Многие бухгалтерские агентства и бухгалтеры-аутсорсеры работают на «ручном управлении». Какую цену назначить клиенту? Кого нанять для усиления команды — главбуха или первичника? Кому из бухгалтеров отдать нового клиента? Решения принимают интуитивно, тратят на это много энергии и часто ошибаются. Екатерина Сидиченко рассказывает, как выстроить систему и решать, основываясь на цифрах.

Токен erid: LDTCK3USA

Эта статья подготовлена по материалам подкаста Контур.Экстерна «Каждый бухгалтер желает знать». Гость эпизода — Екатерина Сидиченко, основатель франшизной сети бухгалтерских агентств BILLPROF.

Слушать или смотреть подкаст →[1] 

Таблица 1. Учет клиентов

Учет клиентов показывает нам трудовую нагрузку по участкам. Вносим по вертикали все компании и ИП, которые находятся у нас на обслуживании. А дальше заносим объемы работ и разбиваем их по участкам. Так мы можем видеть по каждому клиенту  загрузку первичника, загрузку на участке зарплат, загрузку по отчетности. Такая таблица позволяет увидеть, кого в первую очередь нанимать в команду — например, бухгалтера полного цикла или зарплатника.

Таблица 2. Фотография рабочего дня

Фотография рабочего дня — это отчет, в котором мы фиксируем свое действие в течение дня.

Обычно, когда об этом заходит речь, у людей сразу начинается паника и отторжение. На самом деле фото рабочего дня — это инструмент увеличения выручки. Благодаря ему мы четко видим, на что тратим свое время. А значит, понимаем, какие клиенты нам приносят деньги, а какие убыточны. Например, ООО «Ромашка» потратила нашего времени на 15 тысяч рублей, а платит всего 10. 

При внедрении этой аналитики в бухгалтерских агентствах часто оказывается, что убыточны 30-40% клиентов.

Чтобы бухгалтеры в агентстве приняли эту практику, их мотивация должна быть завязана на объем сделанного. Если бухгалтер сидит на окладе и в любом случае — заполнит он фотографию рабочего дня или нет — получит свои 50 тысяч, смысла что-то заносить в отчет действительно нет. А если все дополнительные часы консультаций пойдут ему в зарплату, он все аккуратно будет записывать.

Таблица 3. Калькулятор

Это Excel-таблица с формулами, куда можно занести ООО или ИП, систему налогообложения, количество сотрудников и прочие подробности, и она вам посчитает базовую стоимость обслуживания по этому клиенту.

Многие возразят, что такой калькулятор не учитывает всех нюансов. Да, это так. Но учесть все на берегу и невозможно — даже если вы запросите все банковские выписки, книги доходов, расходов и базу 1С целиком.

Вам нужно уметь посчитать стоимость обслуживания за 30 секунд, если клиент вам позвонит. Детали выясните потом и передоговоритесь.

Таблица 4. Карточки спецификации тарифов

Если вы работаете с конкретными нишами — а это самый выгодный способ позиционирования, — у вас должна быть таблица для расчета базовой стоимости обслуживания и отдельный калькулятор под каждую нишу. Например, если звонит маркетплейс — спрашиваем, торгует ли он на Озоне, Вайлдберриз, Яндекс.Маркете, подлежат ли товары маркировке. Ставим галочки, стоимость считается под запрос конкретного селлера.

Это облегчает продажи: клиент уже на этапе обсуждения цены видит в вас профессионала, который разбирается в его сфере. А еще это позволяет делегировать расчет стоимости любому наемному сотруднику: задать вопросы и проставить галочки сможет каждый.

Таблица 5. Календарь бухгалтера

Бухгалтер планирует, когда будет запрашивать первичку, разносить кассу, сдавать отчетность, платить налоги и отправлять уведомления. По фотографии рабочего дня мы уже знаем, сколько времени на какую операцию уходит, и можем спланировать время так, чтобы критичные задачи не наложились друг на друга.

Не обязательно составлять календарь вручную — в Контур.Экстерне есть онлайн-таблица отчетности и платежей. Она позволяет следить за всеми отчетами и платежами по всем организациям на одном экране.

Таблица 6. KPI бухгалтера

KPI позволяет рассчитывать вознаграждение бухгалтера в агентстве, учитывая объемы и качество сделанного.

У нас есть список задач: например, отправить отчет, ответить на требование, уведомить клиента об уплате страховых взносов, запросить у клиента первичку. По каждой выполненной задаче проставляются баллы, к KPI привязываем систему мотивации. Система баллов может быть простой:

  • Если были штрафы, потеря лояльности клиентов — 0 баллов.
  • Если были недочеты, но ни деньги, ни лояльность не пострадали — 5 баллов.
  • Если все отлично — 10 баллов.

Проверять сделанное начинаем с задач, по которым возможны штрафы (отчеты, требования), причем делать это лучше за два дня до крайнего срока, чтобы было время исправить ситуацию. Потом смотрим, сделано ли то, что влияет на лояльность клиента. Зачем — все остальное.

Работу над отчетами удобно контролировать, если у вас в Экстерне настроен многопользовательский режим: каждый бухгалтер имеет доступ только к своим клиентам или отчетам, а руководитель видит всех и может отслеживать, что сделано, а что нет.

Реклама, АО «ПФ «СКБ Контур», ОГРН 1026605606620, +16

https://www.kontur-extern.ru/info