Возмещение за командировку за счет собственных средств

Здравствуйте!

Помогите, пожалуйста, разобраться в следующей ситуации:

Организация направляет работников в командировку, оплачивая при этом только билеты туда-обратно и проживание в гостинице. Остальные расходы сотрудник несет за счет собственных средств: такси, телефон. Иногда бывают долгосрочные командировки со съемом квартиры, квартиру сотрудник тоже оплачивает сам.
По возвращении из командировки, сотрудник отдает в бухгалтерию все чеки и квитанции для составления авансового отчета. В а/о прописываются также суточные, которые не были выданы сотруднику до командировки.
Кассы в организации нет, на основании составленных а/о происходит снятие наличных в банке и в этот же день (день снятия наличных) раздача подотчетным лицам.

Вопрос в правильности оформления такой командировки - надо ли прописывать в приказе на командировку, что командировка за счет средств сотрудника, надо ли прописывать сроки возмещения, нужно ли заявление от сотрудника на возмещение?

На сколько я поняла из просторов интернета, перерасход по такому авансовому отчету - это неверное оформление, ведь деньги заранее не были выданы.

да, никакое оформление документов в данном случае не поможет в споре с трудинспекцией. как минимум суточные надо полностью выплачивать до командировки, остальные расходы (что не очень хорошо) можно выплачивать как перерасход.

JuGu
надо ли прописывать в приказе на командировку, что командировка за счет средств сотрудника

это будет прямое нарушение, поэтому не надо

Кирилл, спасибо за ответ! Вы помогаете начинающему бухгалтеру

Вы случайно не в курсе, есть какое-то временное ограничение по возмещению? Не могу найти подобную информацию. 

И про трудинспецию - если от сотрудников жалоб и претензий нет, у инспекции всё равно могут быть претензии? Поможет ли локальный нормативный акт о командировках и возмещении в таком споре?