязанностей работодателя.

На практике порядок обработки таких данных закрепляется в локальных документах работодателя — например, в положении об обработке и защите персональных данных работников. Закон требует определить цели обработки, категории и перечень используемых данных, способы и сроки их обработки и хранения, а также порядок уничтожения после достижения соответствующих целей. Для организации также предусматривается назначение лица, ответственного за организацию обработки персональных данных. Работники, непосредственно работающие с такими сведениями, должны быть ознакомлены с установленными правилами и требованиями по их защите.

Персональные данные могут храниться как в бумажных документах, так и в электронных информационных системах. В любом случае работодатель обязан обеспечить их защиту от случайного или неправомерного доступа, копирования, изменения, уничтожения, распространения и других неправомерных действий. Доступ внутри организации должен предоставляться только тем сотрудникам, которым соответствующие сведения действительно необходимы для выполнения их служебных обязанностей. Например, работнику бухгалтерии могут быть необходимы данные для начисления заработной платы и перечисления налогов, но это не означает, что ему должен быть открыт доступ ко всей информации из личного дела сотрудника.

Использовать сведения о работнике можно только для законных и заранее определенных целей. ТК РФ связывает такую обработку прежде всего с оформлением и исполнением трудовых отношений, соблюдением требований законодательства, обучением и продвижением работников, обеспечением их безопасности, контролем выполнения работы и сохранностью имущества. При этом согласие работника требуется не для каждой операции с его данными: во многих случаях основанием обработки выступает закон или необходимость исполнения трудового договора. Но если соответствующего законного основания нет, обработка или передача данных может потребовать согласия работника.

Сам работник сохраняет право знать, какие сведения о нем хранятся и каким образом они используются. Он вправе получить доступ к своим персональным данным, требовать исправления неверной или неполной информации и использовать другие предусмотренные законом способы защиты своих прав. Хранить сведения бессрочно только потому, что они однажды были получены работодателем, нельзя: сроки должны определяться целями обработки и требованиями законодательства о хранении документов. После достижения цели обработки данные в предусмотренных законом случаях должны быть уничтожены либо их обработка должна быть прекращена, если отсутствует другое законное основание для дальнейшего хранения.

Таким образом, статья 87 следует применять вместе с другими нормами главы 14 ТК РФ и законодательством о персональных данных. Статья 86 устанавливает общие требования к их обработке, статья 88 регулирует передачу сведений другим лицам, статья 89 закрепляет права работника, а статья 90 предусматривает ответственность за нарушения. Несоблюдение установленных правил может повлечь для работодателя и виновных должностных лиц дисциплинарную, материальную, гражданско-правовую, административную, а в предусмотренных законом случаях и уголовную ответственность.