Истребуемые налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в виде заверенных проверяемым лицом копий.

Могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы заверения многостраничных документов как заверение каждого отдельного листа, так и прошитие многостраничного документа и заверение его в целом.

При прошивке многостраничного документа необходимо обеспечить возможность свободного чтения текста каждой страницы, всех дат, виз, резолюций, свободного копирования каждого листа техникой. Следует исключить возможность механического разрушения (расшития) подшивки (пачки) при изучении копии. Все листы должны быть пронумерованы. При заверении нужно указать общее количество листов (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа (либо на отдельном листе) должны быть проставлены определенные реквизиты. Это "Подпись", "Верно", должность заверившего лица, личная подпись, расшифровка подписи (инициалы, фамилия), дата заверения. Данный лист должен содержать надпись "Всего пронумеровано, прошнуровано, скреплено печатью ____ листов" (количество листов указывается словами).

Для обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами ограничения на повторное истребование документов рекомендуется представлять документы с сопроводительным письмом и описью представляемых материалов.

ПИСЬМО МИНФИНА РОССИИ ОТ 7 АВГУСТА 2014 Г.

N 03-02-РЗ/39142

"О ЗАВЕРЕНИИ КОПИЙ ДОКУМЕНТОВ, ПРЕДСТАВЛЯЕМЫХ В НАЛОГОВЫЕ ОРГАНЫ"

В связи с поступающими обращениями по  вопросу о заверении копий документов, представляемых в налоговые органы, Минфин России разъясняет следующее.

В соответствии с абзацем  вторым  пункта  2  статьи  93   Налогового кодекса Российской Федерации  (далее  -  Кодекс)  истребуемые   налоговым органом документы представляются налогоплательщиком в налоговый орган   в виде заверенных проверяемым лицом копий.

В соответствии с подпунктами  23  и  25  пункта  3.1   Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013 "Система стандартов   по информации,  библиотечному  и  издательскому  делу.    Делопроизводство и архивное  дело.  Термины   и   определения",   утвержденного   приказом Росстандарта от 17.10.2013 N 1185-ст, копией документа является экземпляр документа, полностью воспроизводящий  информацию  подлинника   документа.

Заверенной копией документа  является  копия  документа,  на    которую в соответствии  с  установленным   порядком   проставляются     необходимые реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно пункту 3.26 Государственного стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы  документации   "Унифицированная система  организационно-распорядительной  документации. Требования к оформлению  документов",  утвержденного   постановлением     Госстандарта Российской Федерации от 03.03.2003 N 65-ст, при  заверении   соответствия копии  документа  подлиннику  ниже  реквизита  "Подпись" проставляются: заверительная надпись: "Верно", должность лица, заверившего копию; личная подпись; расшифровка подписи (инициалы, фамилия); дата заверения.

Необходимо учитывать цели представления в  налоговые  органы   копий документов налогоплательщика, а именно  их  дальнейшее    использование в контрольной работе, в том числе в качестве доказательственной базы.

Таким образом, могут быть поддержаны существующие в деловой практике способы  заверения  многостраничных  документов  как  заверение   каждого отдельного  листа  копии  документа,  так  и  прошитие   многостраничного документа и заверение его в целом.

При этом при прошивке многостраничного документа необходимо:

  • обеспечить возможность свободного чтения текста каждого документа в пошивке, всех дат, виз, резолюций и т.д. и т.п.;
  • исключить возможность механического разрушения (расшития)   подшивки  (пачки) при изучении копии документа;
  • обеспечить возможность свободного  копирования  каждого   отдельног листа документа в пачке современной  копировальной  техникой  (в   случае необходимости представления копии документа в суд);
  • осуществить  последовательную  нумерацию  всех  листов  в   подшивке (пачке) и при заверении  указать  общее  количество  листов  в   подшивке (пачке) (кроме отдельного листа, содержащего заверительную надпись).

На оборотной стороне последнего листа  (либо  на  отдельном   листе) должны  быть  проставлены  следующие  реквизиты:  "Подпись",     "Верно", должность лица, заверившего копию, личную подпись;  расшифровку   подписи (инициалы, фамилию), дату заверения.  Указанный  лист  должен   содержать надпись: "Всего  пронумеровано,  прошнуровано,  скреплено  печатью   ____ листов" (количество листов указывается словами).

При этом с целью обеспечения прав налогоплательщиков и контроля ими выполнения налоговыми органами  ограничения  на  повторное   истребование документов,   предусмотренного   пунктом   5   статьи      93    Кодекса, налогоплательщикам рекомендуется представлять  истребуемые  документы  с сопроводительным письмом и описью представляемых документов.

                                                            С.Д. Шаталов