Скан документа со всевозможными электронными подписями не может заменить подлинник

В письме от 17.05.2016 № АС-4-15/8657@ ФНС отметила, что НК не содержит перечня документов, подтверждающих расходы для целей налогообложения прибыли, но указывает на необходимость их соответствия действующему законодательству.

В целом формы первичных учетных документов должны содержать обязательные реквизиты, но при этом могут определяться экономическим субъектом. Вместе с тем, согласно «Уставу автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта» перевозочным документом, подтверждающим заключение договора перевозки груза, является транспортная накладная, форма которой утверждена постановлением правительства РФ от 15.04.2011 № 272. Таким образом, в сфере регулирования перевозок автомобильным транспортом действующее законодательство устанавливает специальные требования в отношении форм первичных учетных документов, оформляющих такого рода операции.

Если налоговый орган требует для ознакомления подлинник документа, надо иметь в виду, что согласно пункту 3.1 национального стандарта «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» (ГОСТ Р 7.0.8-2013) подлинником документа является первый или единичный его экземпляр.

В случае оформления документа на бумажном носителе с собственноручными подписями лиц, ответственных за оформление операции, такой экземпляр и является подлинником.

Законодательством не предусмотрена замена подлинника документа (при наличии обязанности представить подлинник) его электронным скан-образом с подписанием такого образа усиленными квалифицированными электронными подписями ответственных лиц всех участвующих сторон.