Срок хранения контрольной ленты

Какой срок хранения контрольной ленты к кас.аппарату, слышала 5 лет, 30 дней, 15 дней после последней инвентаризации? И какие санкции за нарушение?

Вопрос в рубрику «Учет в торговле»: 08-02-07
Сколько лет нужно хранить Z-отчет (контрольную ленту)? Он должен быть прикреплен к какому-либо документу или храниться в папке?
Ответ:
Срок хранения Z-отчета – не менее 5 лет. Он установлен Положением по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 30 июля 1993 г. № 745. А вот порядок хранения Z-отчетов специально не урегулирован. Следует руководствоваться общими требованиями к хранению первичных документов, установленными в разделе 6 Положения о документах и документообороте, утвержденного Минфином СССР 29 июля 1983 г. № 105.
Вместе с тем на основании Z-отчета заполняется справка-отчет кассира-операциониста по унифицированной форме № КМ-6 о выручке за смену. Составление формы № КМ-6 обязательно (постановление Госкомстата России от 25 декабря 1998 г. № 132).
По существу Z-отчет является приложением к соответствующей форме № КМ-6. Поэтому рекомендуем прикреплять Z-отчеты к этим справкам, например к их оборотной стороне.
А правила документооборота кассовых документов нужно отразить в учетной политике организации (п. 5 ПБУ 1/98).
Ответ опубликован в журнале «Учет в торговле» № 4, 2006

Делай что должен - и будь что будет.

Так в ответе про Z-отчет, а контрольная лента - другое совсем. Просто её (контрольную ленту - не Z-отчет) не хранит ни кто практически, вот и хочу узнать почему.

Есть упоминание про 15 дней в типовых правилах, есть мнение и про пять лет. Наказание ... да скорей всего никакого. А не хранят потому, что, по моему, уже давно все ККМ идут без контрольной ленты.

"Расчет", 2006, N 12

СРОК ЖИЗНИ "КОНТРОЛЬКИ": ДНИ ИЛИ ГОДЫ

Вопрос о сроках хранения контрольно-кассовой ленты и Z-отчетов вряд ли встанет перед фирмой, где в день пробивают всего лишь несколько чеков. А вот если оборот немаленький и за смену уходит весь рулон кассовой ленты, то картина получается совсем иная. Всю эту "макулатуру" надо хранить, причем не день и не два. А сколько? Попробуем разобраться.

Пять лет...

Контрольно-кассовые ленты надо хранить не меньше пяти лет. Такой срок установлен в п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745).
Одна из фирм розничной торговли пыталась уточнить у специалистов из Минфина: нельзя ли сократить пятилетний срок и пораньше уничтожить использованную контрольную ленту кассовых аппаратов? Дело в том, что компания включает в себя пятьдесят магазинов. Количество отработанной ленты огромное. Хранить ее в течение пяти лет просто нереально. Склады потребуются не меньшие, чем под хранение товаров. Да и с пожарной точки зрения опасно хранить столько "макулатуры". Бумага - материал легко воспламеняющийся. Выходит, фирме придется не только выделять место под хранение завалов бумажной ленты, но и продумывать вопросы пожарной безопасности.
Однако чиновники из Минфина были непреклонны. Вывод они сделали однозначный: срок хранения - не менее пяти лет (Письмо от 27 декабря 2004 г. N 03-01-10/6-219).

15 дней...

Однако специалисты министерства забыли о Типовых правилах эксплуатации контрольно-кассовых машин, которые они же сами и утверждали. Так вот, в этих Правилах черным по белому написано, что "использованные контрольные ленты хранятся в упакованном или опечатанном виде в бухгалтерии предприятия в течение 15 дней после проведения и подписания результатов последней инвентаризации" (п. 6.4 Типовых правил, утвержденных Письмом Минфина от 30 августа 1993 г. N 104). Подобное же мнение чиновники Минфина высказывали и в 2001 г. (Письмо Минфина от 3 апреля 2001 г. N 16-00-14/155).
Как известно, инвентаризацию имущества фирма должна проводить регулярно. Есть случаи, когда проводить инвентаризацию обязательно. Все они перечислены в ст. 12 Закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете". Например, перед составлением годовой бухгалтерской отчетности.
Значит, если, к примеру, контрольная лента закончилась в декабре, а инвентаризация проходит в конце года, то хранить ленту надо лишь до середины января следующего года. Январскую же "контрольку" придется оставить в бухгалтерии примерно на один год. Конечно, срок немаленький, но все-таки не пять лет.
К тому же он может быть сокращен. Дело в том, что торговые организации, как правило, традиционно проводят плановые инвентаризации не реже одного раза в месяц (на первое число). В крайнем случае - раз в квартал. А поскольку результаты инвентаризаций утверждаются руководителем организации в течение месяца после ее проведения, то, следовательно, срок жизни использованной контрольной ленты - максимум два месяца.
Получается, что компания должна самостоятельно решать: беречь использованную кассовую ленту пять лет или же ограничить срок ее хранения ближайшей инвентаризацией - ежегодной, ежеквартальной, ежемесячной.
Но мнение фирмы ведь может и не совпасть с мнением проверяющих. Смогут ли они в этом случае "наказать" компанию?

