Кассовая книга

Любая организация обязана вести кассовую книгу (форма N КО-4), если получает или расходует наличные деньги. Кассовую книгу ведет кассир или другой работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций. Контроль за ведением кассовой книги возложен на главного бухгалтера (при его отсутствии - на руководителя).

 Оформление кассовой книги

 Кассовая книга может вестись  одним из трех способов: от руки, на компьютере либо  в электронном виде.

 Кассовая книга заполняется от руки

Перед началом работы с кассовой книгой ее листы надо пронумеровать и прошнуровать. Количество листов указывается на последней странице кассовой книги и заверяется подписями главного бухгалтера и руководителя организации и печатью организации.

Записи в книге надо делать чернилами или шариковой ручкой.

Каждый лист книги состоит из двух одинаковых частей (экземпляров):

  • первая всегда остается в книге;

  • вторая - отрывная.

Алгоритм заполнения кассовой книги следующий:

1. В начале смены кассир, то есть работник, в должностные обязанности которого входит ведение кассовых операций:

  • по пунктирной линии (линии отреза) подгибает отрывную часть листа под первую и вкладывает между ними копировальную бумагу;

  • указывает дату и сумму остатка наличных на начало дня, которая всегда равна остатку на конец предыдущего рабочего дня, в котором проводились кассовые операции.

2. В течение дня кассир построчно вносит в кассовую книгу записи о каждом приходно-расходном ордере (ПКО) и  расходно-кассовом ордере (РКО), оформляемые на полученные и выданные наличные деньги соответственно.

Строка "Перенос" кассовой книги с общей суммой принятых и выданных к этому моменту наличных заполняется:

  • или в конце смены;

  • или когда одной страницы листа не хватило для записей за смену.

Если одного листа книги не хватило для всех записей за смену, записи вносятся в следующий лист, в котором в строке "Касса за" указывается та же дата.

3. В конце смены кассир:

  • подсчитывает и указывает в кассовой книге общую сумму полученных и выданных денег (обороты по кассе) и остаток наличных на конец дня. При этом сумму, предназначенную для выдачи зарплаты по платежной или расчетно-платежной ведомости, указывает дополнительно в строке "в том числе на заработную плату, выплаты социального характера и стипендии";

  • ставит в кассовой книге свою подпись и указывает фамилию и инициалы.

4. После этого кассир передает кассовую книгу вместе с полученными за день ПКО и РКО бухгалтеру или главному бухгалтеру.

5. Бухгалтер, сверив записи в кассовой книге с данными ПКО и РКО:

  • указывает в кассовой книге прописью общее количество полученных ПКО и общее количество полученных РКО и расписывается;

  • возвращает книгу кассиру, оставляя себе ПКО, РКО и отрывную часть листа кассовой книги.

При этом, если в течение рабочего дня кассовые операции не проводились, записи в кассовую книгу не вносятся.

Кассовая книга заполняется на компьютере

В этом случае кассовую книгу можно вести в бухгалтерской программе (например, в 1С) или в другой удобной компьютерной программе.

Записи в такую кассовую книгу вносятся так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

В конце каждого рабочего дня кассир распечатывает и подписывает 2 экземпляра листа кассовой книги, которые относит бухгалтеру вместе с оформленными за день ПКО и РКО. Сверка данных кассовой книги с данными ПКО и РКО проходит так же, как и при заполнении кассовой книги от руки.

Минимум раз в год распечатанные листы кассовой книги надо прошить, указав на обороте последней страницы их общее количество. Затем на этой странице ставят свои подписи главный бухгалтер и руководитель организации и проставляется печать организации.

Кассовая книга ведется в электронном виде

В этом случае кассовая книга оформляется с применением технических средств, обеспечивающих ее защиту от несанкционированного доступа, искажений и потерь информации, и подписывается электронными подписями.

Срок хранения кассовой книги

Кассовые документы и книги, журналы учета ПКО и РКО, банковские документы, корешки банковских чековых книжек, авансовые отчеты, документы по ревизии кассы должны храниться в организации в течение пяти лет.

По истечении сроков хранения документации она подлежит уничтожению.

Административная ответственность

Если кассовая книга в организации не ведется или записи в нее не вносятся или вносятся несвоевременно, то будет наложен штраф:

  • на организацию в размере от 40 000 до 50 000 руб.;

  • на ее руководителя в размере от 4000 до 5000 руб.



Остались еще вопросы по бухучету и налогам? Задайте их на бухгалтерском форуме.

