Воронка подбора персонала: зачем она нужна и как с ней работать

Воронка найма — это этапы, которые кандидат проходит до того, как вы примете его на работу. О том, какие преимущества она дает рекрутеру и как помогает закрывать вакансии быстрее, мы поговорили с карьерным консультантом Натальей Улисковой: Наталья 10 лет проработала рекрутером и руководителем отдела персонала в сфере производства, образования, оптовой и розничной торговли.

Зачем нужна воронка подбора

Воронка подбора персонала — это удобный аналитический инструмент для того, чтобы оценивать качество каждого этапа подбора, планировать результат и влиять на него. Воронка в нашей работе позволяет найти и устранить узкие места, повысить скорость выхода новых сотрудников.

Жесткой структуры построения воронки нет, для каждой компании и каждого направления порядок будет свой. Количество этапов и их наполнение зависит от отрасли компании, специфики должности, сложности подбора на позицию и количества возможных кандидатов на рынке.

Наталья Улискова

Воронка найма помогает:

• проследить путь соискателя от претендента на должность до сотрудника компании;

• посчитать процент кандидатов, прошедших каждый этап отбора, — чтобы в дальнейшем закрывать вакансии быстрее и с наименьшими затратами;

• прогнозировать срок закрытия вакансии, опираясь на имеющуюся статистику и количество первых откликов;

• замечать проблемные участки;

• понять, на каких площадках лучше искать кандидатов в зависимости от должности, профессии, отрасли или самой компании, которая проводит отбор;

• скорректировать процесс отбора, если он затягивается или до финального собеседования доходят явно неподходящие кандидаты;

• оценить, нет ли лишних или недостающих этапов в структуре подбора;

• обсуждать с руководством необходимые перемены в системе подбора более эффективно — опираясь на данные аналитики;

• уменьшить затраты на подбор персонала.

Когда без воронки не обойтись

Как и любой аналитический инструмент, воронка продаж работает только тогда, когда эйчару легко ею пользоваться, а сбор и визуализация аналитики становятся рутиной для вашей компании.

Вот признаки того, что вам нужна воронка найма:

1. Что-то сразу идет не так.

На рынке много потенциальных кандидатов, но сложности с ними начинаются уже на первом этапе привлечения. Не стоит продолжать действовать на автомате, расходуя время рекрутеров и бюджет компании на наем сотрудников, — лучше понять, что происходит. Например, кандидаты не подходят по уровню квалификации или условия вакансии не так привлекательны, как кажется работодателю.

2. Позиции не закрываются вовремя.

Когда поток кандидатов большой, но до оффера не доходит ни один кандидат, воронка подталкивает к переменам, например к разговору с руководством компании, изменению списка требований и улучшению условий работы, поиску кандидатов на площадках, которые прежде не использовали. В результате может измениться не только стратегия поиска, но и внутренние процессы компании.

3. Нужны специалисты, которых раньше не подбирали.

Пока нет никакой статистики, любая подсказка может превратиться в инсайт. Кроме того, большинство вакансий в компании не «одноразовые» и сформированная воронка поможет подойти к поиску и отбору следующего кандидата на эту вакансию более осознанно, выстроить процессы прицельно и эффективно.

4. Нет четкой стратегии поиска.

Бывает, что сотрудники нужны «вчера и много». Тогда рекрутеры подключают все возможные ресурсы, в том числе платные. В такой ситуации важно понять, какие инструменты будут более эффективными, — чтобы правильно планировать бюджет.

5. Подбор персонала сложный и многоступенчатый.

Если этапов подбора больше пяти, можно упустить, когда именно происходит сбой и падает конверсия. Сбор статистики, формирование воронки и анализ каждого этапа позволяют быстро корректировать процесс и исправлять ошибки.

Как создать воронку

Воронка создается на основании таблицы, в которую вы вносите количество кандидатов на вакансию на каждом этапе отбора. Затем на основании этих данных строится диаграмма (= воронка).

В обобщенной версии этапы могут быть следующими:

• привлечение,

• вовлечение,

• оценка и отбор,

• оффер,

• наем.

Но их можно переименовать и конкретизировать:

• отклики на вакансию,

• телефонное интервью,

• групповое интервью,

• интервью с эйчаром,

• интервью с руководителем,

• тестовое задание,

• оффер,

• выход на работу.

Воронку стоит формировать, когда вы берете вакансию в работу и далее необходимо фиксировать кандидатов на каждом этапе. Анализ воронки должен быть регулярным, идеально — если еженедельным, но всё очень индивидуально: зависит от количества этапов и скорости подбора.

Если вакансия новая или не хватает выводов для того, чтобы решить проблему с подбором, таблицу можно усложнить. Например, можно уточнить источники, из которых приходят кандидаты: сайты по поиску работы, социальные сети, страница с вакансиями на собственном сайте, рекомендации, сарафанное радио и реферальные программы.

