Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит

Форум – Бухгалтерский учет и налогообложение

Обсуждаем:

Расчеты с подотчетными лицами

25.07.2007, 08:52
Может ли подотчетное лицо оплатить за ТМЦ через Сбербанк по квитанции, с указанием своего Ф.И.О? При этом предполагается, что сначала подотчетное лицо платит из своих средств, затем предприятие ему возмещает. Далее по доверенности получает ТМЦ и все необходимые документы, выписанные уже на организацию. И вот еще: в квитанции банка указана общая сумма, НДС не выделяется.
25.07.2007, 09:12
Если п/л заплатило от своего имени, то и получит ТМЦ по своему паспорту. При чем тут ваша фирма? Это к тому, что доверенность здесь с какого боку?

Раз уж делает все от своего имени, так и пусть продолжает это делать. Все равно, что купил в магазине, только способ оплаты отличается.
А если бы он оплатил от имени организации через имярек, тогда бы понадобилась и доверенность.

В вашей ситуации есть риск получит поолучить квалификацию сделки, как покупка ТМЦ у ФЛ, так деньги подотчет не были выданы.
avatar
teturam  
25.07.2007, 09:46
Подскажите, в каком нормативном документе указано, что подотчетное лицо обязано действовать от имени организации.

Делай что должен - и будь что будет.
25.07.2007, 09:53
А я такого не гворил.
25.07.2007, 10:02
Анатолий, а если документы с/ф и тов. нак., например, продавец оформит на имя организации, тогда не попадем мы на "покупку у физ. лица"? Просто у нас нет денег на р/счете, вот не знаем как заплатить за нужный нам материала, продаваец не имеет ККМ, предложил заплатить наличными через банк.
25.07.2007, 10:16
Дело не в том, что на чье имя выписаны документы. А в том, что работник покупает ТМЦ на свои деньги, т.к. не получал деньги в подотчет. По факту - нет подотчета.

Варианты:
1.все оставить как есть, многие нарушают порядок подотчета, в надежде, что при проверке пропустя подобное "Нарушение"
2. оформить займ от работнка, который потом выдан в подотчет.

Посмотрите вот это:
"Бюджетные учреждения образования: бухгалтерский учет и налогообложение", 2006, N 2

Деньги под отчет должны выдаваться заранее. Часто подотчетные лица в действительности не являются таковыми, так как фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности за счет своих средств, а затем на основании авансового отчета учреждение компенсирует им произведенные расходы.
Но такую операцию нельзя назвать подотчетной, а сотрудника, потратившего свои деньги на нужды учреждения, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - средств от учреждения до совершения операции он не получал. Напротив, сотрудник какое-то время кредитовал организацию. Налицо своеобразный подотчет "наоборот". Следовательно, организация не возмещает сотруднику понесенные им расходы, а приобретает у него ценности по договору купли-продажи.
Учреждениям, предпочитающим пользоваться средствами сотрудников, в целях избежания неприятностей при проверках советуем указать такой порядок отношений с подотчетными лицами в своих внутренних актах. Это может быть приказ или отдельный раздел учетной политики. Чем подробнее будут расписаны внутренние, свойственные только вашему учреждению, правила по проведению расчетов с сотрудниками, тем меньше будет нареканий.
Например, в этих актах можно закрепить позицию учреждения о том, что оно наделяет сотрудников (по списку) правом осуществлять определенные действия от имени организации за свой счет. При этом им необходимо соблюдать требования по оформлению первичных документов. Они общеизвестны: документы должны быть оформлены согласно унифицированным формам, нужно заполнять все необходимые реквизиты, каждую сумму подтвердить документально. Приложенные документы должны содержать наименование учреждения, а не фамилию подотчетного лица.


"Российский налоговый курьер", N 20, 2003

ПОДОТЧЕТ "НАОБОРОТ": БУДЬТЕ ОСТОРОЖНЫ!

Во время аудита кассовых операций часто выявляются нарушения по учету операций с подотчетными лицами. Порой допущенные ошибки ведут к крайне неблагоприятным налоговым последствиям. В частности, это касается расчетов с сотрудниками, которые производят расходы за счет собственных средств, а потом получают от организации компенсацию.