Кассовая книга: подробности для бухгалтера
  • Кассовые операции в обособленном подразделении организации связи
    ... кассовая книга на все ОП. Отсутствие кассовых книг в ОП либо ведение одной кассовой книги ... не ведет кассовую книгу или не отражает поступающие суммы в кассовой книге обособленного ... каждое обособленное подразделение обязано вести кассовую книгу, совершать определенные операции по ... вносить запись в кассовую книгу обособленного подразделения) и передавать лист кассовой книги (после выведения ... средствами, должны вестись: отдельная кассовая книга (нарушение данного требования чревато привлечением ...
  • Новшества в правилах ведения кассовых операций в 2021 году
    ... работы, неоказанные услуги. Отменили ведение кассовой книги в обособленных подразделениях Наличные денежные ... из нее, учреждение учитывает в кассовой книге пп. 4.6 п. 4 ... вести отдельную от головной организации кассовую книгу. Записи вносились в нее на ... головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые ... , то оно вправе не вести кассовую книгу. Изменения в правилах приема-выдачи ...
  • Изменения в Инструкции № 157н
    ... подписываемых квалифицированными электронными подписями, кассовая книга формируется в виде электронного документа ... проводились. Записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ... финансового года). Записи в кассовой книге, сформированной на бумажном носителе ... внимание Кассовая книга, сформированная на бумажном носителе (копия электронной кассовой книги на бумажном ... бухгалтерского учета). С листом кассовой книги (копией электронной кассовой книги на бумажном носителе), ...
  • Изменения в Инструкции № 157н
    ... следующие нормы, регламентирующие ведение кассовой книги. Записи в нее вносятся ... подписываемых квалифицированными электронными подписями (ЭЦП), кассовая книга формируется в виде электронного документа ... отчетного финансового года). Записи в кассовой книге, сформированной на бумажном носителе ... – ЭЦП. Кассовая книга, сформированная на бумажном носителе (копия электронной кассовой книги на бумажном ... бухгалтерского учета). С листом кассовой книги (копией электронной кассовой книги на бумажном носителе), ...
  • Новшества в правилах ведения кассовых операций
    ... обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу? Поступающие в кассу и ... вести отдельную от головной организации кассовую книгу [1] . Записи в ... подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно ... то оно вправе не вести кассовую книгу. Полагаем, данное обстоятельство позволит ... факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в ... признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение ...
  • Движение денег в кассе
    ... прием и выдачу наличности, ведение кассовой книги. Напомним, что с 01. ... смены и выведения остатка по кассовой книге. Размер лимита можно пересчитывать в ... кассовых документов (ф. 0310003) и Кассовую книгу (ф. 0504514) записи в ... выдачи денег. Рассмотрим порядок ведения кассовой книги при наличии ККТ. Оформление и ... из отчетности направляются в ИФНС. Кассовая книга может заполняться бухгалтерией на основании ... При использовании онлайн-касс электронная кассовая книга может не распечатываться, а подписываться ...
  • Формы первичных учетных документов для организаций бюджетной сферы
    ... его оформления на бумажном носителе. Кассовая книга (код формы 0504514). В ... РФ № 103н разрешено вести кассовую книгу в электронной форме. При этом ... сказано, что записи в кассовую книгу (ф. 0504514), формируемую в ... электронного документа (далее – электронная кассовая книга), осуществляются в момент подписания кассиром ... лицом и кассиром. Формирование электронной кассовой книги осуществляется ежедневно, включая рабочие ... операции не проводились. Записи в кассовой книге (ф. 0504514), сформированной на ...
  • Порядок ведения кассовых операций: перезагрузка
    ... вести кассовую книгу В соответствии с действующим порядком обособленные подразделения ведут кассовую книгу 0310004 ... передают юридическому лицу копию листа кассовой книги в порядке, установленном юридическим лицом ... лица, ему разрешается не вести кассовую книгу. Точечные коррективы в порядке приема ... юридического лица, разрешается не вести кассовую книгу; введена обязанность кассира при приеме ...
  • Типовые нарушения и недостатки в бухгалтерском учете и отчетности
    ... результате неправильного подсчета итогов в кассовых книгах и отчетах, либо в результате ...
  • Учет денежных документов
    ... документами ведется на отдельных листах кассовой книги (ф. 0504514) учреждения с проставлением ... .03.2015 № 52н записи в кассовую книгу вносятся по каждому фондовому приходному ... денежным документам раздельно. В листах кассовой книги, содержащих данные о движении денежных ... , которые ведутся на отдельных листах кассовой книги с отметкой «Фондовый». Конкретный порядок ...
  • Изменения в Инструкции № 157н, вступающие в силу с 2021 года
    ... , подписываемых квалифицированными электронными подписями (ЭЦП), кассовая книга формируется в виде электронного документа ... не проводились. Записи в электронную кассовую книгу вносятся в момент подписания кассиром ...
  • Нарушения, выявленные Федеральным казначейством в бюджетном учете
    ... в кассе, после выведения в кассовой книге суммы остатка наличных денег на ...
  • Директор купил электронный билет для сотрудника с корпоративной карты: бухгалтерский и налоговый учет
    ... 50 счете, а также вести кассовую книгу? Поступать билеты должны в кассу ...
  • Инкассация денежной наличности
    ... его составления формируется запись в кассовой книге (ф. 0504514). Сумки с наличными ...
  • Наличные расчеты в школьном буфете: применять ли ККТ?
    ... кассу наличные деньги учитываются в кассовой книге (ф. 0504514), записи в которой ...