Кассовый аппарат (ККМ, ККТ)

По общему правилу организация обязана применять ККТ, зарегистрированную в ИФНС, если покупатель оплачивает товары (работы, услуги) наличными или пластиковой картой. Обязанность применять ККТ не зависит от того:

• какой режим налогообложения применяет организация - ОСН или УСН;

• кем является покупатель - представителем организации, предпринимателем (далее - ИП) или обычным гражданином;

• является платеж авансом или оплатой уже отгруженных (передаваемых) товаров (работ, услуг);

• продает ли Организация свои товары (работы, услуги) или действует как посредник (комиссионер, агент) другого лица.

При этом не надо применять ККТ при получении наличных денег, которые не связаны с оплатой товаров (работ, услуг). Например, при возврате денег, выданных под отчет, или при возврате займа, а также уплате процентов по нему.

Виды деятельности, осуществляемые без применения ККТ

Обычные организации могут не применять ККТ при следующих видах деятельности:

1. Оказание услуг населению, если при расчетах клиентам выдаются бланки строгой отчетности (БСО).

2. Розничная торговля, если соблюдаются два условия:

1) по розничной торговле уплачивается ЕНВД;

2) по требованию покупателя выдается документ (товарный чек, квитанция и т.п.), подтверждающий прием денег за товар, содержащий следующие реквизиты:

• наименование документа;

• порядковый номер и дату документа;

• наименование и ИНН организации-продавца;

• наименование и количество оплачиваемых товаров;

• сумму оплаты;

• должность и Ф.И.О. лица, выдавшего документ, и его личную подпись.

3. Продажа через газетно-журнальные киоски газет, журналов и сопутствующих товаров, если доля газет и журналов в общем товарообороте 50% и более, а сопутствующие товары есть в перечне, утвержденном субъектом РФ.

4. Торговля с открытых прилавков на рынках, ярмарках и выставочных комплексах, кроме торговли непродовольственными товарами с открытых прилавков внутри крытых рыночных помещений.

5. Продажа лотерейных билетов.

6. Продажа питания школьникам и работникам школ во время учебных занятий.

7. Разносная торговля с ручных тележек, корзин, лотков, кроме торговли технически сложными товарами и продовольственными товарами, требующими особых условий хранения и продажи.

8. Торговля в киосках мороженым и безалкогольными напитками в розлив.

9. Торговля из цистерн квасом, молоком, растительным маслом, живой рыбой, керосином.

10. Торговля вразвал овощами и бахчевыми культурами.

11. Прием от населения стеклопосуды и утильсырья, кроме металлолома.

12. Продажа ценных бумаг.

13. Торговля, в т.ч. алкоголем, в отдаленных и труднодоступных местностях, указанных в перечне, утвержденном субъектом.

Регистрация ККТ

До начала применения ККТ ее нужно зарегистрировать в ИФНС, где организация поставлена на:

• или по своему месту нахождения, если ККТ будет эксплуатироваться по месту нахождения организации;

• или по месту нахождения обособленного подразделения, если ККТ будет эксплуатироваться в ОП.

Это надо сделать независимо от того:

• принадлежит ККТ организации на праве собственности или получена в аренду;

• является ККТ самостоятельным объектом или установлена в платежном терминале.

Регистрация ККТ (в т.ч. установленной в платежном терминале) проводится бесплатно.

1. Для регистрации ККТ (в т.ч. установленной в платежном терминале) в ИФНС надо подать следующие документы (подлинники):

• заявление о регистрации ККТ и его копию, на которой сотрудник ИФНС поставит отметку о получении документов;

• паспорт ККТ;

• учетный талон ККТ (Письмо Минфина от 24.12.2008 N 03-01-15/12-395);

• договор о технической поддержке ККТ, заключенный с центром техобслуживания (ЦТО);

• журнал кассира-операциониста. Журнал должен быть прошит, пронумерован, заверен подписью руководителя и главного бухгалтера организации, а также ее печатью.

2. Получив документы от Организации, сотрудник инспекции:

• выдаст расписку в получении документов или поставит отметку о принятии документов на копии заявления;

• свяжется с Организацией для согласования места и времени осмотра ККТ.

3. В согласованное с сотрудником инспекции время руководитель или представитель организации по доверенности должен представить ККТ к месту проведения осмотра.

При этом специалист ЦТО, который непосредственно обслуживает ККТ организации, не может быть ее представителем при регистрации ККТ.

Осмотр ККТ, установленной в платежном терминале, проводится по месту нахождения терминала.

Временя и место проведения осмотра следует сообщить специалисту ЦТО. Без него осмотр ККТ проводиться не будет. Он должен иметь при себе паспорт и служебное удостоверение. Паспорт должен быть и у представителя организации, в том числе если это ее руководитель.

ККТ должна быть исправна, не иметь повреждений корпуса, на котором должны быть:

• марка-пломба;

• знак "Сервисное обслуживание";

• если ККТ выпущена начиная с 07.11.2007 - идентификационный знак, содержащий наименование модели ККТ и ее заводской номер.

Наличие на корпусе ККТ знака "Государственный реестр" не обязательно.

4. После осмотра ККТ будут:

• включен фискальный режим ККТ;

• активирован накопитель фискальной памяти;

• распечатаны пробный чек на произвольную сумму, сменный и фискальный отчеты и проверены наличие необходимых реквизитов на этих документах;

• на ККТ наклеена марка-пломба.

