Заполнение таблиц: важное ноу-хау

10 апреля 2014 Печать Email

Заполнение таблиц: важное ноу-хау

Мы все привыкли к Excel'у, где в ячейке стоит либо число, либо формула. И там, где стоит формула, число уже не введешь – формула затрется. Для заполнения сложных взаимосвязанных таблиц, коими и является отчётность по МСФО, нас это абсолютно не устраивало.

Например, вы заполняете "Отчет о финансовом положении" (Баланс), вводите строку "Основные средства". А есть еще примечания к отчетности (раздел "Основные средства") где тот же показатель основных средств расшифровывается по группам и движению. Т.е. в Балансе вы вводите сумму основных средств, а в таблице примечаний детализируете эту сумму по строкам (движение) и столбцам (группы основных средств). Получается, сначала вы вводите сумму в Балансе, а потом ее составляющие в примечаниях. В Excel'е так нельзя, затрете формулу. В Excel'е вам пришлось бы начать ввод с примечаний, с расшифровки основных средств по группам и движению. У нас можно вводить данные в любой последовательно, в том числе начиная с Итого. Вот как это работает.

В программе реализован адаптивный механизм расчета итоговых строк. Это значит, что программа считает суммы до тех пор, пока в формуле соблюдается равенство. Как только равенство нарушается (например, из-за того, что вы ввели значение сразу в ячейку Итого), пересчет приостанавливается до тех пор, пока пользователь это равенство не восстановит.

Посмотрим на примере. Имеем такую таблицу:

Показатель Значение
Основные средства 5
Прочие внеоборотные активы 10
Итого внеоборотные активы 15

Начинаем изменять в ней данные, пусть теперь основные средства будут "7". Как только мы ввели 7 вместо 5, Итого автоматически пересчитается:

Показатель Значение
Основные средства 7
Прочие внеоборотные активы 10
Итого внеоборотные активы 17

Итого рассчиталось автоматически, поскольку на момент ввода нового значения основных средств Итого действительно равнялось сумме двух строк. А теперь введем в Итого вместо 17 число 20:

Показатель Значение
Основные средства 7
Прочие внеоборотные активы 10
Итого внеоборотные активы 20

Поскольку Итого уже не равняется сумме входящих в нее строк (вы "сломали" формулу), программа окрасила итоговую ячейку в красный цвет, а входящие в нее строки – в розовый. Получается, вы можете вводить данные в любые ячейки, но если "сломаете" формулу, программа сигнализирует красным цветом.

И теперь, пока формула остается "сломаной", как бы вы не меняли значения строк "Основные средства" и "Прочие внеоборотные активы", Итого будет оставаться "20" (т.е. как вы и ввели). Например, вы вводите в строку "Основные средства" вместо 7 число 8 и видите, что Итого не изменилось:

Показатель Значение
Основные средства 8
Прочие внеоборотные активы 10
Итого внеоборотные активы 20

Если ячейка окрасилась в красный или желтый цвет, и вы не можете понять, в чем расхождение, кликните по ячейке правой кнопкой мыши и выберите "Показать по формулам" – появится таблица, где будет показано возникшее отклонение.

Чтобы исправить ситуацию, вам нужно "починить" формулу. Это можно сделать с двух сторон:

а) уравновесить Итого, изменив значение одной из входящих в нее строк (например, введя в "Основные средства" 10 вместо 8);
или
б) ввести правильны итог (т.е. 18 вместо 20).

После этого красный цвет в таблице пропадает и Итого опять начинает автоматически пересчитываться при любом изменении двух входящих в нее строк.

Такой уникальный подход позволяет заполнять многочисленные показатели в отчетности по МСФО и примечаниях, многие из которых связаны между собой, в любой последовательности.

Другой связанный с этим момент, на который необходимо обратить внимание: один и тот же показатель всегда имеет одно значение, сколько бы раз в таблицах он не встречался. Это значит, что если вы измените строку "Итого основных средств" в разделе "Основные средства" примечаний к отчетности, автоматически изменится значение основных средств в "Отчете о финансовом положении". И наоборот. Это логично, один и тот же показатель не может иметь разные значения в разных таблицах.

Вход на Audit-it.ru

 

Забыли свой пароль?

Или вы новый пользователь?