«О контроле и сохранности имущества, закрепленного на праве оперативного управления и хозяйственного учета за материально ответственными лицами. Практика применения государственными предприятиями новых интеграционных методов проведения инвентаризации, базирующихся на штриховой идентификации объектов учета основных средств, имущества и товарно-материальных ценностей»
Причины и порядок проведения описи имущества государственных организаций находящихся в различных регионах Российской Федерации.
На текущий момент многие государственные организации сталкиваются с большими проблемами при учете основных средств числящихся на бухгалтерском балансе. Ввиду перехода экономики на рыночные отношения в нашей стране многие предприятия столкнулись с тем, то ускорился процесс физического и морального износа активной части основных средств. Накопилась огромная масса устаревшего оборудования. В этой связи весьма актуальны проблемы организации учета основных средств, среди которых понятие инвентарного объекта, инвентаризации и амортизации занимают значительное место.
В постановке правильного учета основных средств определенное значение имеет классификация, объектом которой является инвентарный объект. Хотя понятие инвентарного объекта и определено в настоящее время в нормативных документах по бухгалтерскому учету, но, как показывает практика, оно требует дальнейшего уточнения с учетом отраслевой специфики.
Сложившаяся в условиях плановой экономики система учета основных средств, которая практически сводилась к учету количества и движения объектов, не может отвечать современным требованиям управления предприятием.
Для эффективного управления основными средствами необходима полная и достоверная информация об их наличии, оценке и состоянии. Наиболее действенным средством контроля правильности отражения в регистрах бухгалтерского учета поступления объектов, их стоимости и фактического износа является инвентаризация основных средств. Важным этапом проведения инвентаризации основных средств было и остается определение их фактического износа. Однако есть и другие не менее важные причины проведения инвентаризаций, к которым можно отнести процесс смены материально ответственных лиц, обнаружение фактов хищения и порчи имущества, ликвидацию или реорганизацию компаний, а так же различные стихийные бедствия и другие чрезвычайные ситуации, произошедшие в месте расположения имущества организации.
Проблемы и сложности, возникающие при учете основных средств, имущества и товарно-материальных ценностей.
В ходе проведения инвентаризации комиссия должна осмотреть все необходимые объекты и внести в описи их полное наименование, назначение, инвентарные номера, основные эксплуатационные и технические показатели. При инвентаризации объектов недвижимости необходимо зафиксировать наличие у компании документов, подтверждающих право собственности на них.
Если в ходе инвентаризации комиссия обнаружит объект основных средств, который не учтен в бухгалтерских документах, то в описи надо сделать запись о его наименовании, технических характеристиках и материалах, из которых он изготовлен. Такие объекты надо оценить по рыночным ценам, а износ определить по фактическому техническому состоянию (экспертным путем).
Таким образом, процесс проведения инвентаризации, а так же последующее сопоставление фактических данных с данными бухгалтерского весьма трудоемкий и требует больших затрат времени и человеческих ресурсов. Так же необходимо учитывать и человеческий фактор, т.е. наличие ошибок, как на этапе сбора информации, так и на этапе ввода в бухгалтерскую систему.
Преимущества новых технологий автоматической идентификации.
Ввиду всех проблем и сложностей, возникающих при учете основных средств, вопрос автоматизации данного процесса даже не поднимается – она просто необходима. Одним из самых эффективных способов решения проблемы автоматизации учета основных средств, является использование современных новейших информационных технологий и технологий автоматической идентификации.
Автоматическая идентификация основных средств, с помощью штрихового кодирования, предусматривает решение задачи быстрого определения объектов, подлежащих учету, контроля внутренних перемещений и передачи в ремонт, определения материально ответственных лиц и местоположение объектов учета. Результирующим фактором всех достоинств технологии автоматической идентификации является существенное ускорение проведения инвентаризаций, а так же существенное снижение человеческого фактора.
Совмещая технологический прорыв автоматической идентификации и четкую постановку задач на выполнение того или иного процесса инвентаризации, можно вычеркнуть из жизни многих организаций большинство проблем, что позволит этим компаниям процветать, не обращая уже своего внимания на несуществующие проблемы.
Применение инновационной технологии и современного оборудования с целью достижения максимального результата.
