Бояться электронной транспортной накладной – упускать выгоды для бухгалтерии

Отказ от бумажных транспортных документов – тренд, как ни крути. Правительство делает активные шаги в сторону цифровизации грузоперевозок. Так, в 2020 г. в Минтрансе запустили эксперимент по переходу на электронные путевые листы и транспортные накладные. Результаты ожидаем уже к концу этого года. А под финал 2021-го, надеемся, заработает и Суперсервис-22 «Безбумажные перевозки пассажиров и грузов».

В этой статье ответим на самые распространенные вопросы работников бухгалтерии по теме перехода на электронные транспортные накладные (далее – ЭТрН):

  • Законно ли оформлять этот документ в электронном виде?
  • Как его представлять в ФНС и другие контролирующие органы?
  • Кто на рынке уже использует электронные ТрН?
  • Какие выгоды, кроме экономии на бумаге и почтовых пересылках, даёт документ?

Легитимность электронной транспортной накладной

Транспортная накладная – первичный учётный документ. На её основании покупатель и продавец ведут учёт. Также ТрН необходима для расчётов с перевозчиком. Подробнее порядок документооборота перевозочных документов отражён в Постановлении Правительства РФ от 15.04.2011 года № 272 «Об утверждении Правил перевозок грузов автомобильным транспортом».

Согласно Федеральному закону № 402 «О бухгалтерском учёте» от 6 декабря 2011 года все первичные учётные документы разрешено оформлять в электронном виде. В законе перечисляются обязательные реквизиты, которые должны содержаться в такой первичке. Среди них – наименование документа, дата его составления, содержание факта хозяйственной жизни и др.

Если взглянуть на электронные транспортные накладные, обмен которыми возможен в сервисе Synerdocs с 2018 года, то мы увидим все заявленные реквизиты. Получается, что ЭТрН – абсолютно легитимный документ, который может беспрепятственно использоваться бизнесом в грузоперевозках.

Представление в налоговую, суды 

Что делать, если ФНС истребовала транспортные накладные, а ваша компания используют эти документы в электронном виде?

Письмо ФНС РФ от 23.03.2017 года №ЕД-4-15/5364@ сообщает, что организации могут оформлять ТрН электронно. Ну а так как ФНС (пока) не регламентирует формат ЭТрН, следует обратиться к Письму Министерства финансов РФ от 11.01.2012 года №03-02-07/1-1. Здесь рассказывается о порядке представления этих документов в контролирующие органы. Иными словами, если вы хотите отправить ЭТрН в ФНС или даже в суд в качестве доказательств, то следуйте этой простой инструкции:

  1. Выгрузите документ(ы) из сервиса ЭДО.
  2. Распечатайте.
  3. Заверьте печатью организации и собственноручной подписью руководителя.
  4. Отправьте по месту требования.

Такая схема будет аналогична для всех неформализованных электронных документов.

Кто использует ЭТрН в России

Сервис Synerdocs первым на рынке представил компаниям возможность обмениваться юридически значимыми электронными транспортными накладными. Сегодня более 5 000 российских организаций оформляют ТрН в электронном виде. Среди них – многие известные ритейлеры, торговые сети, транспортно-логистические и экспедиторские организации.

Выгоды электронной транспортной накладной для бухгалтера

Документ могут использовать все участники цепи поставки – грузоотправитель, транспортная компания, грузополучатель. Отдел бухгалтерии с каждой стороны получает массу выгод от перехода на ЭТрН:

  • на 70% уменьшается трудоёмкость по обработке документов;
  • поиск нужных экземпляров в электронном архиве занимает мгновения;
  • в разы ускоряется подготовка к налоговым проверкам;
  • в документообороте царит порядок и исключаются штрафы из-за отсутствия оригиналов;
  • сокращается время на восстановление документов;
  • появляется возможность для оперативных корректировок поставок.

Как работать с ЭТрН

Предусмотрено несколько вариантов работы. Наиболее удобные для бухгалтера – это веб-клиент (который открывается в любом современном браузере) или привычная учётная система, интегрированная с сервисом Synerdocs (например, 1С или SAP).

Для подписания электронной транспортной накладной грузоотправитель, грузополучатель и ТЛК используют сертификат квалифицированной электронной подписи. Но в соответствии с Федеральным законом № 63 «Об электронной подписи» организации, участвующие в документообороте друг с другом, вправе сами решать, какой вид ЭП применять. При разработке решения «ЭДО в грузоперевозках» специально для водителей было предусмотрено использование простых ЭП с помощью подписания через чат-бот в Viber или SMS.

Автор: Евгения Герасимова, сервис Synerdocs