Квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись – это электронная подпись, которая подтверждает личность отправителя, гарантирует неизменность отправленного документа, заменяет собственноручную подпись и печать. Степень защиты квалифицированной электронной подписи  является высокой.

Квалифицированная электронная подпись  создается на основе криптографического преобразования.

Cфера применения квалифицированной электронной подписи - удаленное заключение договоров, сдача отчетности, электронный документооборот с госструктурами и контрагентами. С помощью квалифицированной электронной подписи можно получить доступ к информационным государственным системам и пользоваться государственными услугами удаленно.

Виды электронных подписей

Видами электронных подписей являются простая электронная подпись и усиленная электронная подпись.

Различаются усиленная неквалифицированная электронная подпись (неквалифицированная электронная подпись) и усиленная квалифицированная электронная подпись (квалифицированная электронная подпись) (п. 1 ст. 5 Федерального закона № 63 – ФЗ «Об электронной подписи»).

Квалифицированная (усиленная) электронная подпись – это электронная подпись, обладающая дополнительными признаками защищённости: ключом проверки и подтверждёнными средствами электронной подписи (п. 4 ст. 5 Федерального закона № 63 – ФЗ «Об электронной подписи»).

Отметим, что усиленная квалифицированная электронная подпись - это самый регламентированный государством вид подписи.

Юридический статус усиленной квалифицированной электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись - это подпись, которая придает документам юридическую силу без дополнительных условий.  

Электронный документ, подписанный усиленной квалифицированной электронной подписью, имеет такую же юридическую силу, как и бумажный, который подписан собственноручно.

Если организации ведут электронный документооборот, то подписывая документы усиленной квалифицированной электронной подписью,  их юридическая сила признается автоматически согласно Федеральному закону № 63-ФЗ “Об электронной подписи”.

Способ создания усиленной квалифицированной электронной подписи

Усиленная квалифицированная электронная подпись создается с привлечением криптографических средств, подтвержденных компетентными органами, а именно ФСБ РФ.

Гарантом подлинности в данном случае выступает специальный сертификат, выданный аккредитованным удостоверяющим центром.

Где можно получить усиленную квалифицированную электронную подпись

Для получения квалифицированной электронной подписи необходимо обратиться в любой аккредитованный удостоверяющий центр.

Где используется усиленная квалифицированная электронная подпись

Квалифицированная электронная подпись  нужна, чтобы сдавать отчетность в контролирующие органы, участвовать в качестве поставщика и заказчика в электронных торгах, работать с государственными информационными системами, обмениваться формализованными документами с ФНС, вести электронный документооборот внутри компании или с ее внешними контрагентами.

В настоящее время насчитывается более пятидесяти сфер, где применяется квалифицированная электронная подпись.

Наличие квалифицированной электронной подписи является обязательным условием для работы с:

• Порталами Госуслуг. Получать услуги в электронном виде могут юридические организации и физические лица. При этом авторизоваться на сайте государственных услуг можно с помощью электронной подписи.

Самые востребованные и популярные услуги на сайте:

• подача запросов в федеральные органы исполнительной власти;

• представление налоговой декларации в налоговые органы;

• оплата штрафов в ГИБДД;

• оформление и покупка полиса ОСАГО;

• оформление загранпаспорта;

• подача документов в вуз;

• другие услуги.

• Системой межведомственного электронного взаимодействия. Система межведомственного электронного взаимодействия (СМЭВ) – это информационная система, с помощью которой федеральные, региональные и местные органы власти обмениваются данными для оказания госуслуг гражданам и организациям. Получить доступ к  СМЭВ могут только органы исполнительной власти, органы местного самоуправления и их подведомственные организации, которые оказывают государственные и муниципальные услуги (администрации, министерства, службы и т.д.). Удостоверяющие центры выпускают сертификаты для работы с этой информационной системой – квалифицированный «СМЭВ»;

Также квалифицированная электронная подпись используется для:

• сдачи отчетности в налоговые органы;

• отправки банковских и иных документов через Интернет;

• исполнения государственных и муниципальных функций;

• совершении иных юридически значимых действий.

Квалифицированная электронная подпись и участие в электронных торгах

Электронная подпись нужна для работы на электронных торговых площадках и заказчикам, и поставщикам.

Именно подпись придает юридическую силу всем операциям на электронных торговых площадках и контрактам, которые заключают между собой контрагенты.

Требования к виду электронной подписи зависят от конкретной площадки.  

Для шести федеральных электронных торговых площадках госзакупок вид электронной подписи закреплен в специальном регламенте, и ни одна электронных торговых площадках не имеет право их поменять.  

Квалифицированная подпись потребуется, чтобы участвовать:

• в торгах по реализации имущества банкротов;

• в закупках по Федеральным законам 44 - ФЗ и 223-ФЗ в качестве заказчика и поставщика;

• в торгах коммерческих компаний.  

Внутренний и внешний электронный документооборот и квалифицированная электронная подпись

Юридические организации и физические лица могут заверять любые документы с помощью квалифицированной электронной подписи.

Отметим, что квалифицированная электронная подпись придает документам юридическую силу.

Во внутреннем документообороте квалифицированная электронная подпись используется для того, чтобы визировать и утверждать электронные документы.

Например, генеральный директор подписывает с помощью квалифицированной электронной подписи распоряжения, приказы, договоры с поставщиками и покупателями. Это означает, что подписанный документ утвержден и подлежит исполнению.

Крупные компании, у которых формируется огромное количество внутренних и внешних документов,  осуществляют интеграцию системы электронного документооборота со своей бухгалтерской программой. Это помогает организации избавиться от необходимости дублировать на бумаге все документы, в том числе договоры с контрагентами, бухгалтерские первичные документы, и т.д.

Документы, которые подписаны с помощью квалифицированной электронной подписи, можно хранить в электронном архиве, использовать в  арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.

Квалифицированная электронная подпись и взаимодействие с налоговыми органами и внебюджетными фондами

Для некоторых организаций и предпринимателей квалифицированная электронная подпись необходима для возможности сдачи отчетности в налоговую инспекцию, Пенсионный фонд РФ и Фонд социального страхования РФ.

Так, например, документы в электронном виде обязаны сдавать:

• плательщики НДС;

• компании, численность сотрудников которых превышает 100 человек;

• фирмы с численностью персонала более 25 человек, когда речь идет об отчетности в ПФР и ФСС.

Квалифицированная электронная подпись требуется всем предпринимателям, которые по закону обязаны использовать онлайн-кассы.

Без квалифицированной электронной подписи невозможно зарегистрировать ККТ в налоговой инспекции и оформить договор с компанией-оператором фискальных данных.