В письме от 28.06.16 № 03-04-06/37671 Минфин напомнил, что согласно статье 168 Трудового кодекса в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возмещать работнику расходы по проезду. Порядок и размеры возмещения определяются колдоговором или локальным нормативным актом организации.

В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК не подлежат обложению НДФЛ компенсационные выплаты (в пределах норм), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

При оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы на проезд до места назначения и обратно, расходы на проезд в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок, на провоз багажа.

Трудовой кодекс и статья 217 НК не содержат ограничений в отношении видов транспорта, используемых работником для проезда до места назначения и обратно.

Поэтому суммы оплаты организацией аренды автомобиля или стоимости поездки на такси для проезда работников при нахождении их в командировке, для проезда в аэропорт или на вокзал в местах отправления, назначения или пересадок относятся к числу компенсационных выплат, связанных с исполнением налогоплательщиками трудовых обязанностей.

При этом в организации должны иметься соответствующие документы, подтверждающие использование арендованного автомобиля для служебных целей или позволяющие подтвердить использование работником такси для поездок в служебных целях.

В части подтверждения обоснованности расходов на командировки в целях налога на прибыль НК не регламентирует перечень документов или мероприятий, подтверждающих производственный характер.