DocWebService

Каждое предприятие в процессе своей деятельности заполняет большое количество документов. Кто-то использует для этого встроенные в специализированные приложения генераторы документов, кто-то разрабатывает шаблоны для своих документов в MS Word или MS Excel. В первом случае документы создаются автоматически, но для редактирования или создания новых, необходимо обладать навыками по извлечению данных из базы данных приложения, кроме того, часто нестандартные документы нельзя встроить в существующее приложение. Во втором случае можно создать практически любой документ, но его заполнение вызывает трудности и занимает много времени, т. к. все приходится вводить вручную. Все усугубляется, если предприятие имеет территориально разнесенные подразделения и необходимо следить за единым стандартом всего документооборота.  

Представляем веб-сервис docwebservice.ru - новое решение для автоматизации заполнения документов из единого центра с использованием хорошо всем знакомых Word и Excel.

Сервис состоит из личного кабинета на сайте и устанавливаемой на компьютере пользователя программы клиента. Основной элемент системы это проект - группа документов и набор меток (полей ввода) для их заполнения. Вторым элементом системы является пользователь, который имеет настраиваемый доступ к проектам с заданными правами.

Почему именно веб-сервис, а не программа.

Во-первых, сервис позволяет хранить шаблоны и настройки на сервере в едином центре и позволяет администратору или пользователю с необходимыми правами редактировать их. Все изменения сразу становятся доступными для всех остальных пользователей.

Во-вторых, можно создать множество проектов и распределить их по пользователям так, что у каждого пользователя будет доступ именно к его проектам, с которыми он работает.

В-третьих, каждому пользователю в личном кабинете на сайте администратор может задать права по редактированию проектов и доступу к функциям программы клиента. Например, пользователю можно разрешить только создавать и печатать документы без возможности что-то менять в настройках и шаблонах (минимум прав).

Ну, и наконец, в-четвертых, сервис позволяет защитить продукт от взлома, т. к. программа-клиент без связи с сервером бесполезна.

Еще один немаловажный момент - на сервере не хранятся созданные документы и, в принципе, можно ограничиться хранением на сервере только настроек проектов и меток, таким образом, конфиденциальность данных полностью гарантируется.

Как это работает.

Вначале, администратор в своем личном кабинете или в программе клиента создает новый проект.

Создается шаблон  (можно из существующих и уже используемых документов) Word или Excel, просто добавлением имен меток вместо изменяемого текста. Кроме этого, шаблонами могут быть файлы с расширением xml, html или txt.

Затем, администратор или суперпользователь добавляет шаблон в список в программе клиента.
После чего,  помощью встроенного инструмента все метки автоматически экспортируются из шаблонов в окно настроек меток, где каждой метке задаются ее свойства и варианты поведения ее поля ввода при заполнении. Можно использовать набор суффиксов для имен меток, что позволяет на стадии создания шаблонов задавать тип меток. На данный момент метки делятся на 12 типов. Также можно вначале создать метки, а затем их перенести из списка в шаблон документа простым перетаскиванием мышью.

После настройки меток необходимо перейти в окно «Заполнение», которое является основным окном для заполнения документов, и в режиме правки разместить поля ввода меток в окне в удобном для заполнения порядке и задать их размеры. Здесь же можно на лету изменить некоторые настройки меток (полей).

Дополнительно к проекту можно подключить:

• Базу файлов данных (БФД) для быстрого автозаполнения документов наборами данных из заранее созданных файлов Excel.
• Многоуровневые зависимые списки – автоматическое заполнение связанных списков, что позволяет построить многоуровневый выбор данных для нескольких зависимых полей ввода с выпадающими списками, задается в файле Excel.
• Мультизаполнение - используется для создания этикеток, ценников, визиток, заполнения конвертов, генерации XML файлов, например для автозагрузки авито или яндекс, а также любых других комплектов документов, источником данных для мультизаполнения является файл Excel.
• Проверку ввода - задаются условия для проверки заполнения полей перед созданием документов.
• Архив - все данные по заполненному документу и сами документы могут сохраняться в архиве и использоваться для хранения, повторного заполнения или восстановления документов. Если задать папку для архива на Google Диск или, например, Яндекс.Диск, то к архиву можно получить доступ через интернет. Архив имеет фильтр, функцию поиска и возможность экспорта в Excel. Архив можно использовать как базу данных, а Excel файл экспорта из нее использовать как источник для заполнения документов.
• Общие метки – метки, используемые для заполнения документов во всех проектах пользователя, например, это могут быть реквизиты вашего предприятия.
• Список картинок проекта – список картинок используемых в проекте. Сохраняется на сервере и не привязан к компьютеру пользователя. Картинки из этого списка можно вставлять непосредственно в документ, вставлять в виде меток в формулы или в файлы Excel (мультизаполнение, БФД).
• Наборы меток – используются для быстрой вставки в проект группы меток, например, реквизиты юридических лиц, паспортные данные и т. д.
• Файлы автоматизации – это файлы с расширением vbs, js, exe, которые вызываются  кнопкой или перед (после) созданием документов и позволяют автоматизировать любые нестандартные действия с шаблоном или данными для заполнения. Применяя файлы автоматизации, можно создать документ практически любой сложности.
• Ярлык с паролем – ярлык Windows с закодированным паролем, привязан к "железу" компьютера, запускает программу клиента без ввода пароля, открывает заданный проект.
• Резервное копирование – сохранение проекта в ZIP файл.

На сервере можно хранить и распространять среди пользователей следующие файлы: шаблоны с папками, картинки, БФД, файлы для мультизаполнения, файлы автоматизации, структуру папок проектов, пользовательские функции VBA. Некоторые файлы обновляются автоматически или предлагаются для обновления, а некоторые нужно обновлять вручную. Все файлы шифруются.

Сервис имеет подробную справку на сайте и контекстные подсказки в программе клиента, кроме этого, имеется больше число примеров проектов, поэтому освоение приемов работы с программой не должно вызвать больших затруднений.