Аудитор запросил договоры и пр.документы в виде скан-копий

День добрый.
Аудитор не вышел на проверку в офис аудируемого лица. Требует выслать документы, в том числе договоры в виде скан-копий на электронный адрес. Устала отвечать, что документы есть на бумажном носителе в папках. Готовы предоставить. Все предыдущие аудиторы проверяли на месте и сканировали, все что требуется. Как объяснить, что аудитор не прав? Или прав?

В начале аудита организация должна была подтвердить (в договоре или письме-соглашении), что предоставит любую информацию. Способ предоставления информации обычно не оговаривается. Сложно сказать, кто прав или не прав. Скорее формально прав аудитор, который запрашивает информацию в виде скан-копий. В целом, это больше рабочий момент взаимодействия, который конечно лучше урегулировать путем переговоров.

А какие условия обговаривались при согласовании аудиторской проверки? 

Андрей,
Благодарю заответ

Оптимистка, Pator,
Предоставить место, принтер, ксерокс, доступ в интернет, доступ к бух.программе. Все условия

Оптимистка
Предоставить место, принтер, ксерокс, доступ в интернет, доступ к бух.программе. Все условия

Тогда странно. Пусть приезжают и сканируют. Как говорится, оригинал надежнее, чем скан - повысят качество своих доказательств заодно))

Pator,
Спасибо!

Оптимистка, опять же надо узнавать о чем договаривались.
Аудитор с вами договаривался , вы собственник аудируемого лица ? Просто может быть аудитор с собственником договорился, что проверка будет удаленно посредством предоставления сканов.

Просто вот я например изначально обговариваю этот момент и сообщаю, что цена аудита и сроки сильно зависят от того в каком виде мне предоставят информацию и поэтому я говорю,что я буду просить сканы документов, а я всегда прихожу к аудируемому лицу. В ином случае, договор увеличивается на размер оплаты труда помощника который будет делать эти сканы.

На практике чаще всего, все договора уже есть в сканах. Остается только первичка. а по ней так же все зависит от договоренностей.

P.s. интересное слова скан-копия. только в этом году начал его встречать. 

Владимир,
Я бухгалтер. С мной никто не договорился. Да, и сканера нет у бухгалтера.
Завтра аудитор приедет смотреть документы

Да, и сканера нет у бухгалтера.

Неужели и телефон у бухгалтера кнопочный? Или на охране телефоны отбирают, как в одной уважаемой компании?

Завтра аудитор приедет смотреть документы

Хоть чаем с печеньками угостите. И за одним процесс взаимодействия на проверке конструктивно обсудите. 


Аудитор прав понятийно, так как никаких гарантий, что ваш документооборот идеален, у него нет. Искать документы в ваших папках он может долго и это не его работа. И скорее всего аудитор прав и юридически, так как формат предоставления документов аудиторы редко забывают прописать в договоре. 

Оптимистка
Владимир,
Я бухгалтер. С мной никто не договорился. Да, и сканера нет у бухгалтера.
Завтра аудитор приедет смотреть документы

понятно 

значит надо на всякий случай у руководства уточнить о договоренностях

не вижу смысла создавать конфликт с аудитором с первых шагов.

Оптимистка, неужели сложно организовать работу так, чтобы всем было удобно: вы обеспечиваете аудитора документами, он вас в офисе не отвлекает. Какое-то время потратите пока он наберёт нужное количество документов. А если у бухгалтера нет сканера, то бедный аудитор и бухгалтер. 

Пендрагон,
Руководитель не разрешает контактировать напрямую с аудиторами. Все через него

Escapist,
В должностных обязанностях бухгалтера нет обязанности по сканированию документов для аудитора. Сама имела удовольствие участвовать в аудиторских проверках. Все сами находили, копировали и пр.
Благодарю за ответы

Всегда удивляют клиенты, которые там смело дают папки с оригиналами документов. Не сами документы с описью под роспись о получении, а просто папочки. Как минимум, аудитор с высокой вероятностью положит их обратно в папку не в то место, где они лежат, как максимум, вообще не в ту папку или забудет на сканере, потому что сканировать их он все равно, скорее всего, будет, т.к. работать за столом, на котором помимо ноутбука еще 10 папок, неудобно. А документы еще с высокой вероятностью понадобятся при проверке других разделов учета

Оптимистка
Руководитель не разрешает контактировать напрямую с аудиторами. Все через него

Значит такова степень контроля руководства и недоверия уполномоченным сотрудникам. 

Руководитель не разрешает контактировать напрямую с аудиторами. Все через него

+

В должностных обязанностях бухгалтера нет обязанности по сканированию документов для аудитора.

Весьма показательно. 

