Онлайн-собеседования, работа из дома и общение с командой на удаленке стали привычными еще с начала пандемии. Но для подписания трудового договора все равно приходилось посещать офис лично или отправлять документы курьером.

Но и этот бастион бюрократии пал: 377-ФЗ разрешает вести кадровый электронный документооборот (КЭДО) между работодателем и работниками, в том числе заключать трудовой договор.

Где и как организовать онлайн-прием

Электронными документами с удаленными сотрудниками можно обмениваться в информационной системе (ИС) работодателя или через единую цифровую платформу «Работа в России». Второй вариант – это бесплатная ИС от государства, однако ее функции пока ограничены. Чтобы хранить документы на протяжении длительного срока, контролировать их, рассылать для массового ознакомления, удобнее использовать специализированную систему для КЭДО.

Онлайн-трудоустройство состоит из нескольких этапов:

  • подключение кандидата к ЭДО компании;

  • идентификация нового сотрудника;

  • выдача сертификата электронной подписи;

  • подписание согласия на КЭДО и трудового договора.

Присоединение кандидата к ЭДО

Если человек еще не стал сотрудником, можно ли подключить его к информационной системе компании? Поправки к Трудовому Кодексу разрешают применять электронный документооборот в том числе и с соискателями при приеме на работу. Статья 6 63-ФЗ «Об электронной подписи» закрепляет, что участники могут обмениваться электронными документами, если заключили между собой соглашение, в котором будут прописаны:

  • условия и порядок взаимодействия сотрудника и работодателя (какая информационная система выбрана);

  • виды используемых электронных подписей;

  • признание электронных документов юридически значимыми.

Информация о кандидате из Госуслуг

Документы для трудоустройства (паспорт, ИНН, СНИЛС, трудовая книжка) будущий сотрудник отправляет в виде сканов или фотографий в информационную систему работодателя. Но есть и еще один способ получить нужные сведения – из цифрового профиля гражданина. Пока только в качестве эксперимента Минцифры, который продлится до конца 2022 года.

Сервис собирает данные граждан из государственных информационных систем и федеральных служб. Если кандидат даст свое разрешение, то работодатель может получить удаленно такую информацию о нем, как ФИО, дата и место рождения, выписки ПФР, справки 2-НДФЛ, а также паспорт, СНИЛС, ИНН, водительское удостоверение и т.д.

Идентификация и выдача электронной подписи

Сведения о будущем сотруднике передаются в удостоверяющий центр (УЦ), где будет сформирована электронная подпись. УЦ сверяет эти данные по Единой системе идентификации и аутентификации. Это самый распространенный способ удаленной идентификации из предусмотренных 63-ФЗ, при котором от кандидата нужна только подтвержденная запись на Госуслугах.

После идентификации будущий сотрудник получает и подписывает заявление на получение усиленной неквалифицированной электронной подписи (УНЭП). Рекомендуется выбрать этот вид ЭП, поскольку с ним работник может подписывать любые кадровые документы, которые Трудовой кодекс разрешает вести в цифровом виде. Работодатель подписывает трудовой договор усиленной квалифицированной подписью (УКЭП).

С помощью УНЭП сотрудник знакомится с приказом о вводе электронного кадрового документооборота и подписывает согласие о КЭДО, а затем подписывает трудовой договор и другие документы, связанные с работой.

Немного бумаги в цифровых процессах

Даже если трудовой договор подписан удаленно, сотрудник вправе запросить бумажную версию, отправив работодателю письменное заявление. Кстати, приказ об увольнении подписать онлайн пока нельзя. Так что до конца избавиться от бумаги в кадровых процессах пока не получится.

Дистанционное трудоустройство: опыт работодателя

Удаленный прием особенно актуален для компаний, которые массово нанимают сотрудников в разных городах России. Один из крупных отечественных мобильных операторов разработал полноценный инструмент для онлайн-приема и проводят соискателей по всем HR-процессам в электронном виде: от заполнения анкеты кандидата до подписания трудового договора.

Онлайн-прием удобен не только компании, но и будущим сотрудникам. Они могут оформлять цифровые документы даже с мобильного телефона. Заполнение анкеты соискателя в онлайн-формате теперь занимает всего 5 минут. Если у кандидата есть подтвержденный аккаунт на Госуслугах, то часть данных подтянутся в анкету автоматически.

Если принято решение о приеме, начинается процесс онлайн-трудоустройства:

  1. Кандидат загружает в систему сканы основных документов, которые требуются для его оформления на работу.

  2. Знакомится со стандартным пакетом документов для приема. Дает согласие на выпуск УНЭП.

  3. Подгружает сканы страниц трудовой книжки и отправляет на проверку.

Получив все необходимые документы, кадровые специалисты готовят трудовой договор и отправляют кандидату на ознакомление и подпись. На этом процесс удаленного трудоустройства закончен.

 Преимущества онлайн-трудоустройства

  1. Экономия для работодателя. Снижаются расходы на печать, пересылку, хранение документов. Раньше работодатель был вынужден отправлять трудовой договор по почте или с помощью курьера в другой город или даже страну. Одна такая доставка могла стоить около 5 тыс. рублей. Чтобы подключить удаленного сотрудника к кадровой системе, нужно только оплатить стоимость лицензии – обычно это менее 1000 рублей. Например, стоимость КЭДО и цифровых процессов в Directum HR Pro – от 400 руб. в год на человека.

  2. Удобство для работников. Вместо поездок в офис и походов на почту теперь достаточно открыть информационную систему и поставить электронную подпись. Процесс приема на работу не тормозится из-за бюрократии или долгой доставки документов, и удаленный персонал скорее приступает к своим обязанностям. Снижаются трудозатраты кадровых специалистов: цифровые HR-процессы становятся прозрачнее, их проще искать и быстрее согласовывать.

  3. Престиж компании. Сейчас онлайн-трудоустройство скорее исключение, чем правило. Поэтому возможность подписывать кадровые документы с ПК или мобильного телефона может стать важным фактором при выборе места работы.