Коммуникация с менеджментом по этапам проверки

Введение

Эффективное взаимодействие аудиторов с менеджментом на всех этапах проверки является важнейшим аспектом успешного внутреннего аудита. Коммуникация должна осуществляться поэтапно, начиная с планирования и заканчивая представлением результатов. Структурированный порядок взаимодействия, зафиксированный внутренними документами, позволяет сделать процесс более предсказуемым и понятным для всех участников, что способствует выстраиванию доверительных отношений и минимизации недопонимания.

Тем не менее, несмотря на все усилия, могут встречаться ситуации, когда менеджмент даст комментарии о том, что аудиторы не до конца разобрались в причинах аномалий и, как следствие, дали недостаточно конкретные и полезные на практике рекомендации, или аудиторы неправильно оценивают критичность той или иной аномалии и её последствия для бизнеса. Чтобы свести к минимуму подобные негативные реакции, очень важно наладить обмен информацией и мнениями между аудитом и менеджментом разных уровней и вести его на всех этапах проверки.

В данной статье мы рассмотрим, как настроить коммуникацию с топ-менеджментом и менеджментом среднего уровня, чтобы это было полезно обеим сторонам, а также поделимся полезными советами по организации успешного взаимодействия в ходе аудиторской проверки.

Коммуникация по этапам проверки

Подготовительный этап

Первая коммуникация внутреннего аудита с менеджментом начинается с согласования целей, периметра и сроков проверки, а также сбора ожиданий по предстоящему аудиту. На данных встречах также необходимо обсудить присущие риски проверяемой области и существующие внутренние контроли. Важно провести встречи не только с топ-менеджментом, но и с ключевыми менеджерами среднего уровня. На данном этапе осуществляется письменная коммуникация – анонс об аудите, который содержит согласованные сроки, задачи, периметр и риски, а также формируется детальная программа работы аудита.

Аудиторам важно организовать встречи для топ-менеджмента таким образом, чтобы информация была представлена лаконично и по существу, с акцентом на наиболее значимые вопросы, требующие внимания, не углубляясь в детали. Менеджерам среднего звена, напротив, следует предоставить более детальную информацию о ходе аудита (расписание встреч, график визитов на объекты, запросы на предоставление документов с их полным перечнем и т.д.). Это позволяет оптимально распределить время и внимание менеджеров разных уровней. Советы:

1. Подготовьте список основных регулирующих документов, необходимых для подготовки программы аудита. Разработайте шаблон с перечнем запрашиваемой документации, который следует актуализировать в зависимости от темы проверки. Например, запросите регламенты, процедуры, описания бизнес-процессов, стратегические планы департамента и должностные инструкции.

2. Создайте таблицу запрошенных и предоставленных документов для наглядного отслеживания процесса.

3. Спланируйте ход проведения аудита с учётом операционной нагрузки на подразделения. Это поможет снизить негативное воздействие проверок на текущую деятельность и позволит менеджменту подготовиться к взаимодействию.

4. Составьте список лиц для интервьюирования и организуйте встречи в календарях заблаговременно, чтобы избежать проблем с плотными графиками сотрудников.

5. Для лучшего понимания целей и задач аудита проводите стартовые собрания с демонстрацией информационных роликов, а также включайте материалы об аудите в обучающие тренинги для новых сотрудников. Это помогает менеджменту и сотрудникам лучше понять значение и важность аудита и научиться эффективно сотрудничать с аудиторами.

Таким образом, на подготовительном этапе команда аудиторов и менеджмент должны прийти к единому пониманию целей аудиторской проверки и критериев оценки, согласовать периметр и график проведения аудита.

Этап тестирования

На этапе выполнения проверки следует запланировать серию встреч с менеджментом разного уровня для информирования о ходе проверки, обсуждения промежуточных результатов и разработки рекомендаций по минимизации рисков. Это позволяет менеджменту оперативно принимать меры по исправлению нарушений и предоставлять необходимую поддержку для проведения аудита. Советы:

1. Присылайте приглашения на встречи с предварительным списком вопросов к интервью, чтобы сотрудники могли подготовиться и встречи проходили более продуктивно.

2. Протоколируйте встречи и предлагайте участникам ознакомиться с зафиксированной информацией, внося при необходимости корректировки. Это обеспечивает прозрачность взаимодействия и снижает вероятность недопонимания.

Заключительный этап

После завершения проверки необходимо провести заключительную коммуникацию с менеджментом. Этот этап включает обсуждение окончательных результатов, выявленных проблем и рекомендаций. Аудиторы должны предоставить менеджерам возможность задавать вопросы и разъяснять все детали отчёта.

Советы:

1. Проведите предварительные встречи с менеджерами среднего звена для обсуждения результатов аудита и подтверждения формулировок замечаний.

2. Проведите встречу с ключевыми владельцами бизнес-процессов, которые анализировались в ходе аудита, чтобы вернуться к вопросу о рисках процесса и существующих контролях, но на этот раз изложить наблюдения аудиторов, сделанные в ходе тестирования, и их выводы об эффективности контролей и уровне остаточных рисков. Обсуждение рисков процесса и контролей до и после проведения проверки помогает аудиторам обосновать свое заключение по проверке и добиться принятия рекомендаций аудита со стороны менеджмента.

3. Проведите заключительное собрание с демонстрацией презентации-отчёта, содержащей основные факты со ссылками на доказательства и примеры, причины аномалий, рекомендации от аудита. На данное собрание пригласите всех потенциальных исполнителей планов действий (менеджмент среднего и высшего уровня).

4. На заключительном собрании обсуждайте только наиболее значимые факты, имеющие существенное влияние на деятельность. При этом суть аномалий должна быть ясна и подкреплена доказательствами.

5. Не забывайте упомянуть положительные моменты, установленные в ходе аудита (например, существенный прогресс по сравнению с результатами прошлой проверки, применение новых технологий, организационные успехи и т.д.).

6. Оформите результаты аудита в виде отчёта: детального – для менеджмента среднего звена (с перечислением всех существенных выявленных аномалий, их причин, рисков, рекомендаций) и краткого заключения – для топ-менеджмента (желательно объемом не более одной страницы с кратким описанием 3-5 ключевых фактов).

7. Используйте разный язык для детального отчёта и заключения: для детального отчёта вы можете использовать технические и профессиональные термины, а для заключения – напротив, избегайте их.

8. После написания планов действий менеджментом проверьте, насколько эти планы помогут снизить указанные вами риски и, при необходимости, проведите дополнительную коммуникацию для корректировки планов.

Качественная коммуникация на заключительном этапе проверки необходима, чтобы вся проделанная внутренним аудитором работа не осталась на бумаге, менеджмент согласился с необходимостью изменений и принял рекомендации аудита. В этом случае планы действий менеджмента будут разработаны более качественно и их выполнение будет более эффективным.

Заключение

Итак, коммуникация с менеджментом является неотъемлемой частью процесса внутреннего аудита. Она позволяет оперативно обмениваться информацией, своевременно решать выявленные проблемы и улучшать процессы. Для успешной коммуникации необходимо установить партнерские отношения и поддерживать открытость и доверие между аудиторами и менеджментом. Последовательная и спланированная организация аудита способствует достижению оптимальных результатов и повышению эффективности внутреннего аудита.

---