Правовых оснований нет

Чиновники из Государственной межведомственной экспертной комиссии по ККМ (ГМЭК) пытались узаконить штраф в тридцать пять тысяч рублей за "ненадлежащее хранение информации о кассовых операциях в фискальной памяти контрольно-кассовой машины и на контрольных лентах". Однако их предложение не прошло. В Законе о ККМ от 22 мая 2003 г. N 54-ФЗ статьи об ответственности за несохраненную "контрольку" нет.
Давайте разберемся, на что же могут сослаться налоговики, если они захотят оштрафовать фирму за отсутствие контрольно-кассовой ленты или Z-отчетов. Например, будет ли это налоговым правонарушением? Нет, не будет. И вот почему.
Возьмем ст. 120 Налогового кодекса. В ней указано, что "грубым нарушением правил учета доходов, расходов и объектов налогообложения является отсутствие первичных учетных документов". Если отсутствие первички не привело к занижению налоговой базы, то фирма может быть оштрафована на 5000 руб. (п. 1 ст. 120 НК).
Но, по мнению судей, ни контрольно-кассовую ленту, ни Z-отчет к первичным учетным документам отнести нельзя (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК). Дело в том, что документ будет первичным, если он составлен по форме из альбома унифицированных форм или содержит обязательные реквизиты (п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете"). Перечень унифицированных форм утвержден Постановлениями Госкомстата от 25 декабря 1998 г. N 132 и от 18 августа 1998 г. N 88. Никакой кассовой ленты или Z-отчета там нет и в помине. В качестве формы первичной документации для кассовых операций утвержден лишь журнал кассира-операциониста.
Есть еще ст. 126 Налогового кодекса. По ней фирму могут привлечь к ответственности за "непредставление в налоговые органы документов и (или) иных сведений, предусмотренных Кодексом и иными актами законодательства о налогах и сборах". Штраф - пятьдесят рублей за каждый документ. Но ведь законодательством о налогах и сборах не установлена обязанность налогоплательщика представлять контрольно-кассовые ленты и Z-отчеты. А Положение по применению контрольно-кассовых машин к законодательству о налогах и сборах отношения не имеет. Следовательно, у налоговиков нет оснований штрафовать компанию по ст. 126 Налогового кодекса. Аналогичной позиции придерживаются и судьи (Постановление ФАС Уральского округа от 3 января 2002 г. N Ф09-3224/01-АК).

Цена вопроса

А вот к административной ответственности директора фирмы привлечь, вероятно, удастся. Ведь именно он отвечает за хранение учетных документов (п. 11 Положения по применению контрольно-кассовых машин при осуществлении денежных расчетов с населением (утв. Постановлением Правительства от 30 июля 1993 г. N 745)). И законодательством предусмотрена административная ответственность для должностных лиц за нарушение сроков и порядка хранения (ст. 15.11 Кодекса об административных правонарушениях от 30 декабря 2001 г. N 195-ФЗ). Штраф - от 2000 до 3000 руб. Так что фирма должна решить: насколько для нее существенна такая сумма.

Давайте поверим в прогресс

Как известно, современные кассовые аппараты оснащены ЭКЛЗ - электронной контрольной защищенной лентой. Она регистрирует и хранит информацию о каждом чеке, выбитом на ККМ. Причем хранение это "энергонезависимое и долговременное" (п. 1.1 Приложения N 4 "Методические указания по применению ЭКЛЗ", утвержденного ГМЭК 25 июня 2002 г. N 4/69-2002).
С помощью запросов из ЭКЛЗ по номеру документа могут быть получены его данные, по номеру смены - контрольные ленты, по заданному периоду - обобщенные отчеты. Информацию из ЭКЛЗ можно распечатать на кассовом аппарате или сохранить в электронном виде на другом носителе.
Хранить такую "электронную ленту" в отличие от ее бумажного аналога безопасно и необременительно. Если бы чиновники поверили в прогресс и решились бы отказаться от хранения "макулатуры", то вопрос о сроке хранения стал бы неважным. Небольшое электронное устройство можно беречь и год, и пять лет, и больше.

А.Игнатов
Подписано в печать
25.11.2006

16 или 17 декабря 2014 года в аптеке был приобретен лекарственный препарат в количестве двух штук. Чек не сохранился. В данное время готовлю документы для подачи иска в суд на клинику,  выписавшую мне данный препарат. Подскажите, пожалуйста, может ли аптека подтвердить мою покупку и как мне этого добиться (просьбой или официальным обращением). В противном случае у клиники будет аргумент, что я не применяла этот препарат. Спасибо.