Оптимистка, я аудитор. Иногда в таких условиях приходится работать...
Например, клиент насмерть сшивает папочки с документами и не разрешает расшивать, а "кирпич" сшитый - толщиной в среднем сантиметров 10. Тут хоть убейся, нормально отсканировать сложно. Как эту папочку распластать на стекле сканера?(((
Слава богу, сейчас есть бесплатные программы для смартфонов, айфонов по сканированию документов, приходится, чтобы не остаться "без шеи", строить пирамиду из папок, на нее сверху искомую папищу, и пошла сканировать на телефон, потом перекинула на комп, и вуаля.
И про забубенный документооборот клиентов у меня много чего сказать: одни клиенты первичку шьют в хронологическом порядке в течение месяца, другие - в алфавитном, а внутри алфавита - по хронологии, третьи - 60 счет делят на НДСных контрагентов, безНДСных, или АО и ООО и некоммерческие и еще как - нибудь. А может оказаться, что аудитор убился в поиске документа, все пролистал, а его просто не подшили.
Самый оригинальный документооборот, который я видела: учет в 1С нормальный, а подшивка - в зависимости от "фамилии бухгалтера": например, один из 40 бухгалтеров ведет учет определенного вида реализации, закупок, приход, расход МПЗ - и вся эта солянка в одной папочке.
Также, по моему мнению, имеются риски для аудитора в части работы только со сканами: у аудируемого лица есть возможность фальсификации документа.  

Так, вспомнилось вдруг -

Ты, Марусь, меня не зли
И конфликт со мной не дли -
Мне намедни из Парижу
Гильотину привезли
(С) Леонид Филатов

Формальные договорённости и инструкции - это круто. Но! Не всегда надо быть формалистом. Иначе... Аудитор тоже человек. И, найдя любую муху, сможет из неё сделать не одного слона, а целое стадо. Так что... С аудиторами лучше дружить (бухгалтерам). И с бухгалтерами (аудиторам). Иначе... - "Моментально... В море!" (С) сами знаете откуда.

Оптимистка
Пендрагон,
Руководитель не разрешает контактировать напрямую с аудиторами. Все через него

А кто выбирал аудитора ?
Руководитель = собственник ?

похоже конфликт уже есть, до появления аудитора. Тогда вопрос о сканах это вообще не то ,о чем стоит беспокоиться.

SNU
Слава богу, сейчас есть бесплатные программы для смартфонов, айфонов по сканированию документов, приходится, чтобы не остаться "без шеи", строить пирамиду из папок, на нее сверху искомую папищу, и пошла сканировать на телефон, потом перекинула на комп, и вуаля.

порекомендуйте пожалуйста программку

В отношении сканирования и стопки папок на столе..
У нас есть клиент, который принципиально не дает на вынос никаких копий, и уж тем более не присылает сканы по электронке. Работаем с оригиналами. Если находим нарушение и нужны копии - только через согласование с руководством по описи. А чтобы аудитору не копошиться в этой огромной куче папок с непредсказуемыми принципами их формирования, на все запрошенные документы клиент делает закладки. При таком подходе гора папок через 15 минут тает и не надо нигде копаться..
Так что в большинстве случаев все зависит от договоренностей и взаимного уважения аудитора и клиента: аудитор не тратит время на поиск нужных документов, клиент - на сканирование всего подряд.

S_Vetka, самый лучший подход. Сам так стараюсь делать.

S_Vetka
В отношении сканирования и стопки папок на столе..
У нас есть клиент, который принципиально не дает на вынос никаких копий, и уж тем более не присылает сканы по электронке. Работаем с оригиналами. Если находим нарушение и нужны копии - только через согласование с руководством по описи. А чтобы аудитору не копошиться в этой огромной куче папок с непредсказуемыми принципами их формирования, на все запрошенные документы клиент делает закладки. При таком подходе гора папок через 15 минут тает и не надо нигде копаться..
Так что в большинстве случаев все зависит от договоренностей и взаимного уважения аудитора и клиента: аудитор не тратит время на поиск нужных документов, клиент - на сканирование всего подряд.

У нас тоже есть такой клиент, только клиент согласен на увеличение срока и стоимости проверки в связи с тем, что нельзя копии снимать, а клиент крупный, всегда попадает в выборку СРО. Первичка фактически переписывается аудитором в рабдокт

Escapist,

Владимир Фаворский

SNU
Слава богу, сейчас есть бесплатные программы для смартфонов, айфонов по сканированию документов, приходится, чтобы не остаться "без шеи", строить пирамиду из папок, на нее сверху искомую папищу, и пошла сканировать на телефон, потом перекинула на комп, и вуаля.

порекомендуйте пожалуйста программку

Lens от Microsoft.
Гонит в pdf исправляя искажения.
[play.google.com]