Аудит процесса участия страховой компании в тендерах на право оказания услуг страхования

Страховые компании (СК) активно участвуют в закупочной деятельности, выступая поставщиком услуг по страхованию, например, имущества, ответственности заказчика, добровольному медицинскому страхованию (ДМС) работников заказчика, добровольному и обязательному автострахованию (ОСАГО, КАСКО). Доходы СК формируются от участия в тендерах как в государственном секторе, так и в коммерческих закупках. Тендерная деятельность осуществляется в рамках действующего законодательства (Федеральные законы №44-ФЗ и №223-ФЗ²), а также внутренних закупочных регламентов коммерческих организаций.

Аудит любого бизнес-процесса целесообразно начинать с анализа соответствия нормативных документов реальным бизнес-процессам. В настоящее время бизнес повсеместно ориентирован на цифровизацию процессов, что приводит к динамичным изменениям реальных процессов. Активная цифровизация процессов может опережать обновление внутренних нормативных документов в компании, создавая риск рассогласования между фактическими операциями и установленными процедурами. В связи с этим аудитор должен последовательно оценивать риски на всех этапах тендера — от обнаружения закупки и подготовки заявки до исполнения контракта — в части эффективности контроля и соблюдения процедур.

На этапе мониторинга закупок ключевым риском является пропуск потенциально выгодных тендеров или неверная оценка экономической целесообразности участия в тендере. Аудитору необходимо оценить, насколько компания обеспечивает эффективную систему мониторинга и фильтрации тендеров, включая:

• регулярное отслеживание электронных торговых площадок (ЭТП);

• корректное формирование критериев отбора тендеров по стоимости, виду страхования и объему страхового портфеля;

• порядок взаимодействия подразделения по работе с тендерами с другими подразделениями компании, такими как продающие подразделения, андеррайтеры³, специалисты по урегулированию убытков.

Особое внимание следует уделить «коротким» тендерам (закупки малого объема), когда на подготовку заявки на участие в закупке отводится от нескольких часов до 2 суток. Такие тендеры в основном размещаются на специализированных агрегаторах малых закупок (например, ЕАТ.РФ, Bidzaar, Фабрикант). В случае задержки передачи информации о тендере продающим подразделениям, они могут не успеть подготовить и направить документы для участия в закупке. В результате несвоевременного обмена информацией создается риск упущенной возможности участия в тендере и, как следствие, потенциальная потеря дохода.

Также существует риск недостаточного анализа условий «короткого» тендера и экономической целесообразности участия в нем. Победа в тендере при таких обстоятельствах может привести к заключению договора страхования на экономически невыгодных условиях. Отказ от подписания контракта может повлечь включение компании в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП), что для СК недопустимо. Поэтому компания вынуждена будет исполнять договор в ущерб себе.

Часто СК устанавливают минимальную стоимость тендера, ниже которой закупки не рассматриваются (например, 25.000 руб.). Аудитору также необходимо оценить обоснованность определения минимальной стоимости закупки и размер упущенной прибыли компании из-за непередачи в работу мелких закупок.

На этапе подготовки и подачи заявки риски связаны с несоответствием документации требованиям, ошибками в оформлении или предоставлением недостоверной информации со стороны СК. Аудитору следует проанализировать процедуры подготовки и подачи заявки и определить ответственных, включая:

• расчеты страховых тарифов, которые указываются в заявке и в коммерческом предложении;

• перечисление обеспечения заявки;

• контроль правильности и полноты предоставляемого комплекта документов для участия в тендере;

• систему верификации всех данных, предоставляемых заказчику.

Эффективная система внутреннего контроля (СВК) на данном этапе минимизирует риск отклонения заявки и вероятность потенциального включения компании в Реестр недобросовестных поставщиков.

На этапе проведения тендера и объявления результатов аудитор должен учитывать риски, связанные с соблюдением требований законодательства и процедур закупки, включая:

• риск подачи жалоб со стороны конкурентов в Федеральную антимонопольную службу (ФАС), которые могут привести к приостановке процедуры или пересмотру результатов тендера;

• риск дискриминационных условий закупки, когда требования заказчика ограничивают круг участников или создают преимущество для конкретной СК;

• риски ошибок оценочной комиссии, влияющих на определение победителя, и несвоевременного или некорректного уведомления о результатах, что может повлиять на возможность оспаривания решения;

• риск претензий со стороны заказчика после объявления победителя, включая вопросы корректности расчетов страховых тарифов, полноты предоставленных документов и подтверждения лицензий.

Аудитору необходимо проверить документальное обоснование заявки (в частности, расчет страхового тарифа), наличие регламентированных процедур контроля за соответствием требованиям закупки, проверку расчетов и полноту документации, а также готовность оперативно реагировать на жалобы и споры со стороны конкурентов и инициировать самостоятельно обращения в ФАС. Эффективная СВК на этом этапе снижает репутационные и финансовые риски, обеспечивает прозрачность участия в тендере и соблюдение внутренних регламентов и требований законодательства.

После признания СК победителем тендера аудитор рассматривает ключевой риск, связанный с включением в Реестр недобросовестных поставщиков (РНП) по причине пропуска или несвоевременного подписания договоров страхования в рамках 44-ФЗ и 223-ФЗ, а также существенных нарушений условий договора, повлекших его расторжение.

Последствия включения в РНП для СК:

• запрет на участие в госзакупках на 2 года в рамках 44-ФЗ;

• возможный запрет на участие в закупках в рамках 223-ФЗ;

• финансовые потери;

• репутационные риски (информация о включении поставщика в РНП публикуется в свободном доступе на официальном сайте Единой информационной системы в сфере закупок (ЕИС, https://zakupki.gov.ru), а также на сайте ФАС в разделе «База решений»).

В рамках оценки данного риска аудитор должен проверить, насколько эффективно в компании функционирует СВК, направленная на предотвращение ситуаций, способных привести к включению в РНП, включая контроль сроков подписания контрактов, предоставления обеспечения исполнения контрактов (автоматизированные или ручные), распределение ответственности между подразделениями, участвующими в тендерном процессе.

В условиях цифровизации многие СК внедряют роботов для автоматического получения с ЭТП информации о заключенных договорах страхования и передачи ее во внутренние информационные системы, что позволяет оперативно контролировать сроки подписания контрактов и снижать риск просрочек подписания контрактов.

На этапе исполнения контракта аудитору следует оценить систему контроля страховых выплат и управление страховым портфелем, включая:

• убыточность портфеля, который получила компания в результате победы в тендере;

• спорные ситуации с заказчиком по страховым выплатам;

• риск одностороннего расторжения контракта заказчиком в результате нарушений условий заключенного договора.

Также важно оценить порядок возврата перечисленных ранее обеспечений конкурсных заявок как на ЭТП, так и на счета заказчиков, перечисленных обеспечений исполнения контракта, размер авансовых платежей, которые перечисляются на ЭТП для участия в тендерах, с целью исключения риска «замораживания» денежных средств на ЭТП и их неэффективного использования.

Внутреннему аудитору целесообразно анализировать статистику участия компании в тендерах, включая количество выигранных и проигранных процедур, долю отклоненных заявок и финансовый результат заключенных контрактов. Такой анализ позволяет выявить системные недостатки в процессе принятия решений об участии в тендерах, подготовке заявок и управлении страховыми рисками, а также оценить эффективность действующих контрольных процедур.