Какие доки нужны для подтверждения затрат по услугам техники?

Добрый День!
Новая работа и новый для меня вид деятельности.
Мы заказываем экскаваторы для наших Заказчиков. Договора не агентские, обычные на оказание услуг и аренду спецтехники.
Нам исполнители выставляют акт и сч\ф (за определенное кол-во смен или часов), Мы также Заказчикам выставляет, но по другой цене.
Подскажите пож-та, нужны ли еще Какие то доки для подтверждения затрат по услугам техники, реализации?

(Узнавала, что могут быть справки ЭСМ7, рапорта, но мне сказали, что они не обязательны для налогового учета-так ли это? Не снимут ли НДС или затраты, если у нас только акты и сч\ф есть)

Ув коллеги, !
прошу ответить /


Вопрос также, если и оформлять эти рапорта,то в них есть указание на Заказчика, Исполнителя и адрес объекта.
Некоторые рапорта приходят ко мне (без наименования исполнителя с печатью Заказчика, кот не явл нашим...)
Т.е. во входящих рапортах Заказчик мы и печать наша - а адрес объкта? где фактически работы выполнялись?(не всегда знаю, может по правилам должна знать и обязательно указывать?)
а в исходящих рапортах исполнитель мы, а Заказчик - наш Заказчик или фактический потребитель ??? (по факту бывает, что Заказчик наш технику не для себя брал!!)
Редко рапорта приходят ко мне (но без наименования исполнителя с печатью Заказчика, кот не явл нашим...)


Помогите разобраться!Плиииз! Обязательны ли рапорта при налог проверке и как их правильно оформлять???

Может вопрос такой незначительный?
Напишите плиз, должны требовать налоговики рапорта при проверке или нет. И я бы успокоилась!

(Камералка на носу, а я не знаю еще что требовать по докам )
Заранее благодарна.

заказчик как фиксирует скока ремени у ник фактически проработала машина? во сколько начала? во сколько заканчила? какой номер машины был на работе? какой воитель работал? как у вас настроен этот учет?

Этот учет есть, по тем же самым рапортам, кот ведет наш спец сотрудник. Во первых они не всегда полностью оформлены, не все в наличии, поскольку сразу отдаются Заказчикам, но учет, кот необходим для фактич видения ведется. Бухгалтерия получает устные данные о Заказчике и общем кол-ве отработанных часов. (Выставить "Лютику" 10смен за январь,"Васильку" 5 смен за февраль)
Наши Исполнители также пока кроме актов нам ничего не выставляли...
Нужно ли ДЛЯ НАЛОГОВЫХ ОРГ-в рапорта собирать,а значит придется проверять для точности совпадения данных в актах и рапортах, проверять наличие печатей и заполнения всех необходимых граф (напр там я знаю бывают данные, кот потом оговариваются и выставляются документы с др показателями и др)

Ежели надо, как правильно как оформить: объкт,Заказчик, обязат-но ли печати?

По логике так: договор с Заказчиком, в котором оговорен конкретный человек, отвечающий за заявки, по мере необходимости от них на факс или лично вам приходят заявки, типа нужна машинка такая-то, на такое-то число, примерно на столько-то времени, или для такой-то работы. В день заявки выдаете водителю документ (у вас наряд), в котором прописано: заказчик такой-то, ответственный от заказчика такой-то, машина такая-то, водитель такой-то, объект там-то и там-то. По прибытии машины на объект, ответственное лицо от заказчика делает отметку о начале работы (в наряде должна быть и отметка о времени выезде из гаража), после работы отметку об окончании работы, ставит свою подпись. Хорошо б этот документ был в двух экземплярах - второй заказчику. Потом, по приезду в гараж делается отметка о времени приезда. Если заявка разовая - сразу выставляете заказчику акт+счет-фактура. Если нет, то по окончании заказа, но не позднее последнего дня месяца выставляете весь пакет документов. В акте, понятно дело, должна быть печать и подпись заказчика. Но вся эта мишура нужна для того, чтобы к вам не прокопались, что услуг фактически не было, то есть что вы не подставная фирма и деятельность ведется. Но и соответственно в первичных документах (нарядах) и конечных документах (акта) суммы по часам должны сходиться. Как сделать, уж объяснять не буду, с Заказчиком решайте. Да и еще, наряды должны иметь сквозную нумерацию. Вот... Чего не понятно, спрашивайте.