GFI Archiver

GFI Archiver: хранилище для почты

Сегодня излишне говорить о том, что объем хранимой информации и ее ценность для организации растет с каждым годом. Это действительно так, причем мало просто сохранить, необходимо обеспечить возможность получения необходимой информации из ранее сохраненного архива, причем за кратчайшие сроки и с минимальными затратами. архивирование электронной почты — одна из важнейших корпоративных задач. 
 

Зачем это нужно?

Для большинства организаций электронная почта является самым существенным фактором, из-за которого растет потребность в ресурсах для хранения информации. Если устанавливать для сотрудников ограничения по объему электронного ящика, потребуются дополнительные средства управления электронной почтой, да и пользователи могут обходить этот механизм, сохраняя переписку на локальных системах в файлах PST или NSF. Это может приводить к потерям данных, усложняет задачу резервного копирования.

Решения для архивирования электронной почты освобождают пользователей от проблем с переполнением почтовых ящиков, помогают эффективнее использовать имеющиеся емкости СХД и ресурсы хранения данных, а потому способны радикально сократить ресурсы и финансовые затраты, необходимые организации для хранения информации. Независимо от особенностей уже имеющейся системы электронной почты такие продукты предложат интеллектуальные решения, которые помогут эффективно управлять информацией, хранить и находить ее.

Архивирование переписки с помощью предназначенных для этой цели продуктов помогает решить проблемы, связанные с ограничениями ресурсов, а также повышает производительность и масштабируемость систем электронной почты. Внедрение решения архивирования даст следующие принципиальные преимущества:
 

• Централизованное архивирование электронной почты. 
• Быстрая и удобная миграция электронной почты путем сохранения переписки в архиве и восстановления на новых системах.
• Интуитивно понятный доступ пользователей к архиву. 

Посмотрим, как можно решить проблемы архивирования электронной почты с помощью продукта GFI Archiver. Программное решение Archiver компании GFI Software предназначено для централизованного архивирования всей корпоративной почты и документов. Оно не только решает проблему единственной точки отказа, но и обеспечивает доступ ко всем архивным элементам в режиме реального времени.

В Archiver можно быстро восстановить любое письмо, папку, почтовый ящик, целый почтовый сервер и любую версию документа

GFI Archiver позволяет компаниям архивировать и управлять электронной почтой, работать с календарем и историей файлов, получая удобный доступ к данным. Сегодня этот продукт представляет собой не просто программу сбора всей почты в хранилище Archive Store, а намного более функциональное решение.

В разделе конфигурации можно задать серверы, с которых будет собираться электронная почта
 

Как это работает и что даёт?

Это проще всего объяснить, перечислив, что умеет делать GFI Archiver. А умеет он многое, в том числе:

 

