Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит

Хранение аудиторской документации после ликвидации

Татьяна  3b91  
19.02.2021, 19:11
Добрый день!
Подскажите, пожалуйста! Если аудиторская компания ликвидируется, можно ли сдать все документы, накопленные по аудиту, за последние 5 лет, в негосударственный (коммерческий) архив, так как больше сдать некуда? Как при этом соблюсти обеспечение конфиденциальности информации по сданным документам?
Спасибо всем откликнувшимся!
19.02.2021, 20:30
Интересный вопрос. Можно я его немного расширю?
Аудиторская фирма перестала быть аудиторской. Сменила профиль и стала торговать, скажем, мясом. Что делать с  "вещдоками" и прочей макулатурой?
Татьяна  3b91  
20.02.2021, 09:57
Mark, Вы должны хранить РД в течение установленных сроков: 5 лет после года выдачи АЗ. 
ACACO  
20.02.2021, 10:04
Неправильно поставлен вопрос. подмигнул
Правильно: Какие последствия за "несохранение"?
Что выгоднее (затратнее)  сохранять или административный штраф (капитализьм однако)?
КОАП:
Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, -
влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от одной тысячи до трех тысяч рублей; на должностных лиц - от трех тысяч до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от пяти тысяч до десяти тысяч рублей.


Статья 13.25. Нарушение требований законодательства о хранении документов и информации, содержащейся в информационных системах
2. Неисполнение обществом с ограниченной (дополнительной) ответственностью или унитарным предприятием обязанности по хранению документов, которые предусмотрены законодательством об обществах с ограниченной ответственностью, о государственных и муниципальных унитарных предприятиях и принятыми в соответствии с ним нормативными правовыми актами и хранение которых является обязательным, а также нарушение установленных порядка и сроков хранения таких документов -
влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от двух тысяч пятисот до пяти тысяч рублей; на юридических лиц - от двухсот тысяч до трехсот тысяч рублей.

P.s. ст.13.25, на мой взгляд, о другом, об учредительных, орг-распрядительных и подобное ...
Думайте сами, решайте сами...смайлик
Андрей  cc19  
20.02.2021, 12:36
По поводу конфиденциальности вопрос интересный.
Непонятен субъект конфиденциальности, если АО больше нет. Кому надо ее соблюдать?
С другой стороны аудиторы остались наверное и ущерб от этой инфы м.б.кому-то причинен.
А вот хранить РД уже точно не требуется, поскольку хранить обязана именно АО.

Я бы все РД сжег бы, а пепел по Волге развеял или там Енисею )))
Аудитор  e036  
20.02.2021, 19:19
ACACO, как можно оштрафовать юрлицо, которое ликвидировано?
ACACO  
24.02.2021, 11:42
Аудитор, оштрафовать можно бывших должностных лиц и собственников...
24.02.2021, 12:53
А кто будет проверять, если и организация и ф/л перестанут быть членами СРОА?
Аудитор  e036  
24.02.2021, 14:16
ACACO, есть судебная практика или Вы предполагаете?
Ольга  0db4  
24.02.2021, 14:45
Сразу вспомнила про "несколько пожизненных сроков" (финал КС 10.02), ну дальше помнитеслушай старших!
Mia mia  56a7  
24.02.2021, 15:36
ACACO
Аудитор, оштрафовать можно бывших должностных лиц и собственников...
Это чьи мечты? 
Татьяна  3b91  
24.02.2021, 16:04
И все-таки, я не понимаю, что делать с этим богатством в виде РД. Есть ли обязанность хранить или нет? 
avatar
Escapist  
24.02.2021, 16:43
Вопрос хранения документов при ликвидации фирмы (или смены деятельности) имеет нюанс применительно к аудиторской деятельности исходя из расширения круга заинтересованных в сохранности ее документов лиц.
РД могут содержать конфиденциальную информацию клиентов. Эта информация может быть истребована при необходимости по суду, в том числе и в интересах собственников экс-клиентов. Далее, физлица аудиторы могут продолжать свою аудиторскую деятельность, даже при смене деятельности фирмы, РД могут понадобится для контроля. Доступ РД может быть запрошен экс-клиентов для нового аудитора организаций. Это неполный перечень, просто что пришло в голову навскидку))). 

