• Учет компаний. Этот раздел программы позволяет вести учет компаний находящихся на обслуживании холдинга. Учитываются следующие параметры: название, подчинение вышестоящей организации, подразделения, архивы с документами и т.п. Примеры
- Инжиниринговый центр
- Строительный филиал
- Спецкабельстрой
• Учет подразделений. В этом разделе ведется учет подразделений, входящих в конкретную компанию. Специальные вкладки Должности, Функции, Цели определяют задачи, поставленные перед подразделением. Примеры:
- Департамент инвестиций
- Отдел моделирования
- Отдел по связям с общественностью
- Департамент внешних коммуникаций
- Аппарат управления
- Департамент организационного моделирования и развития
- Департамент управления закупками
• Учет должностей. Для того, чтобы не было путаницы в должностях различных предприятий в программе ведется учет должностей сразу для всех организаций холдинга. У этих должностей есть также есть функции, цели и свойства. Примеры:
- Генеральный директор
- Маркетолог по закупкам
- Менеждер по моделированию
- Консультант
- Начальник отдела
- Бухгалтер
- Кладовщик
- Аналитик
• Учет сотрудников. Этот раздел имеет сравнительно небольшой объем данных, т.к. в нем учитываются не все работники холдинга, а только те, кто принимает важные решения и ведет информацию по базе данных
• Учет функций. Этот раздел программы нужен для учета функций, закрепленных за подразделением или за должностью. Например, Учет документов, Бухгалтерский учет
• Учет целей. Когда Вы сформировали подразделения и должности, вы уже сможете поставить перед ними цели. Примеры целей:
- Соответствие процесса прохождения налоговых проверок
- Повысить информированность УК о предстоящих проверках
- Закупки ТМЦ, оборудования, услуг и работ
• Учет показателей. На этом этапе внедрения программы Вы уже можно сказать прекрасно начинаете разбираться в вашем холдинге, но без показателей невозможно двигаться дальше. Их нужно измерять по времени, например, ежедневно, ежемесячно, ежегодно и т.п. и присваивать им единицы измерения: проценты, килограммы, метры и т.п. Вот их примеры:
- Снижение негативных налоговых проверок
- Выбор из нескольких Поставщиков по каждому виду МТРиО
- Рост цен на строительные материалы
- Повышение информированности о налоговых проверках
• Управление процессами. На этом этапе ввод подготовительной информации завершается. Реальная отдача от программы начнется тогда, когда вы запустите процессы управления в действие. Пример 1 процесса.
- Процесс: Управление налогами.
- Вышестоящий процесс: Управление активами
- Описание: Повысить информированность УК о предстоящих, проводимых и завершенных налоговых проверках
- Цель: Соответствие процесса прохождения налоговых проверок
- Владелец. Маркова Ольга Владимировна, зам. главного бухгалтера
- Вкладки процесса Компании, Показатели, Участники, Источники и контроли позволяют вам следить за процессов и своевременно его контролировать.
• Справочник контролей. Это информация является неотъемлемой частью управления процессом. Рассмотрим пример.
- Контроль. Действие предприятия в ходе налоговой проверки
- Процесс. Управление налогами
- Процедура регламента. 3.2.1
- Доказательство выполнения: нет
- Риски: Производится проверка периода, который уже однажды подвергался проверке. Это затягивает проверку и создает сложности предприятию
- Действия.
В день прихода в организацию налогового инспектора сотрудник, ответственный за взаимодействие с должностными лицами налогового органа, проверяет решение о проведении выездной проверки:
• наличие подписи руководителя (или его заместителя) налоговой инспекции;
• наличии печати на решении о проведении выездной проверки;
• осуществляет сверку периодов проверки, указанных в решении с периодами, выездная проверка правильности исчисления и уплаты налога по которым осуществлялась ИФНС ранее (для избегания повторной проверки тех же периодов);
• сравнивает список должностных лиц налоговой инспекции, которые указаны в решении налоговой инспекции со служебными удостоверениями прибывших на проверку инспекторов• Справочники нормативной документации. В процессе управления предприятиями холдинга Вам потребуется хорошо знать и ориентироваться в различных справочниках. Их тоже можно внести в базу данных. Вот их примеры
- Взаимодействие служб ИТ
- Политика обеспечения информационной безопасности в области ИТ
- Политика в области PR
- Внешние коммуникации
- Положение о внутреннем трудовом распорядке в УК
- Положение о социальной политике в УК
- Типовое положение о социальной политике
- Положение о премировании в УК
- Типовое положение о премировании
- Положение о заработной плате в УК
- Типовое положение о заработной плате
• Глоссарий. Это раздел программы позволяет вам хранить информацию о различных словах или фразах. Например, что означает должность, директор, подразделение и т.п.