Документально подтвержденные расходы по найму жилья во время командировки не облагаются НДФЛ в полной сумме

В компании установлен лимит расходов по найму жилья в командировке. Если работник превысил этот лимит, но имеет документы, подтверждающие фактические расходы, нужно ли облагать НДФЛ сумму, превышающую лимит? Нет, не нужно, считают в Минфине России (письмо от 04.07.12 № 03-04-06/6-204). Кроме того, всю сумму документально подтвержденных расходов на проживание командированного работника можно учесть при налогообложении прибыли.

По поводу освобождения от НДФЛ расходов на проживание в командировке чиновники отметили следующие. По общему правилу, не облагаются НДФЛ установленные законодательством компенсационные выплаты, связанные, в частности, с возмещением командировочных расходов (п. 3 ст. 217 НК РФ). Абзацем десятым пункта 3 статьи 217 НК РФ предусмотрено, что в доход командированного работника не включаются фактически произведенные и документально подтвержденные расходы по найму жилого помещения.

Таким образом, если имеется письменное заявление работника с указанием причин перерасхода и решение работодателя о возмещении полной стоимости платы за аренду жилья, то от НДФЛ освобождается вся сумму документально подтвержденных расходов на проживание в командировке, даже если она превышает установленный в компании лимит.

Кроме того, вся сумма компенсации расходов работника по найму помещения в месте командировки может быть учтена в целях налогообложения прибыли. И вот почему. На основании статьи 168 Трудового кодекса РФ работодатель обязан возместить командированному работнику его расходы, в частности, по найму жилого помещения. В целях налогообложения прибыли расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода (ст. 252 НК РФ). Расходы на командировки, в частности, на аренду жилого помещения, относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией (подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ).

Таким образом, при наличии документов, подтверждающих фактические расходы работника по найму помещения в месте выполнения служебного задания, сумму компенсации таких расходов можно учесть при налогообложении прибыли в полном размере.