Исходя из этого, считаю что: 1) РД хранить необходимо установленный срок (5 лет с даты АЗ)
2) при рассмотрении вопроса о подходе к хранению необходимо учитывать конфиденциальность клиентов. Выбранный подрядчик - архивариус должен на уровне договора нести ответственность за обеспечение конфиденциальности.
 3) один из очевидных способов не платить за хранение, это отсканировать / сфотографировать все бумажные документы. Затем актом зафиксировать, что бумажные оригиналы уничтожены. Цифровые копии видимо придется хранить директору и/или учредителю. По механизму, где хранить цифровые копии, вопрос интересный. Если онлайн хранилища, то нужно смотреть договоры, как там обеспечена конфиденциальность. Но наверно в сейфе экс-директора хранить жесткий диск тоже можно.
Татьяна  3b91  
24.02.2021, 17:33
Escapist, спасибо!
По поводу сканирования документов: бумажные оригиналы точно можно уничтожать? 
В таком случае получится, что не будет обеспечена сохранность документов в течение оставшегося срока хранения. Сканы-это не документы с эл.подписью. 
avatar
Escapist  
24.02.2021, 20:29
Татьяна
Escapist, спасибо!
По поводу сканирования документов: бумажные оригиналы точно можно уничтожать? 
В таком случае получится, что не будет обеспечена сохранность документов в течение оставшегося срока хранения. Сканы-это не документы с эл.подписью. 
Я же только про специфику аудиторской документации, а не про "собственные" документы аудиторской фирмы (те же акты по услуги аудита  или трудовые документы по работникам) - для последних - обычный подход и обычные риски, что есть у любого хоз.общества.

Оригиналов документов клиента у аудитора все равно не должно быть, только копии. Что касается самих РД (документов составленных самих аудитором), то требования подписывать их ЭЦП и/или распечатывать бумажные оригиналы с живой подписью нет. В конце концов РД может быть в виде электронной базе в аудиторской программе. 

Давайте также уточню, что помимо сканирования /фотографирования результаты оцифровки РД нужно сложить в струкутированный аудиторский файл. И оформить также специальный РД про проведенные работы по архивированию, той датой когда работы фактически проведены, и за подписью видимо руководителя фирмы, вложив этот РД в электронный аудиторский файл. Согласно МСА работы по архивированию разрешается проводить после даты заключения.
Татьяна  3b91  
25.02.2021, 10:41
Escapist, спасибо Вам большое!
25.02.2021, 12:04
Escapist
Но наверно в сейфе экс-директора хранить жесткий диск тоже можно.
+10
Ага  , в сейфе у пенсионера дома))) , вообще,  идеальную картинку нарисовали. 
ACACO  
25.02.2021, 13:21
Есть такая поговорка: "Дешевле убить, чем прокормить..."подмигнул
avatar
Escapist  
25.02.2021, 13:40
elena-kuch
Escapist
Но наверно в сейфе экс-директора хранить жесткий диск тоже можно.
+10
Ага  , в сейфе у пенсионера дома))) , вообще,  идеальную картинку нарисовали. 
А что у пенсионеров нет сейфов? Или нет дома?
Татьяна  3b91  
25.02.2021, 13:48
Если ст.13 Закона об аудиторской деятельности предусмотрена обязанность аудиторских организаций хранить рабочие документы, то можно ли рассуждать, что так как организация более не является аудиторской и вышла из СРО в связи с ликвидацией, то и обязанности хранить нет? 
Андрей  cc19  
25.02.2021, 14:17
Татьяна
Если ст.13 Закона об аудиторской деятельности предусмотрена обязанность аудиторских организаций хранить рабочие документы, то можно ли рассуждать, что так как организация более не является аудиторской и вышла из СРО в связи с ликвидацией, то и обязанности хранить нет?
Уже с самого начала Вам об этом писали.
Поэтому пепел РД по Волге))
avatar
Escapist  
25.02.2021, 14:30
Андрей
Татьяна
Если ст.13 Закона об аудиторской деятельности предусмотрена обязанность аудиторских организаций хранить рабочие документы, то можно ли рассуждать, что так как организация более не является аудиторской и вышла из СРО в связи с ликвидацией, то и обязанности хранить нет?
Уже с самого начала Вам об этом писали.
Поэтому пепел РД по Волге))
А дальше судебные претензии экс-клиентов, что их конфиденциальные данные доверили Волге без соблюдения процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
25.02.2021, 14:33
Escapist
А что у пенсионеров нет сейфов? Или нет дома?
У меня нет эээ , ой, жилплощадь то есть конечно смайлик
Андрей  cc19  
25.02.2021, 18:29
Escapist
А дальше судебные претензии экс-клиентов, что их конфиденциальные данные доверили Волге без соблюдения процедуры уничтожения документов с истекшим сроком хранения.
Нее, акты об уничтожении - все чин  чинарем
Но пепел по Волге! смайлик
Только зарегистрированные пользователи могут писать в этот форум.