Как ускорить работу с воронкой

Автоматизация процессов воронки рекрутинга помогает сэкономить уйму времени. Тут все способы хороши: можно вести учет в таблицах Excel, но лучше сразу выбрать удобный специализированный инструмент. Такие системы позволяют отследить скорость, оперативно выгружать статистику. Воронка легко настраивается под задачи конкретного бизнеса и структуру компании.

Примеры использования воронок найма

Воронка не просто иллюстрирует проблему: она подсказывает эйчару или рекрутеру, как эту проблему решить.

Важно! Показатели воронки подбора — это число кандидатов на каждом этапе и конверсия, то есть процент перехода с одного этапа на другой. Для каждой компании, сферы и вакансии конверсия будет своя, она выявляется в процессе работы. Но бывают отклонения, которые можно заметить при работе с любой вакансией.

Мало откликов на этапе привлечения

Возможные причины:

• вы выбрали неэффективные инструменты для поиска кандидатов,

• плохо составили описание вакансии.

В такой ситуации необходимо вернуться к стратегии поиска: где и какими инструментами мы пользуемся. Проверяем доступность и актуальность вакансии, вновь оцениваем количество потенциальных кандидатов на рынке. Размещаем вакансию на других площадках. Уточняем текст вакансии, опираясь на возможные «крючки», преимущества для кандидатов.

Кандидатов много, но после телефонных интервью все отсеиваются

Возможные причины:

• некорректно составлен профиль кандидата и вакансии, в результате откликаются все подряд;

• рекрутер не понимает, кого ищет;

• рекрутер некачественно проводит телефонные переговоры, демотивирует кандидатов;

• условия вакансии непривлекательны для кандидатов.

В этом случае нужно изменить профиль кандидата и оформить понятную вакансию с обязательными критериями отбора. Ужесточаем требования, добавляем тестовое задание. Слушаем записи телефонных интервью, корректируем скрипт в случае необходимости. Анализируем рынок: соответствует ли наше предложение ожиданиям кандидатов, которые подходят компании по уровню квалификации, и, кстати, какие условия предлагают компании-конкуренты.

Кандидаты руководителю нравятся, но он каждый раз выражает желание «посмотреть еще»

Возможные причины:

• кандидаты действительно не соответствуют требованиям, но лишь потому, что рекрутер не понимает, кого ищет;

• кандидаты соответствуют требованиям, но у руководителя не хватает опыта и навыка, чтобы «разглядеть» подходящего кандидата;

• руководитель сам не знает, чего хочет, сформировал вакансию и должность «как у всех»;

• требования руководителя нереалистичны (нет подходящих кандидатов на рынке, предлагаемые компанией условия для них непривлекательны).

В этой ситуации необходимо снова поговорить с заказчиком о его требованиях. А затем провести анализ рынка на наличие подходящих кандидатов. Обязательно подключаться к совместному отбору и участвовать в собеседованиях. Поддерживать постоянный диалог с руководителем, показывать ему рынок, дорабатывать профиль кандидата вместе с заказчиком и корректировать инструменты оценки.

Особенности воронок в разных отраслях

В целом воронка — инструмент универсальный, но при анализе стоит учитывать подходы к подбору, специфику профессии или отрасли.

Воронки для массового подбора, поиска топ-менеджера или привлечения IT-специалиста будут различаться.

В массовом подборе важно обеспечивать поток и качественную первичную оценку кандидатов, быструю обратную связь и высокую скорость найма. На входе у нас будет предсказуемо большое количество кандидатов, а количество этапов, наоборот, желательно сократить до минимума и четко регламентировать. При соблюдении этих условий чем больше кандидатов мы привлечем на входе, тем быстрее будем закрывать вакансии.

При найме топ-менеджера у нас должен быть максимально четкий профиль кандидата, который поможет выстроить небольшой поток подходящих соискателей. Этапов найма, скорее всего, будет много.

Воронка подбора IT-специалиста, как правило, сосредоточена на первом этапе — создании потока кандидатов. Тут важно понимать, где искать и чем привлекать. Рынок перегрет, конкуренция за сильных кандидатов большая, поэтому этапов должно быть мало, а решения надо принимать быстро.

Как улучшить воронку найма

• Поставьте четкие цели для каждого этапа отбора.

• Организуйте стабильный внешний и внутренний трафик кандидатов на вакансии.

• Составьте скрипты взаимодействия с кандидатами на каждом этапе.

• Пересматривайте требования в процессе подбора, задавайте себе вопрос: «Точно ли мы ищем того, кто нам нужен, и там, где надо?»

• Обращайте внимание, правильно ли кандидаты понимают текст вакансии и ваши пожелания во время переговоров.

• Используйте инструменты для экономии времени: групповые собеседования, тестовые задания, видеоинтервью.

• Автоматизируйте процессы, например используя бесплатную CRM для рекрутеров СберПодбор.