В случаях, когда организации взаимодействуют с поставщиками, зарегистрированными на территориях иностранных государств, не имеющих филиалов или представительств в РФ, зачастую документы поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий.

Минфин России разъяснил следующее.

Согласно закону о бухучете каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом, который составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

С учетом изложенного расходы для целей налогообложения могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Иными словами, сканированные либо сделанные иным способом копии первичных документов не являются оправдательными документами, достаточными для признания расходов в целях налогообложения прибыли.

Вопрос: Организация импортирует из различных стран (Китай, Гонконг, Сингапур, Тайвань, Нидерланды, Польша, Швеция, Финляндия, Чешская Республика, Турция, Великобритания, Швейцария, Словения, Германия, США, Литва, Южная Корея) для последующей перепродажи товар: партии цифровой и бытовой техники.

При этом организация взаимодействует с большим количеством поставщиков - иностранных организаций, зарегистрированных на территории иностранных государств и не имеющих филиалов или представительств в РФ.

Такие документы, как инвойсы, спецификации и упаковочные листы на партии товара, поступают в организацию по факсу либо по электронной почте в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.

В ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ (далее - Закон N 402-ФЗ) "О бухгалтерском учете" предусмотрено, что первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

Абзацем 4 п. 1 ст. 252 НК РФ предусмотрено, что под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором). Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Однако документы от иностранных контрагентов (инвойсы, спецификации и упаковочные листы) зачастую не поступают в организацию в оригинальном виде, а только в виде скан-копий или фотокопий, выполненных с оригинала на бумажном носителе.

Правомерно ли для целей налога на прибыль и бухгалтерского учета учитывать расходы, подтвержденные документами, поступившими по электронной почте или по факсу, в отсутствие оригиналов документов, предусмотренных Законом N 402-ФЗ?

Ответ:

МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО

от 13 февраля 2020 г. N 03-03-06/1/9882

Департамент налоговой и таможенной политики рассмотрел письмо от 22.01.2020 и сообщает, что в соответствии с Регламентом Министерства финансов Российской Федерации, утвержденным приказом Министерства финансов Российской Федерации от 14.09.2018 N 194н, в Министерстве финансов Российской Федерации, если законодательством не установлено иное, не рассматриваются по существу обращения организаций по проведению экспертизы договоров, учредительных и иных документов организаций, по оценке конкретных хозяйственных ситуаций.

Вместе с тем необходимо отметить, что в соответствии с пунктом 1 статьи 252Налогового кодекса Российской Федерации (далее - НК РФ) расходами в целях налогообложения прибыли организаций признаются экономически оправданные и документально подтвержденные затраты, произведенные для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.

Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы.

Согласно статье 9 Федерального закона от 06.12.2011 N 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" каждый факт хозяйственной жизни подлежит оформлению первичным учетным документом. Первичный учетный документ составляется на бумажном носителе и (или) в виде электронного документа, подписанного электронной подписью.

В соответствии с пунктом 1 статьи 6 Федерального закона от 06.04.2011 N 63-ФЗ "Об электронной подписи" информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, признается электронным документом, равнозначным документу на бумажном носителе, подписанному собственноручной подписью, и может применяться в любых правоотношениях в соответствии с законодательством Российской Федерации, кроме случая, если федеральными законами или принимаемыми в соответствии с ними нормативными правовыми актами установлено требование о необходимости составления документа исключительно на бумажном носителе.

Таким образом, если расходы осуществлены на территории Российской Федерации, они могут быть подтверждены документами, оформленными в электронном виде и подписанными квалифицированной электронной подписью (электронной цифровой подписью), в случаях если федеральными законами или иными нормативными правовыми актами не устанавливается требование о составлении таких документов на бумажном носителе.

Заместитель директора Департамента

А.А.СМИРНОВ