Directum. Интеллектуальная обработка первичных документов от поставщиков

Сотрудники бухгалтерии и склада тратят много времени на обработку большого потока первички и отражение информации по поставке в ERP-системе. Если вручную вводить данные, есть риск допустить ошибку или опечатку, что может привести к штрафным санкциям.

Обработка документа затягивается по ряду причин: отдаленность складов, постоянные переключения между интерфейсами учетных систем, большое количество арифметических расчетов.

Рутинные операции по работе с первичными документами могут взять на себя встроенные интеллектуальные механизмы в составе системы Directum RX:

• они цифровизируют ввод и распознавание первичных документов по поставкам товарно-материальных ценностей;
• проверяют корректность заполнения реквизитов сторон и указанных сумм;
• подбирают и сопоставляют номенклатуру с ценами и позициями заказа;
• синхронизируют оцифрованные данные между системами компании.

Получение и занесение в систему первичных учетных документов

Первичка поступает от поставщика на бумаге или в виде скан-копий по электронной почте. Чтобы занести документы в систему, бумажные оригиналы нужно отсканировать в назначенную папку, а электронное письмо переслать на специальный email. Из этих источников служба ввода документов получает комплект и передает на обработку интеллектуальным сервисам.

Интеллектуальная обработка документов

На этапе распознавания документа участие человека не требуется. Рутину по первичной обработке выполняет искусственный интеллект. Сотрудники могут заниматься другими задачами, пока интеллектуальные сервисы:

• проверяют комплектность документации, наличие обязательных реквизитов и правильность их заполнения;
• разбивают комплект на отдельные документы и классифицируют их по типам;
• распознают номер договора-основания, заказа и другие значимые данные.

С помощью интеграции с ERP-системой на основе извлеченной и структурированной информации:

• документы, подтверждающие поставку, автоматически связываются с заказом;
• номенклатура сопоставляется с ценами и позициями заказа;
• выполняются перекрестные и арифметические проверки внутри комплекта документов. Например, расхождение сумм в документе или правильность указанных цен.

Верификация результатов обработки

После обработки интеллектуальными сервисами бухгалтер получает задание в Directum RX на верификацию комплекта документов. Он проверяет корректность распознавания и при обнаружении неточностей исправляет их. При этом система подсказывает, в каких полях обнаружены математические расхождения или ошибки, выделяя их желтым цветом.

Завершение оцифровки и синхронизация с ERP-системами

Не нужно переключаться между системами, чтобы перенести данные или выполнить задания. Распознанная и проверенная информация передается в ERP-систему (1С, SAP, Галактика, Dynamics AX и др.) с помощью встроенных инструментов интеграции, после чего в учетной системе автоматически создаются соответствующие объекты учета. Кладовщик оприходует товар, а бухгалтер проводит документы уже в привычном интерфейсе ERP-системы.