Расчеты с подотчетными лицами

Подскажите пожалуйста, какими документами оформить возврат неиспользованных подотчетных денежных средств? Должна ли быть какая-то служебная записка, которая объясняет причины, по которым деньги не были использованы?

только приходный кассовый ордер, никаких объяснений не надо

а как оформить выдачу денег под отчет? Банк от меня просит каких-то док-тов, где будут отражены цели, на которые выданы деньги

Основным документом, регламентирующим взаимоотношения с подотчетниками, является приказ руководителя фирмы.

Приказом по организации утверждается перечень лиц, которые имеют право на получение денежных средств под отчет. В приказе должны быть установлены, в частности, сроки, на которые выдаются подотчетные суммы, и их предельный размер и порядок представления авансовых отчетов.

Там же можно указать и цели, на что выдаются подотчетные суммы (закупку материальных ценностей, хозрасходы и тд)


Образец приказа об утверждении списка сотрудников

-----------------------------------------------------------------¬
¦ Общество с ограниченной ответственностью "Мираж" ¦
¦ ¦
¦ Приказ N 88 ¦
¦ об утверждении списка сотрудников, ¦
¦ имеющих право получать под отчет наличные денежные средства, ¦
¦ и о сроках представления авансовых отчетов ¦
¦ ¦
¦г. Москва 28 декабря 2006 г.¦
¦ ¦
¦ 1. В связи с необходимостью производить расходы через¦
¦сотрудников приказываю утвердить нижеследующий список лиц,¦
¦имеющих право получать денежные средства под отчет, на 2007 г.: ¦
¦ ¦
¦--------------------------------T------------------------------¬¦
¦¦ Ф.И.О ¦ Должность ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Михайлов А.Л. ¦Инженер-экспедито𠦦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Прохоров З.А. ¦Кладовщик ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Исаков А.Ш. ¦Водитель ¦¦
¦+-------------------------------+------------------------------+¦
¦¦Вишневская М.Д. ¦Офис-менедже𠦦
¦L-------------------------------+-------------------------------¦
¦ ¦
¦ 2. Наличные денежные средства выдаются под отчет сроком¦
¦не более чем на один месяц. ¦
¦ 3. Подотчетное лицо обязано представить авансовый отчет об¦
¦использовании полученных сумм и вернуть неиспользованный остаток¦
¦не позднее последнего рабочего дня календарного месяца. ¦
¦ ¦
¦ Абрамов ¦
¦Генеральный директор ------- В.И. Абрамов¦
L-----------------------------------------------------------------

Спасибо огромное, приказ есть