Во многих организациях подотчетные лица на самом деле вовсе не являются таковыми. Сотрудники фактически не получают денег под отчет. Они оплачивают товарно-материальные ценности из своего кармана. Затем на основании авансового отчета организация компенсирует им произведенные расходы.
По сути, такую операцию нельзя назвать подотчетом, а сотрудника, истратившего свои деньги на нужды организации, - подотчетным лицом. Отчитываться ему не за что - никаких средств от организации он до совершения операции не получал. Напротив, это он какое-то время кредитовал организацию. Словом, налицо своеобразный подотчет "наоборот".
Сразу скажем, что законодательство подобных операций напрямую не запрещает. О подотчетных операциях говорится только в Порядке ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденном Решением Совета Директоров Банка России от 22.09.1993 N 40. Но в этом документе содержатся настолько скудные сведения по рассматриваемому нами вопросу, что "инкриминировать" на их основании что-либо организации вряд ли возможно.
Впрочем, существует точка зрения, что подотчет "наоборот" противоречит Трудовому кодексу. Но мы оставим этот вопрос за рамками данной статьи и поговорим о налогообложении. Тем более, что судя по аудиторскому опыту, бухгалтеры организаций, в которых практикуются подобные операции, зачастую даже не подозревают, что они могут повлечь за собой довольно неприятные налоговые последствия.

Чем опасен подотчет "наоборот"

Позиция налоговых органов такова, что подотчет "наоборот" можно рассматривать либо как заем, либо как куплю-продажу. Все зависит от того, как оформлены первичные документы: на организацию или на имя самого сотрудника.

Если документы оформлены на организацию...

По мнению МНС России, в этом случае работник, по сути, кредитует организацию. Ведь он за свой счет покупает ценности для организации, а организация затем возвращает ему эту сумму. Это не что иное, как заем.
Так как заем беспроцентный, то объекта налогообложения по налогу на доходы физических лиц у работника не возникает. Также не возникнет проблем и с вычетом НДС (разумеется, если все условия для вычета выполнены: есть счет-фактура и т.д.).
Единственная неприятность, подстерегающая организацию, связана с налогом на прибыль. С точки зрения МНС России, при получении беспроцентного займа у организации возникает доход как при безвозмездном получении услуги (в размере неуплаченных процентов по займу). Но это вопрос спорный <*>.
--------------------------------
<*> Подробнее об этом читайте в статье "Обсуждаем проблемы применения главы 25 НК РФ"//РНК, 2003, N 16. - Прим. ред.

Если документы оформлены на имя сотрудника...

В этом случае налоговые органы могут расценить операцию так, что сотрудник приобретал ценности для себя лично, а затем он решил продать их организации. То есть налицо договор купли-продажи, заключенный в устной форме. Напрашивается вывод, что авансовый отчет оформляется для отвода глаз, а на самом деле сотрудник получил доход.
Значит, возникает объект налогообложения по налогу на доходы физических лиц. Удерживать и перечислять в бюджет налог организация не должна <**>. Однако она обязана отразить выплаченный доход в справке по форме 2-НДФЛ. Если этого не сделать - грозит штраф.
-------------------------------------
<**> Налог с доходов от продажи имущества налогоплательщик должен уплачивать самостоятельно. Об этом гласит пп.2 п.1 ст.228 НК РФ. - Прим. ред.

Сотруднику же придется по окончании года подавать налоговую декларацию. Правда, налог платить, скорее всего, не придется. Ведь в рассматриваемом случае сотрудник имеет право на имущественный налоговый вычет (ст.220 НК РФ). Его максимальная величина - 125 000 руб. По выбору вместо этого вычета сумму дохода можно уменьшить на величину фактически произведенных и документально подтвержденных расходов, связанных с получением дохода.
Не миновать и проблем с вычетом НДС. Как известно, физические лица не являются плательщиками этого налога. Если сотрудник продает организации имущество, приобретенное на свое имя, "входного" НДС не будет. Даже если сотрудник передаст организации все документы, полученные от поставщика. К тому же среди этих документов не будет счета-фактуры (п.7 ст.168 НК РФ).
Наконец, налог на прибыль. Организация, которая учла в целях налогообложения расходы на основании документов, оформленных на имя сотрудника, рискует тем, что эти расходы не будут признаны налоговыми органами. Проверяющие будут апеллировать к п.1 ст.252 НК РФ. Согласно этому пункту расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты, осуществленные налогоплательщиком. То есть в нашем случае именно организацией, а не ее сотрудниками.

