возмещение транспортных расходов

В последнее время помощник юриста и офис-менеджер часто мотаются по заданиям партии по городу, по разным инстанциям и гос институтам/учреждениям. Кассы на предприятии нет, чтоб выдавать наличные в день поездки. Перевод на карточку занимает более 1 дня. Свои тратить человек не всегда хочет, а потом ждать когда ему возместят. Возможно ли каким то документом зафиксировать для тех сотрудников что имеют хоть и не частный, но все же разъездной характер работы такие расходы. Без приложения к авансовым отчетам всяких билетиков, а на жетоны в метро вообще не дают в Питере никаких документов о продаже. Либо если мы будем в начале месяца отправлять подотчет определенную сумму на транспортныне расходы, в конце месяца человек будет отчитываться, остаток - из зарплаты, перерасход - к зарплате добавим. Тогда уже не нужно ни в каком нормативном акте это все прописывать, только в приказе, о подотчетных лицах??

в конце месяца человек будет отчитываться

Как? словами? Наши дорогие МФ и ФНС еле-еле сдались только на проездной и то, обвешанный кучей бумажек. Для особо жмотных организаций предлагается купить "общественный" проездной, завести журнал его использования лицами, поименованными в спецприказе, в должностных инстукциях которых предусмотрен разъяездной характер работы.

да не словами конечно, авансовыми отчитываться. Я хотела узнать, возможно ли каким то нормативным внутренним документом обойтись без авансового по транспорту вообще. Зафиксировать сумму и каждый месяц перечислять человеку. Без его отчета, но чтоб мы могли принять в расход))
Ну а если нельзя то нельзя. Проездной не вариант. Общественный транспорт заставлять ждать сотрудников не хотим.

А если как доплату за разъездной характер работы (ну или еще за что-нить). В колдоговоре прописать что сотрудникам, осуществляющим что-то там, например, регулярные поездки по городу, полагается ежемесячная доплата в сумме ХХХ.
ИМХО тогда можно в расходы, но на НДФЛ и ЕСН попадаете...