Налоговые агенты могут объединить в один документ справку о доходах работника и сообщение о невозможности удержать НДФЛ. Это следует из постановления ФАС Уральского округа от 24.09.2013 № Ф09-9209/13.

По мнению суда, в случае невозможности удержать налог налоговый агент может подать только сообщение о невозможности удержать налог (по форме 2-НДФЛ с признаком «2»). Чтобы избежать штрафов, в сообщении нужно указать не только сумму несдержанного налога, но и все сведения, подлежащие указанию в справке формы 2-НДФЛ.

Налоговые агенты должны в обязательном порядке подать в инспекцию сведения о доходах физлиц и удержанном НДФЛ не позднее 1 апреля (п. 2 ст. 230 НК РФ). Сведения представляются по форме 2-НДФЛ.

Причем на первой странице в правом верхнем углу указывается так называемый признак — цифра «1».

Такая пометка означает, что налог за прошедший год удержан в полном объеме. Если же работодатель в силу разных причин не может удержать НДФЛ с доходов физлица, то об этом нужно сообщить инспекции и самому физлицу по той же форме 2-НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ). Только в этом документе необходимо проставить признак «2». По нему налоговики поймут, что работник должен самостоятельно уплатить налог в бюджет по полученным в прошлом году доходам. Но подать сообщение о невозможности удержать налог нужно намного раньше, чем обычную справку, — до 1 февраля.