Передача рабдоков на хранение

Можно ли передать рабочие документы аудиторов на хранение фирме, которые оказывают услуги по хранению и архивации документов?

У нас пытаются обсуждать этот вопрос при условии, если свои замки на шкафы поставим или придумаем еще какие-то требования к архиватору по соблюдению конфиденциальности.

Я не вижу никаких вариантов этого, так как есть ст. 119-фз:
2. Аудиторские организации и индивидуальные аудиторы обязаны обеспечивать сохранность сведений и документов, получаемых и (или) составляемых ими при осуществлении аудиторской деятельности, и не вправе передавать указанные сведения и документы или их копии третьим лицам либо разглашать их без письменного согласия организаций и (или) индивидуальных предпринимателей, в отношении которых осуществлялся аудит и оказывались сопутствующие аудиту услуги, за исключением случаев, предусмотренных настоящим Федеральным законом и другими федеральными законами.

Как считаете?

Можно еще сейфы в госбанке арендовать.

Можно и в "сейфы ОБЭП складывать"...

Там они наверняка потеряются

Наоборот, будут хранить как зеницу ока.

А кто-нибудь хранит рабдоки только в электронном виде, без бумаги?

Микс, когда я читаю Вас, скупая слеза умиления соскальзывает по моей небритой щеке на горячую клавиатуру нотбука. Как последняя дань чувства моей уходящей молодости...

Ну где Вы такое видели, чтобы в ОБЭП например изъятые документы хранились как зеница ока?. Сейф сотрудника большой, но и он не вместит изымаемых порой грузовиками бухгалтерских документов. И валяются они у них в кабинетах где не попадя - на шкафах, на столах, на полу в углах, по ним ходят, на них едят (и выпивают тоже). И те у кого изымали сталкивались с такой ситуацией, что назад изъятое (не приобщенное к делу , если таковое состоялось) обратно забрать бываеточень трудно, почти невозможно. Потерялись-с..

А электронный вид - это нормально, продвинуто и технически очень даже возможно. Но думаю все-равно будут держать и на бумаге. Менталитет-с. В солидных КБ всегда были и сейчас есть подразделения микрофильмирования (переводят с бумаги КД в микрофильмы), но в кальках документы все-рвано держат.

Честно говоря, тоже не могу решиться, чтобы все оставить только в электроннном виде.
На форуме уже обсуждался этот вопрос. Кажется сошлись на том, что при хранении в электронном виде помимо обеспечения сохранности и разграничения доступа нужна еще электронная цифровая подпись.Но это получается, что каждому аудитору (и ассистенту) надо сделать эту подпись.
Проблема с местом хранения РД становится актуальной.

А есть те, кто использует программы типа AuditNet, Audit XP и т.п. и формируют рабдоки в них? Тоже потом их распечатываете, чтобы поставить подпись?

Надо решиться, потому что распечатывание, нумирование, сшивание и прочее обрамление - это рабочее время и не малое (опять условия труда блин)

Мне кажется, архивирование - это отличная идея!

Микс

А есть те, кто использует программы типа AuditNet, Audit XP и т.п. и формируют рабдоки в них? Тоже потом их распечатываете, чтобы поставить подпись?

Да, распечатываем, ставим две подписи (составил, проверил). Точнее, два личных штампа-идентификатора Хранить в электронной форме - не покатывает.

Елена Форос
Мне кажется, архивирование - это отличная идея!

С днем рожденья

Грэг
Да, распечатываем, ставим две подписи (составил, проверил). Точнее, два личных штампа-идентификатора Хранить в электронной форме - не покатывает.

Грэг,почему? Из-за подписи? Ведь в программах, наверняка есть разделеление доступа и что-то типа визирования, когда после определенной отметки руководителя никто ничего в доках изменить не может.

Мы не можем перейти совсем на электронный вариант, потому что:
- считаю,что тогда все должно быть в электронном виде, а не симбиоз - часть в электронном, часть - на бумаге. Пока не получается, потому что те документы, которые изначально существют только на бумаге нужно сканировать или фотографировать, это дополнительные трудозатраты.
-в отдельных случаях возникает двойная работа. Есть ситуации, когда распечатать бланк и заполнить его вручную удобнее, чем таскать с собой ноутбук. Например, наблюдение за инвентаризацией.Получается, что сначала - на бумаге написала, а потом - в программу еще введи то же самое.
- работа с бумажным текстом для многих удобнее, легче сделать какие-то отметки.
- и еще не понятно, подпись все-таки нужна или достаточно просто фамилии или какой-то другой идентификации.

Мне грустно... И это в век сполошной компьютеризации, телекоммуникации, стандартизации...

Инвентаризации...

Мне плохо... Блллл-ээээ

Да потому, что в нынешних условиях внедрение системы электронно-цифровой подписи - детские фантазии. Без этого любая программа с любым ограничением доступа - ваша домашняя (корпоративная) игрушка, а ваш рабдок без ПОДПИСЕЙ на нем силу документа иметь не будет. Что важно при проверках контроля качества, при обращении в суд и т.д. и т.п.

Как доказывать, что данный электронный документ ДЕЙСТВИТЕЛЬНО подписал аудитор Иванов и контролер качества Петров - без документа на бумаге или без процедуры ЭЦП? А как вы собираетесь ставить надпись "копия верна" на аудиторских доказательствах?

Короче, проще и быстрее - хранить все на бумаге. Переплетать, расставлять штампы, нумеровать и штамповать могут секретарши с низкой оплатой и помощники аудиторов. А компьютеризация нужна, чтобы выводить на бумагу просто и быстро. А личные штампы у себя завели, чтобы не отсохли руки подписывать жуткие горы документов.

Так что интенсификация аудиторского процесса - на марше! Равно как и рационализация.