Выдали сотруднику книжку, он написал заявление об удержании стоимости из заработной платы. Подскажите в графе 6 Книги учета (Основание наименование документа и дата) ставить дату заполнения трудовой книжки или дату оплаты?
8. Порядок учета и хранения трудовых книжек установлен в п. 40-44 Правил. С целью учета трудовых книжек, а также бланков трудовых книжек и вкладышей к ним в организациях ведутся:
а) приходно-расходная книга по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним;
б) книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Формы приходно-расходной книги по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним и книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждены постановлением Госкомтруда СССР от 20 июня 1974 г. N 162.
В приходно-расходную книгу по учету бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, которая ведется бухгалтерией организации, вносятся сведения обо всех операциях, связанных с получением и расходованием бланков трудовых книжек и вкладышей к ним, с указанием серии и номера каждого бланка.
В книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним, которая ведется кадровой службой или другим подразделением организации, оформляющим прием и увольнение работников, регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также трудовые книжки и вкладыши к ним с указанием серии и номера, выданные работникам вновь. При получении трудовой книжки в связи с увольнением работник расписывается в личной карточке и в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним.
Приходно-расходная книга по учету бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним должны быть пронумерованы, прошнурованы, заверены подписью руководителя организации, а также скреплены сургучной печатью или опломбированы.
Бланки трудовой книжки и вкладыша к ней хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано представить в бухгалтерию организации отчет о наличии бланков трудовой книжки и вкладыша к ней и о суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши к ним, с приложением приходного ордера кассы организации. Испорченные при заполнении бланки трудовой книжки и вкладыша к ней подлежат уничтожению с составлением соответствующего акта.
Трудовые книжки и дубликаты трудовых книжек, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, хранятся в течение двух лет в кадровой службе организации отдельно от остальных трудовых книжек. По истечении указанного срока невостребованные трудовые книжки хранятся в архиве организации в течение 50 лет, а затем подлежат уничтожению в установленном порядке.
Работодатель обязан постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей к ней.