Задействовать технологию автоматической идентификации возможно с использованием различного оборудования. Наша компания, направив весь свой накопленный опыт в этом направлении на проработку универсальной технологии проведения инвентаризации основных средств и последующего контроля сохранности, еще в 2005 году разработала инновационное решение, которое позволяет задействовать новейшее высокотехнологичное оборудование с целью получения максимальной оптимизации при учете и описи основных средств.
Программный комплекс «KEEP COUNT Основные Средства» позволяет существенно оптимизировать и усовершенствовать процессы бухгалтерского учета основных средств, материальных ценностей и прочего имущества. Разработанная система расширяет функциональность используемых систем учета, таких как: SAP R3, ИНФИН, «1С предприятие 7.7/8.0», NAVISION ATTAIN, AXAPTA RETAIL и прочие.
Основными показателями использования системы являются:
• Сокращение временных издержек на проведение инвентаризаций.
• Уменьшение вероятности несанкционированного исчезновения имущества.
• Своевременное выявление окончания срока эксплуатации имущества.
• Повышение уровня оперативного контроля перемещения основных средств.
• Избавление от неточностей при приеме, выбытии и учете основных средств.
• Выявление прямых злоупотреблений материально ответственными лицами.
• Выявление неправильного отражения документальных данных.
• Выявление естественных потерь.
Использование программного решения «KEEP COUNT» дает возможность более точной и быстрой обработки данных во время проведения инвентаризации, а также позволяет максимально исключить фактор человеческой ошибки, что повышает достоверность ведения бухгалтерского учета.
Практика использования новых возможностей в реальных условиях.
За последние несколько лет разработанное решение было внедрено более чем в 500 различных организаций. Среди компаний, использующих данное решение, присутствуют компании: ЛУКОЙЛ, НОРИЛЬСКГАЗПРОМ, АВТОВАЗ, Русский Алюминий и прочие. Как показала практика, основными показателями улучшения учета основных средств является, прежде всего, сокращение времени на сбор и обработку информации об объектах. Как следствие и повышение достоверности информации об объектах учета. Частные случаи показали, что получение максимально достоверной информации о состоянии производственного оборудования, позволяют, давно устаревшие станки, введенные в эксплуатацию еще в 40-х годах, наконец, заменить на новые, более производительные.
Стоит так же отметить, что сотрудники, которые работают с системой KEEP COUNT, повышают свою квалификацию, так как имеют дело с новейшими технологиями, что, конечно же, не может не сказаться на привлечении дополнительных трудовых ресурсов в других отраслях деятельности компании.
Предоставляемые новые возможности, позволяют руководителям компаний задумываться о возможности применения данных технологий и в других направлениях, например: на охранных пунктах, в удаленных сельских местностях, при планировании закупок различного оборудования, мебели и оргтехники.
Доступность, надежность, современность
Как правило, современные разработки высокотехнологичного оборудования сопровождают проблемы дальнейшей реализации и применения. Программный комплекс «KEEP COUNT Основные средства» был разработан с учетом всех этих проблем. Специальные модули позволяет постоянно обновлять оборудование, входящие в состав функционирования системы. Это позволяет постоянно модернизировать систему в соответствии с ростом рынка и высоких технологий. Стоит отдельно обратить внимание на то, что комплекс поставляется в нескольких модификациях: начиная от самой бюджетной и заканчивая самой высокотехнологичной, в которой используются две технологии автоматической идентификации: штриховое кодирование и радиочастотная идентификация.
Задействованное оборудование является относительно не дорогое и при этом очень надежным и устойчивым к воздействию внешних факторов, таких как ударопрочность, пыле и влаго защищенность.
Бюджет внедрения системы более чем в десяток раз меньше бюджета, затрачиваемого крупным государственным предприятием на проведение периодических инвентаризаций основных средств. Что еще раз подчеркивает, доступность данной системы для различных компаний.
Достижение гарантированного результата
Многократные установки системы «KEEP COUNT Основные средства» показали, что улучшения наблюдаются во всех организациях без исключения. Важно понимать планируемый эффект от внедрения, но даже при внедрении системы в минимальной модификации компании сокращают время на сбор информации и последующий ее ввод в учетную систему. Внедрение системы происходит достаточно быстро и при этом сопровождается комплексным обучением, а так же демонстрации функциональности системы. На этапе ввода в эксплуатацию новой системы наши сотрудники определяют оптимальный вариант первичной инвентаризации, тем самым исключая ошибочные действия пользователей, которые могут привести к потери лишнего времени.