Применяя универсальный передаточный документ (УПД), многие налогоплательщики сталкиваются с вопросом, куда подшивать оригинал — в папку со счетами-фактурами или в папку по расчетам с поставщиками? Использование одного документа вместо двух требует пересмотра системы документооборота организации, высказывает мнение ФНС на своем сайте.

В УПД содержится вся необходимая информация из счета-фактуры и первичного учетного документа. При этом никто не обязывает первичный учетный документ подшивать в папку по расчетам с поставщиками, указывает ФНС со ссылкой на советника государственной гражданской службы 2-го класса О.Г. Лапину. В регистре бухгалтерского учета может быть указан только идентификатор документа. И нигде не установлено, в каком порядке должны храниться документы, в том числе счета-фактуры. Поэтому порядок хранения документов, если они правильно систематизированы, может быть любым. Главное, чтобы по идентификационным признакам можно было быстро найти конкретный документ.

Есть организации, где все УПД подшивают и хранят отдельно. Для внутреннего обращения используют скан-образ нужного УПД, чтобы не искать его каждый раз в хранилище.

Поэтому каждая организация, заменяя два документа одним — УПД, должна решить, где и как их хранить, кто будет отвечать за сохранность и так далее. Все принятые решения, как правило, фиксируются в правилах документооборота организации.