Организация вправе учесть в расходах суммы возмещения коммунальных платежей за жилье, арендованное сотрудником на период командировки, и не удерживать НДФЛ с них

Вопрос:

В соответствии со "ст. ст. 167" и "168" ТК РФ при направлении работника в служебную командировку ему гарантируется возмещение расходов, связанных со служебной командировкой: расходы по проезду, расходы по найму жилого помещения, дополнительные расходы, связанные с проживанием вне места постоянного жительства (суточные), а также иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

В ряде случаев, например, при длительных командировках за пределы РФ, в стране командирования экономически невыгодно пользоваться услугами гостиниц и отелей. В таких случаях работники ОАО арендуют квартиры, заключая договоры со специализированными компаниями.

При этом в стоимость аренды жилого помещения не включаются коммунальные услуги (электроэнергия, газ, вода). Данные услуги, согласно заключенным договорам, оплачиваются на основании отдельных квитанций на конкретный вид услуг, выставляемых коммунальными компаниями и передаваемых арендодателем арендатору (работнику).

Согласно "п. 3 ст. 217" НК РФ оплата работнику проезда, других целевых расходов, связанных с проездом к месту командирования и обратно, жилья, суточных освобождается от обложения НДФЛ.

На основании "пп. 12 п. 1 ст. 264" НК РФ в целях налогообложения прибыли учитывается в составе прочих расходов оплата проезда к месту командирования, оплата жилого помещения и других документально подтвержденных командировочных расходов.

Уменьшают ли налоговую базу по налогу на прибыль организаций, а также освобождаются ли от налогообложения НДФЛ суммы возмещаемых работникам расходов по оплате коммунальных платежей за жилье, арендованное для проживания в период командировки?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 5 декабря 2011 г. N 03-03-06/1/802

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу учета сумм возмещения организацией расходов сотрудников по оплате коммунальных платежей за жилые помещения, арендованные для их проживания в период командировки, и сообщает следующее.

В части налога на прибыль организаций.

Согласно "п. 1 ст. 252" Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты.

Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).

Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
"Подпунктом 12 п. 1 ст. 264" НК РФ предусмотрено, что к прочим расходам, связанным с производством и реализацией, относятся расходы на командировки, в частности, наем жилого помещения. По этой статье расходов подлежат возмещению также расходы работника на оплату дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах (за исключением расходов на обслуживание в барах и ресторанах, расходов на обслуживание в номере, расходов за пользование рекреационно-оздоровительными объектами).

Таким образом, возмещение сотрудникам расходов по оплате коммунальных услуг за арендованное жилое помещение на период командировки может учитываться в составе прочих расходов, связанных с производством и реализацией, при условии его соответствия положениям "ст. 252" НК РФ.

В части налога на доходы физических лиц.

Согласно "п. 3 ст. 217" НК РФ не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц все виды установленных действующим законодательством Российской Федерации, законодательными актами субъектов Российской Федерации, решениями представительных органов местного самоуправления компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных, в частности, с исполнением налогоплательщиком трудовых обязанностей (включая возмещение командировочных расходов).

В "абз. 10 данного пункта" указано, что при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются, в частности, фактически произведенные и документально подтвержденные целевые расходы по найму жилого помещения.

Суммы возмещения организацией расходов работников по оплате коммунальных платежей в жилых помещениях, арендованных для их проживания в период командировки, не подлежат обложению налогом на доходы физических лиц, поскольку такие расходы включаются в состав расходов по найму жилого помещения, предусмотренных "п. 3 ст. 217" НК РФ.

При этом в организации должны иметься соответствующие оправдательные документы, подтверждающие осуществление расходов по оплате коммунальных платежей за период нахождения сотрудников организации в командировке.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
С.В.РАЗГУЛИН