Кадровый электронный документооборот (КЭДО) на наших глазах превращается из туманных перспектив в реальность, с которой уже работают сотни компаний в РФ. Государство заинтересовано в переходе на электронное кадровое делопроизводство, а значит, рано или поздно цифровизация HR-процессов придет в каждую компанию.

Больше никаких бумажных приказов?

Вспомните, сколько действий требуется, чтобы подать заявление на отпуск в бумажном виде. Сначала сотрудник пишет его от руки, с трудом отыскав в ворохе бумаг нужный образец. Затем – согласовывает и подписывает руководством и, наконец, относит в отдел кадров. Хорошо, если все инстанции находятся хотя бы в одном здании, но если речь идет о крупном промышленном предприятии, то согласование заявления может занять несколько часов и даже дней.

В этом и есть смысл цифровизации кадрового делопроизводства: отказаться от бумажной волокиты и сделать обмен документами оперативным, экономичным и прозрачным.

КЭДО в России: начало

С 2018 по 2021 год Минтруд запустил 2 эксперимента среди российских компаний по обмену электронными кадровыми документами. Второй эксперимент стал масштабным: 381 компания решила перевести сотрудников на электронные документы. Результаты экспериментов станут основой для поправок в трудовое законодательство.

Пандемия и условия самоизоляции ускорили внедрение КЭДО. «Удаленка» стала нормой, поэтому потребовалось законодательно закрепить подписание документов с дистанционными сотрудниками.

С 1 января 2021 года действуют поправки к ТК РФ, по которым удаленные работники могут подписывать трудовой договор и ряд других документов с помощью электронной подписи (ЭП).

Даже такой консервативный предмет, как трудовая книжка, постепенно становится анахронизмом. С 2021 года все, кто впервые устраиваются на работу, обязаны заводить электронную трудовую.

Выгоды от перехода на КЭДО для работников и работодателей

Кадровая цифровизация выгодна всем сторонам процесса: работодатель сокращает затраты на кадровый процесс, а сотрудники тратят меньше рабочего времени на бюрократию.

Преимущества для компаний

Преимущества для сотрудников

  • уменьшаются затраты на ведение кадрового документооборота;

  • проще контролировать подписание документов, ниже вероятность сделать ошибку в приказе и получить штраф;

  • быстрая передача данных между отделами (например, кадрами и бухгалтерией);

  • надежное хранение документов в архиве и возможность быстро найти нужный приказ или договор, независимо от его давности.

  • удобно ознакомиться и подписать кадровые документы с любого устройства;

  • не нужно лично посещать отдел кадров;

  • проще перейти на удаленную работу в случае необходимости.

Информационная система для КЭДО

Для создания кадрового электронного документооборота потребуется информационная система (ИС).

У работодателя есть 3 варианта:

  1. Воспользоваться единой цифровой платформой «Работа России».

Это бесплатная система, в которой есть все условия для хранения кадровых электронных документов. Однако с помощью «Работы России» можно подписать лишь трудовой и ученический договор, а также договор о материальной ответственности. Изменить и настроить систему под бизнес-процессы компании тоже нельзя. Поэтому для полноценного перехода на КЭДО функций портала недостаточно.
 

  1. Разработать собственную систему.

Это самый долгий и трудозатратный путь. Нужно с нуля построить свою систему с учетом законодательства, обеспечить хранение электронных документов и провести интеграцию ИС с порталом «Работа России».

  1. Внедрить готовую ИС.

На рынке уже есть системы, которые обеспечивают легитимный обмен кадровыми документами в цифровом виде. К ним относится Directum HR Pro – готовое решение для цифровизации всех кадровых задач: от приема на работу до организации отпусков и командировок. Систему используют все сотрудники: те, кто работают на производстве, в офисе или удаленно. В результате удается сократить издержки на кадровое делопроизводство до 90%.

Электронные подписи и КЭДО

Отказ от бумажных документов подразумевает широкое использование ЭП. 1 января 2021 года вступил в силу 407-ФЗ, который утвердил статус дистанционного сотрудника, а заодно и легализовал использование электронных подписей для удаленщиков.

Руководители компаний подписывают электронные кадровые документы исключительно усиленной квалифицированной электронной подписью (УКЭП). Сотрудники же могут использовать усиленную неквалифицированную подпись (УНЭП) для подписания трудовых договоров или простую электронную подпись (ПЭП).

Виды ЭП для руководителей

Виды ЭП для сотрудников

Только УКЭП

УКЭП или УНЭП для трудовых и ученических договоров, дополнительных соглашений к трудовым договорам, договорам о материальной ответственности.

ПЭП – для остальных документов

Уже сейчас компании могут перевести в электронный вид те документы, которым не требуется бумажный экземпляр по ТК РФ. В этом случае сотрудник сможет подписывать их с помощью ПЭП или УНЭП.

Готовимся к переменам заранее

В 2021 году в Госдуму внесен законопроект о поправках к ТК РФ для регулирования ЭДО в сфере трудовых отношений.

Сегодня есть все условия, чтобы компании без спешки и в комфортном темпе подготовились к кадровой цифровизации. Например, можно начать с анализа HR-процессов и определиться, в какой информационной системе вы планируете вести КЭДО.