Сотрудник заболел COVID-19

В соответствии с Письмом Роспотребнадзора от 10.03.2020 № 02/3853-2020-27 «О мерах по профилактике новой коронавирусной инфекции (COVID-19)», организации и ИП, чтобы предотвратить распространение инфекции, должны соблюдать необходимые профилактические меры. Но что делать компании, если работник все-таки заболел, и как отразить этот момент в программе «1С:Бухгалтерия 8»?

С чего начать

Итак, представим: профилактические меры были соблюдены, но один из работников заболел. Разберем список действий в таком случае:

1. Составить список сотрудников, которые контактировали с зараженным.

2. Издать приказ о недопуске на рабочее место заболевшего и тех, кто контактировал с ним.

3. Сообщить о выявленном факте заболевания и передать список всех контактировавших коллег в Роспотребнадзор.

После выполнения данных действий работодателю необходимо обеспечить проведение лабораторного обследования на COVID-19 тех работников, которые контактировали с заболевшим, согласно постановлению Главного государственного санитарного врача РФ от 30.03.2020 №9.

В письме Минфина РФ от 23.07.2020 № 03-03-06/1/54256 указано, что затраты организации на приобретение средств индивидуальной и коллективной защиты, а также расходы на дезинфекцию помещений, расходы организации, направленные на предупреждение и предотвращение распространения COVID-19, в том числе расходы на оплату услуг по проведению исследований на предмет наличия новой коронавирусной инфекции и иммунитета к ней у сотрудников, в целях обеспечения функционирования организации, могут быть включены в состав расходов, учитываемых при исчислении налоговой базы по налогу на прибыль организаций. Хочется уточнить, что согласно пп. 7 п. 1 ст. 264 НК РФ отразить их следует в составе прочих расходов.

Важно: если предприятие самостоятельно оплачивает тестирование на коронавирусную инфекцию, то с суммы расходов страховые взносы не исчисляются. Но если работник сам оплачивает сдачу анализов, и организация компенсирует ему данные расходы, то необходимо исчислить страховые взносы со стоимости тестирования.

Вне зависимости от того, кто оплатил сдачу анализов на выявление COVID-19, НДФЛ со стоимости тестирования не взимается.

Напоминаем, что ч. 2 ст. 6.3 КоАП РФ предусмотрен штраф 50 000-150 000 руб. для должностных лиц и ИП, 200 000-500 000 руб. для организаций за несоблюдение санитарных противоэпидемиологических норм и мер профилактики коронавируса, а также невыполнение предписания, требования или постановления надзорного органа.

Отражаем оплату компанией сдачу анализов работником на COVID-19

Если предприятие оплачивает сдачу анализов своих работников, то тогда медицинское учреждение для него является поставщиком.

Для оформления оплаты создадим документ «Списание с расчетного счета» и выберем вид операции «Оплата поставщику» (раздел «Банк и касса» – «Банковские выписки») (рис. 1).

Рис. 1

Далее отразим акт выполненных работ в программе, создав документ «Поступление услуг» (раздел «Покупки» - «Поступление (акты, накладные)») (рис. 2).

Рис. 2

Отражаем расходы на сдачу анализов работником на COVID-19, которые сотрудник самостоятельно оплатил

В случае, когда работник самостоятельно оплатил сдачу анализов, организации нужно вернуть потраченные денежные средства и исчислить страховые взносы, как с дохода, который был получен в натуральной форме.

Чтобы отразить расходы, которые необходимо компенсировать сотруднику, создадим документ «Авансовый отчет» (раздел «Банк и касса» – «Авансовый отчет»). При заполнении документа указывается сам работник, который оплатил тестирование, и на вкладке «Прочее» отражаются расходы, понесенные сотрудником (рис. 3).

Рис. 3

Далее нам необходимо произвести исчисление страховых взносов с суммы расходов.

Для отражения данной хозяйственной операции воспользуемся документом «Операции, введенные вручную» (раздел «Операции» -«Операции, введенные вручную»). При нажатии на кнопку «Создать» выберем пункт «Операция», а затем при помощи кнопки «Добавить» введем вручную начисление страховых взносов (рис. 4).

Рис. 4

Чтобы отразить исчисленные страховые взносы, создадим документ «Операции учета взносов» (раздел «Зарплата и кадры» – «Операции учета взносов»). На вкладке «Исчислено взносов» отразим суммы начислений, которые указали в документе «Операции, введенные вручную» (рис. 5).

Рис. 5

Добавим новую строку и укажем сумму расходов на тестирование, которую мы компенсировали работнику, на вкладке «Сведения о доходах» (рис. 6).

Рис. 6

Таким образом, мы укажем в программе исчисленные страховые взносы в регистрах учета для верного формирования отчетности в дальнейшем.