• Архивирование всей почты в сети. GFI Archiver собирает всю входящую и исходящую почту, как только она проходит через почтовый сервер Это обеспечивает сохранность даже самых последних писем в случае неполадок с почтовым сервером или при удалении письма пользователем сразу после получения.
• Сбор всей почты. Чтобы сохранить всю историю переписки, можно добавить в архив всю почту, которая уже находится на компьютерах сотрудников, а также в хранилище почтового сервера.
• Сжатие почтовых сообщений. Объем данных уменьшается до пяти раз за счет сжатия файлов и дедупликации. Каждое письмо хранится в единственном экземпляре, даже если было отправлено нескольким адресатам. Тексты писем и вложения хранятся отдельно. Сжатие снимает нагрузку хранения писем с почтового сервера и значительно снижает требования к емкости хранения. 
• Постоянный доступ к архиву. Пользователь всегда имеет доступ к архиву своих писем и документов через веб-интерфейс или почтовый клиент, может выполнять моментальный поиск по любому параметру и работать результатами поиска без ожидания распаковки из архива.
• Доступ из любого почтового клиента. Доступ к архиву возможен не только через веб-интерфейс, но и по протоколу IMAP, то есть сотрудники могут просматривать сохраненные письма через любой привычный почтовый клиент. При этом вся структура папок, возможности поиска и работы с письмами полностью сохраняется.
• Надежное хранилище. Хранилище на основе MS SQL Server обеспечивает не только необходимую надежность, но и позволяет применять стандартные средства работы с базой для ее дальнейшего архивирования на медленные носители и восстановления с них, резервирования и балансирования нагрузки.
• Полные копии сообщений. Все письма сохраняются в архиве без изменений, с сохранением заголовков для восстановления в первоначальном виде, а также для возможности использования при расследованиях.
• Архивирование документов. Кроме почты GFI Archiver позволяет сохранять отдельные файлы и документы с компьютеров пользователей. Можно настроить общие папки для обмена документами между сотрудниками (аналогично Dropbox, Google Drive и Яндекс.диск, но без публикации файлов в интернете), все версии документов будут сохранены автоматически с возможностью восстановить любую из них.
• Мощная система поиска. Любое письмо и документ можно быстро найти, просмотреть и восстановить по большому количеству параметров: ключевые сова, приложенные файлы, отправитель, получатель, размер, дата, беседа, автор изменений и т. д. При этом результаты поиска отображаются практически моментально. GFI Archiver создает специальный поисковый индекс, аналогично тому, как это делают поисковые системы.
• Подробный анализ писем. GFI Archiver может анализировать содержимое писем: обнаружить ненормативную лексику, разделить сотрудников на группы общения, подсчитать скорость реакции сотрудника на письмо, пустующие ящики, выявить утечку информации по ключевым словам и шаблонам (номера кредитных карт, документов), то есть реализует функции DLP-системы. Отчеты создаются как по запросу при проведении расследования, так и по расписанию.
• Общие папки. С помощью File Archiving Assistant, входящим в состав GFI Archiver, можно организовать специальные папки для обмена документами между пользователями, аналогично Dropbox, Яндекс.диск и Google Drive, но в случае GFI Archiver никакие данные не покидают корпоративную сеть. 
• Правила сбора писем. Можно задать сбор писем со всех постовых ящиков или только с определенных, а также указать, как поступать с письмами, помеченными как спам. Например, такие письма могут помещаться в архив, но автоматически удаляться через некоторое время.

Отчеты GFI Archiver

GFI Archiver предлагает несколько великолепных видов отчетов. Для этого имеется средство MailInsights, которое создает отчеты по запросу или по расписанию. Отчеты могут помочь выявить различные проблемы, идентифицировать проблемы безопасности, оптимизировать процессы в организации. Вот лишь некоторые примеры таких отчетов. 

Отчёт по использованию ресурсов хранения данных позволяет понять, что хранится в архиве в целом и по конкретным пользователям. Его можно использовать при создании политик хранения и правил вывода предупреждений пользователям

Почтовые клиенты

Для доступа пользователей к архиву GFI Archiver поддерживает целый ряд почтовых клиентов, которые с помощью протокола IMAP доставляют архивированные сообщения из Archive Stores. Поддерживаются почтовое приложение для Android и iOS 5, Apple Mail, Outlook 2003 и старше, Outlook 2011 for Mac, Mozilla Thunderbird, Windows Live Mail. А к старым архивам можно обращаться из Outlook через Outlook Connector. Этот плагин синхронизирует GFI Archiver с Outlook и позволяет пользователям видеть архивированные GFI Archiver сообщения. Альтернативный способ доступа к архиву – веб-интерфейс. GFI Archiver можно также подключить к Office 365 с помощью Exchange Web Services.

Выводы

Без сомнения, GFI Archiver – замечательный продукт, содержащий все необходимое большинству организаций, решающих задачу архивирования электронной почты и предлагающий целый ряд дополнительных полезных функций. Не зря он получил столько отраслевых наград и отмечен высоким рейтингом MSExchange.org – 4,7 балла из 5 возможных. Последняя его версия поддерживает Windows 10, Exchange 2016 и Office 2016. Данный обзор ни в коей мере не претендует на полноту и знакомит читателей лишь с некоторыми его возможностями. Более глубокое представление даст trial-версия. 

Загрузить бесплатную полнофункциональную версию (демо, 30 дней) можно здесь: 
gfi-software.ru/downloads/gfi-archiver

На время использования предоставляется техническая поддержка на русском языке в соответствии с политикой: 
gfi-software.ru/support/policy