Авансовый отчет. Списание бензина и остаток топлива в баке

Мы арендовали у работника автомобиль. Он съездил на нем в командировку, привез чеки на бензин, к примеру, 200 л на 4000 руб. На поездку потребовалось по путевому листу 190 л. Оставшиеся 10л на сумму 200 руб. вернулись к нему вместе с машиной.

1. Должна ли я удержать с него эти 200 рублей? Видимо, да. Какой проводкой?
2. В авансовом отчете будет фигурировать сумма 4000 или уже 3800? Думаю, все же 4000, а на 200 все же отдельную проводку?

проще просто принять по АО 3800

Да проще, конечно. Я просто рассуждаю - он же сам должен оформлять АО. Так он же чеки приложит на всю сумму. А я уж потом на основании путевого листа рассчитаю, чего куда списывать...
Вроде как-то не очень правильно на 3800 АО делать?

отчего же?
часто встречается... я, например, покупал себе плейер и заодно CD-диски для фирмы на один чек

Спасибо!

т.е чеки будут на 4000 руб, а принято к учету на 3800?