5. После того как ККТ зарегистрируют в базе данных ИФНС, Организации выдадут следующие документы:

• карточку регистрации ККТ, заверенную печатью ИФНС и подписью ее руководителя (его заместителя);

• паспорт ККТ и учетный талон ККТ с отметками, подписанными сотрудником ИФНС (с указанием ФИО) и заверенными печатью ИФНС;

• договор с ЦТО;

• журнал кассира-операциониста, заверенный подписью сотрудника ИФНС и печатью ИФНС.

 Формы документов, оформляемых при эксплуатации ККТ

Постановлением Госкомстата России от 25.12.1998 N 132 "Об утверждении форм первичной учетной документации по учету торговых операций" утверждены унифицированные формы, которые являются обязательными при эксплуатации ККТ:

• КМ-1 "Акт о переводе показаний суммирующих денежных счетчиков на нули и регистрации контрольных счетчиков контрольно-кассовой машины";

• КМ-2 "Акт о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков при сдаче (отправке) контрольно-кассовой машины в ремонт и при возвращении ее в организацию";

• КМ-3 "Акт о возврате денежных сумм покупателям (клиентам) по неиспользованным кассовым чекам";

•  КМ-4 "Журнал кассира-операциониста";

• КМ-5 "Журнал регистрации показаний суммирующих денежных и контрольных счетчиков контрольно-кассовых машин, работающих без кассира-операциониста";

• КМ-6 "Справка-отчет кассира-операциониста";

• КМ-7 "Сведения о показаниях счетчиков контрольно-кассовых машин и выручке организации";

• КМ-8 "Журнал учета вызовов технических специалистов и регистрации выполненных работ";

• КМ-9 "Акт о проверке наличных денежных средств кассы".

Снятие ККТ с учета  

ККТ нужно снять с регистрационного учета в ИФНС, если ККТ больше не будет использоваться.

Причины могут быть любыми: ККТ сломалась, похищена, уничтожена, планируется ее продать или сдать в аренду и т.п.

ККТ снимается с учета бесплатно в таком порядке:

1. Сначала необходимо предоставить в ИФНС по месту учета ККТ подлинники следующих документов:

1) заявление о снятии ККТ с регистрации и его копию, на которой сотрудник ИФНС поставит отметку о получении документов;

2) паспорт ККТ;

3) карточку регистрации ККТ;

4) учетный талон ККТ (хранится в ЦТО).

Если снимается ККТ с учета в связи с ее уничтожением или хищением, дополнительно в ИФНС нужно представить документ, подтверждающий данный факт. Это может быть, например, справка территориального органа МЧС о пожаре, произошедшем в помещении, в котором эксплуатировалась ККТ, или справка ЦТО о поломке ККТ.

Помимо этого при снятии ККТ с учета (независимо от причины) Организацию могут попросить представить и другие документы (например, фискальные отчеты, журналы кассира-операциониста (КМ-4), контрольные ленты). Поэтому следует заранее уточнить перечень необходимых документов в ИФНС.

ИФНС должна снять ККТ с учета в течение 5 рабочих дней со дня представления вами всех необходимых для этого документов.

2. Получив от вас документы, сотрудник инспекции:

• выдаст расписку в получении документов или поставит отметку о принятии документов на копии заявления;

• свяжется с Организацией для согласования места и времени составления акта о снятии показаний контрольных и суммирующих денежных счетчиков ККТ (форма КМ-2).

3. В согласованное с сотрудником инспекции время руководитель или представитель организации по доверенности должен прибыть в место составления акта по форме КМ-2. При этом следует заранее сообщить о времени и месте составления акта специалисту ЦТО, так как он тоже должен участвовать в этой процедуре. Специалист ЦТО должен иметь при себе паспорт и служебное удостоверение. Паспорт должен быть и у представителя организации, в том числе если это ее руководитель.

Специалист ЦТО, который непосредственно обслуживает ККТ организации, не может быть ее представителем при снятии ККТ.

Обычно при снятии ККТ с учета саму ККТ предъявлять в инспекцию не требуется. То есть специалист ЦТО до составления акта снимает показания ККТ и распечатывает документы, необходимые для составления акта (фискальные отчеты и контрольные ленты), которые вы затем представляете в ИФНС. Однако сотрудник ИФНС может попросить Организацию принести в ИФНС саму ККТ, чтобы снять ее показания там. Поэтому лучше уточнить в ИФНС, нужно ли приносить ККТ для ее снятия с учета.

4. После составления акта по форме КМ-2 и внесения данных о снятии ККТ с учета в базу данных ИФНС Организации выдадут паспорт ККТ, в котором будет указан пароль доступа к фискальной памяти ККТ, и учетный талон ККТ. В этих документах должны быть проставлены отметки о снятии ККТ с учета, заверенные печатью ИФНС.

Карточка регистрации ККТ останется в ИФНС.

Сроки хранения документов

Паспорт кассовой машины, акты и другие документы хранятся в бухгалтерии организации.

Z-отчеты за каждый рабочий день, контрольные ленты, журнал кассира-операциониста и другие документы, подтверждающие факт проведения денежных расчетов с покупателями, должны храниться в течение сроков, установленных для первичных учетных документов, но не менее пяти лет.

Ответственность за их сохранность несет руководитель организации.

Административная ответственность

Если работник организации-продавца не применил ККТ, или применил ККТ, не зарегистрированную в ИФНС, или пробил чек на сумму меньшую, чем получено от покупателя, то будет наложен штраф:

• на организацию в размере от 30 000 до 40 000 руб.;

• на руководителя организации в размере от 3000 до 4000 руб.