Переходим на электронный кадровый документооборот

При кадровом ЭДО взаимодействовать с персоналом легче, чем когда все документы – на бумаге. Перевести бумажный документооборот в электронный на кадровом участке поможет сервис «1С:Кабинет сотрудника». Что это и как работает рассказали в этой статье.

Тенденции перехода на электронный кадровый документооборот

Переход на ЭДО уже не вопрос выбора, это вопрос времени. Электронный документооборот внедряется повсеместно в различные сферы делопроизводства. Начиная от отчетности и взаимодействия с государственными органами, и заканчивая внутренней перепиской и взаимодействием между сотрудниками внутри организации.

Мы видим две тенденции к скорому повсеместному переходу на кадровый электронный документооборот:

1. Президент РФ подписал закон от 22.11.2021 № 377-ФЗ об электронном документообороте в сфере трудовых отношений, закрепляющий возможность и механизмы использования кадровых документов, связанных с занятостью граждан, в электронном виде без дублирования их на бумажном носителе.

2. Бумага резко подорожала. В последние недели цена на бумагу резко повысилась. Эти траты и раньше были существенными, сейчас стали запредельными. Массовый отказ от бумажного документооборота из-за экономической нецелесообразности – частое явление, особенно в среде крупных организаций.

Кадровый ЭДО – для чего

  Электронный кадровый документооборот решает проблемы бумажного формата:

• риски неправильного или несвоевременного оформления документов;

• сложности с обработкой документов;

• необходимость закупки бумаги, канцелярских принадлежностей, оплата работы курьеров и т.п.

Особенно эти проблемы ощущают компании с обособками, когда подразделения находятся в разных городах.

Результат перехода на КЭДО – автоматизация и упрощение отдельных бизнес-процессов:

• нет необходимости вручную набирать и распечатывать документы;

• программа с платформой для КЭДО контролирует полноту, целесообразность и правильность указываемой сотрудником информации;

• значительно сокращается время оформления и подписания документов;

• снижаются затраты на организацию бумажного документооборота.

«1С:Кабинет сотрудника» – что это и как поможет компании

Для плавного перехода на кадровый ЭДО был разработан специальный сервис «1С:Кабинет сотрудника». Это комплексное решение, значительно расширяющее возможности привычного кадрового документооборота и облегчающее работу компании.

Доступ к сервису возможен как через браузер, так и мобильное приложение. Самим сотрудникам доступ в базу «1С» давать не придется – им достаточно иметь свой личный кабинет.

На сегодня сервис предусмотрен для штатных сотрудников, однако в планах разработчиков адаптировать его для работников по ГПД, в том числе самозанятых.

Сотрудник может в сервисе получить бесплатную неквалифицированная электронная подпись. Она хранится в облаке сервиса, имеет юридическую значимость после заключения дополнительного соглашения о ее применении сотрудником.

Как перейти на кадровый ЭДО

Для перехода на кадровый ЭДО работодатель составляет и утверждает локальный нормативный акт. Такой акт должен определять:

• информационную систему для ведения ЭДО;

• порядок доступа к информационной системе;

• список электронных документов и категорий сотрудников, по которым будет вестись ЭДО;

• сроки уведомления сотрудников о переходе на кадровый ЭДО;

• информацию о дате введения ЭДО в компании.

Как работать в «1С:Кабинет сотрудника»

Рассмотрим конкретный пример: сотрудник составляет заявление на отпуск.

В мобильном приложении или браузере сотрудник работает с данными, там же содержится необходимая информация. Сотрудник нажимает кнопку «Отправить» и заявление попадет на согласование к руководителю.

В своем приложении руководитель получит уведомление о новом событии. Если все в порядке, нажимает «Согласовать».

После согласования заявление попадает к ответственному сотруднику и отображается в окне сервиса. На основании заявления можно ввести документ «Отпуск», при этом все данные загрузятся автоматически.

Далее кадровик формирует приказ. Его можно не распечатывать, а отправить сразу в кабинет сотрудника – будущего отпускника.

В своем личном кабинете сотрудник может ознакомиться с приказом, скачать его, проверить правильность. Если все в порядке, подписывает приказ и документ снова попадает в программу.

Другие возможности сервиса

• публиковать расчетные листы;

• оформлять сотруднику налоговые вычеты;

• выдавать и получать справки;

• согласовывать периоды отсутствий (больничных, командировок, учебных отпусков и др.);

• узнать оставшиеся дни отпуска.

В планах разработчиков – создать возможности подписывать через личный кабинет сервиса авансовые отчеты и передавать произвольные файлы, подписанные ЭЦП (акты, договоры).

Какие документы не оформить через кадровый ЭДО

Через кадровый ЭДО нельзя оформлять (ч. 3 ст. 22.1 ТК РФ):

• трудовые книжки;

• акты о несчастных случаях на производстве;

• приказы/распоряжения об увольнении сотрудника;

• документы о прохождении сотрудником инструктажей по охране труда.