В письме от 5 декабря 2017 г. N 03-04-06/80616 Минфин напомнил, что согласно пункту 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ лиц все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей.

Согласно статье 188 ТК при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию), возмещаются расходы, связанные с использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме.

Минфин отметил, что, по мнению Минтруда, расходы, понесенные работником при использовании автотранспорта, не являющегося собственностью работника, но используемого им на законных основаниях, с ведома и в интересах работодателя, подлежат компенсации в соответствии со статьей 188 ТК.

Так что компенсации за использование автомобиля, принадлежащего работнику на законном основании (в том числе на основании договора аренды) и используемого в интересах работодателя, освобождаются от НДФЛ в размере, определенном соглашением сторон трудового договора.

При этом в организации должны иметься документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику на законном основании, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели и суммы произведенных в этой связи расходов.