Работодатель не может запрещать путешествовать дистанционному работнику

Появилась хорошая статья "Работодатель не может запрещать путешествовать дистанционному работнику". У нас все так, дистанционные работники путешествую во всю, во все страны.
В связи с этим следующие вопросы:
1. Обязаны ли мы при каждом начислении ЗП запрашивать их паспорт, чтобы проверять резиденты они или нет (для НДФЛ). Или достаточно посмотреть на конец года. Или вообще не обязаны проверять и это его проблемы.
2. Если мы вызываем сотрудника в офис и оплачиваем ему билет из того места, откуда он едет, то можно ли учесть стоимость билета для налога на прибыль и должны ли мы удерживать НДФЛ со стоимости билета.

И вопрос вдогонку, когда вы платите дивиденды, то запрашиваете, ли у учредителя паспорт, чтобы проверить резидент он или нет.

nidine
Обязаны ли мы при каждом начислении ЗП запрашивать их паспорт, чтобы проверять резиденты они или нет (для НДФЛ). Или достаточно посмотреть на конец года. Или вообще не обязаны проверять и это его проблемы.

обязаны

nidine
Если мы вызываем сотрудника в офис и оплачиваем ему билет из того места, откуда он едет, то можно ли учесть стоимость билета для налога на прибыль и должны ли мы удерживать НДФЛ со стоимости билета.

если это оформляется как командировка, то учитывается для целей налога на прибыль и НДФЛ не удерживается. проблем с командировками в офис у дистанционных работников нет

nidine
когда вы платите дивиденды, то запрашиваете, ли у учредителя паспорт, чтобы проверить резидент он или нет.

с дивидендами аналогично вышесказанному - обязанность налогового агента применять установленную ставку НДФЛ, т.е. по каждой дате выплаты дохода нужно проверять применимую ставку НДФЛ. иначе есть риск штрафа и пеней.

Спасибо

А если включить в дополнительное соглашение обязанность работника уведомлять нас об изменении налогового статуса? И прописать его материальную ответственность, что если он предоставит нам недостоверную информацию и у компании будут штрафы, то он будет обязан их возместить. В любом случае, если он находится за границей, то я не могу посмотреть его оригинал паспорта. А он может присылать сканы паспорта любой давности. 

nidine
А если включить в дополнительное соглашение обязанность работника уведомлять нас об изменении налогового статуса? И прописать его материальную ответственность, что если он предоставит нам недостоверную информацию и у компании будут штрафы, то он будет обязан их возместить.

попробовать можно, но только в качестве страшилки. не уверен, что можно будет что-то взыскать с работника на практике. но идея здравая