Что делать

Чтобы обезопасить себя от налоговых рисков, лучше избегать псевдоподотчетных операций. Это понятно. Но что если это по той или иной причине невозможно? Тогда нужно проследить, чтобы "первичка" была оформлена правильно.
Во-первых, разъясните сотрудникам, которые тратят свои деньги на нужды производства, что они должны соблюдать незыблемое правило: все первичные документы, которые получены от поставщиков, должны быть оформлены не на имя сотрудника, а на организацию. Можно указать наименование организации рядом с фамилией сотрудника, непосредственно приобретавшего товары (работы, услуги). Тогда все, чем вы рискуете, - это проблемы с беспроцентным займом. Однако, как уже было сказано, возникает ли в этом случае доход, облагаемый налогом на прибыль, - вопрос спорный.
Во-вторых, советуем оформить подотчет "наоборот" специальным внутренним документом (приказом, распоряжением руководителя), детально регламентирующим подобные операции.
Здесь нужно сделать небольшое отступление. При проверке подотчетных операций налоговый инспектор обязательно попросит представить на проверку распоряжение руководителя о порядке выдачи подотчетных средств. Сразу отметим, что организации не обязаны иметь такой документ. В п.11 Порядка ведения кассовых операций говорится лишь о том, что деньги выдаются сотрудникам под отчет в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. Но при этом не указано, в какой форме должно быть сделано распоряжение руководителя. Это может быть как отдельный приказ, в котором оговариваются условия выдачи денег под отчет в целом по организации, так и распоряжение о выдаче суммы денег конкретному сотруднику на конкретные цели.
В последнем случае распоряжением признается не только приказ, но и подпись руководителя на расходном кассовом ордере. Согласно п.14 Порядка ведения кассовых операций кассир имеет право выдать деньги из кассы, если подпись руководителя есть хотя бы на одном первичном документе - либо на расходном кассовом ордере, либо на документах, прилагаемых к нему (заявлениях, счетах и др.). Значит, требование относительно того, что организация обязательно должна иметь общий приказ о размерах и сроках выдачи денег под отчет, да еще утяжеленный списком лиц, имеющих право получать подотчетные суммы, неправомерно. Достаточно подписи руководителя организации на расходном кассовом ордере либо визы директора на заявлении сотрудника о выдаче ему подотчетных денег.
Сказанное выше полностью справедливо для организаций, которые осуществляют подотчетные операции как положено - начиная с предварительной выдачи денег под отчет сотруднику. Но тем, кто предпочитает пользоваться средствами сотрудников, настоятельно советуем оформить такой приказ.
В нем нужно расписать порядок отношений с подотчетными лицами, который практикуется в организации. Чем подробнее вы распишете свои внутренние - только вашей организации свойственные - правила по проведению расчетов с сотрудниками, тем лучше.
Утвержденный порядок проведения подотчетных операций является неким аналогом учетной политики, только в организационной сфере. Налоговые инспекторы при проверке будут ориентироваться на этот приказ, поскольку никаких нормативных актов, устанавливающих иной порядок, нет.
Наконец, нужно соблюдать и другие требования по оформлению первичных документов. Они общеизвестны: документы должны быть оформлены согласно унифицированным формам, все необходимые реквизиты должны быть заполнены, каждая сумма должна быть подтверждена документально. Фамилия подотчетного лица, указанная на авансовом отчете, должна совпадать с фамилией лица, приобретающего ценности и указанного в первичных документах. А первичные документы должны быть датированы более ранним числом, чем авансовый отчет сотрудника.

М.С.Полякова
Ведущий консультант
Международного
консультативно-правового центра
по налогообложению (МКПЦН)
Подписано в печать
30.09.2003
avatar
teturam  
25.07.2007, 10:17
Вывод.
1. Подотчетное лицо при розничной купле-продаже действует от своего имени (приведенный пример). При оптовой купле-продаже 9за наличный расчет) от имени организации по доверенности.
2. Принуждение к совершению сделки (попадание на покупку у физ.лица) - запрещено ГК РФ.

Делай что должен - и будь что будет.
25.07.2007, 10:43
Большое спасибо!смайлик
Автор:
Ваш Email:

Защита от спама:
Введите код, который вы видете ниже (защита от роботов-спамеров).
 ********  **      **  **    **  ********   ******   
    **     **  **  **  ***   **     **     **    **  
    **     **  **  **  ****  **     **     **        
    **     **  **  **  ** ** **     **     **   **** 
    **     **  **  **  **  ****     **     **    **  
    **     **  **  **  **   ***     **     **    **  
    **      ***  ***   **    **     **      ******   
Сообщение: