Бухгалтерский учет. Налоги. Аудит

Форум – Бухгалтерский учет и налогообложение

Обсуждаем:

Заполнение путевых листов

lenabani (7d5c7)
01.06.2005, 05:00
Одна бухгалтер мне сказала, что у малых предприятий допускается заполнение одного путевого листа на месяц. Но в законодательстве я не нашла подтверждение ее словам. Нашла зато письмо Федеральной службы государственной статистики от 03.02.05 №ИУ-09-22/257 "О путевых листах", в котором говорится "путевой лист выдается только на один день или смену".

Права ли бухгалтер? Может кто подскажет, где сказано что малые предприятия могут заполнять один путевой лист на месяц. Деятельность предприятия не связана с транспортными перевозками, транспортом пользуется зам. директора в производственных целях.
LKS  
01.06.2005, 08:55
нельзя на месяц- на рейс или на день дается путевой лист
ТаняВ (77af0)
01.06.2005, 11:58
А мне аудиторы-налоговые адвокаты предложили издать приказ по предприятию, где бы фиксировалось, что путевые листы составляются подекадно. Когда работала в иностранной компании мы тоже так делали, там шли путевые и по грузовым а/м, бывшим на балансе и осуществлявшим доставку, и по легковым у сотрудников.
lenabani (7d5c7)
01.06.2005, 12:41
А как тогда заполнять показания спидометра на начало дня и конец и остаток горючего при выезде и возвращении?

Вы бы не могли дать образец такого приказа.

Заранее спасибо.

С уважением Елена
vario  
01.06.2005, 20:08
ага
вот именно
там же есть ещё и пункты назначения и тд
lenabani (7d5c7)
02.06.2005, 05:21
И как быть? У меня зам. директора мотается по всему городу, замучаешься писать где и во сколько он был.
02.06.2005, 09:06
Я выписываю своим п/л на 1 месяц. Пока никто к этому не придирался, обходится только устными замечаниями. Километраж соответственно, заполняем на начало месяца и на конец, то же самое с остатком бензина в баке. В графе "маршрут" обычно пишут "по городу" и ставят километраж.
02.06.2005, 09:37
ФНС России в Письме от 03.02.2005 N ИУ-09-22/257 разъясняет порядок оформления унифицированной формы N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденной Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 по согласованию с Минфином России, Минэкономики России, Минтрансом России в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте. Данный порядок распространяется на юридические лица всех форм собственности при эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси) и носит обязательный характер. Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается в случае командировки, когда водитель выполняет задание в течение более одних суток (смены).



Письмо Федеральной службы статистики от 23.02.2005 N ИУ-09-22/257

В Письме разъяснен порядок заполнения путевого листа легкового автомобиля. Форма N 3, утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78, обязательна для заполнения всеми организациями, эксплуатирующими автотранспортные средства. Этот документ является основанием для начисления заработной платы водителю. Путевой лист выдается только на один день или смену. На более длительный срок он выдается лишь в случае командировки, когда водитель выполняет задание более суток (смены). Что касается описания маршрута следования на оборотной стороне "путевки", то необходимо указывать все конкретные пункты назначения поездок. То есть описывать их общими фразами, такими как "по заданиям фирмы" или "поездки по городу", не допускается. Незаполненных реквизитов в документе быть не должно.

"Консультант", 2005, N 6

КОММЕНТАРИЙ К ПИСЬМУ ФЕДЕРАЛЬНОЙ СЛУЖБЫ
ГОСУДАРСТВЕННОЙ СТАТИСТИКИ ОТ 03.02.2005 N ИУ-09-22/257
Нередко фирмы оформляют путевой лист, например, на неделю или на месяц. Статработники подчеркнули, что это неправильно. Ведь путевой лист действителен только один день или смену. Правда, этот документ можно выдать и на более длительный срок. Но исключительно в случае командировки, когда водитель выполняет задание дольше одних суток (смены). Отметим: путевой лист выписывают в одном экземпляре. Делает это диспетчер или другой сотрудник, которого уполномочил руководитель. Если машина осуществляет лицензируемые виды перевозок, то по строке "лицензионная карточка" делают соответствующую отметку. Если автомобиль используют только для управленческих нужд, то эту строку прочеркивают. Графы "Показания спидометра" и "Показания спидометра при возвращении в гараж" заполняет механик и заверяет их своей подписью. Причем показания спидометра на начало дня должны совпадать с показаниями на конец предыдущего дня. Информацию о работе автомобиля (например, время простоя) в путевой лист заносит водитель.









Тонкости оформления

Прежде всего статистическое ведомство настаивает на том, что выдавать водителю путевой лист можно только на один день или одну смену. Исключение составляют случаи, когда водителя отправляют в командировку на длительное время. Тогда на весь период командировки достаточно оформить всего один путевой лист.
Насчет обязательности ежедневного выписывания путевых листов можно поспорить. Так, в Постановлении от 05.04.2004 по делу N А56-22408/03 Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа посчитал такое требование формальным. И признал правильным путевой лист, составленный на весь месяц.
В путевом листе указывают данные о водителе, марку и государственный номер автомобиля. Если фирма осуществляет лицензируемые перевозки (например, возит пассажиров на коммерческой основе), по строке "Лицензионная карточка" делают соответствующую отметку. А при использовании машины исключительно в управленческих целях - ставят прочерк.
Маршрут следования автомобиля указывают на обратной стороне бланка. При этом конкретный путь движения машины, по словам специалистов службы статистики, нельзя заменять фразами типа "по заданию организации". Как указано в Письме, в путевом листе должны быть указаны все пункты, по которым следует водитель.
Кроме этого в форме N 3 обязательно нужно заполнить раздел "Движение горючего". Дело в том, что без этого фирма не сможет при расчете налога на прибыль списать стоимость бензина, истраченного во время поездки. Ведь кассовый чек, выданный на автозаправочной станции, подтверждает только факт оплаты ГСМ. А вот на "обоснованность пробега" указывает именно путевой лист.
Обратите внимание: информацию о выданном водителю бланке следует отразить в специальном журнале учета путевых листов (форма N 8) <**>.
--------------------------------
<**> Формы путевых листов и журнала утверждены Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78.

Федеральная служба статистики также указала, что в унифицированных формах не должно быть незаполненных реквизитов. А отвечают за неправильно составленный документ те, кто его оформил и подписал. На наш взгляд, чиновники и здесь слегка погорячились. О том, что фирма обязана заполнять в "первичке" каждую ячейку, нигде не сказано.

С.М.Матвеева
Эксперт "УНП"
Подписано в печать
11.03.2005
03.06.2005, 06:42
А я делаю проще: сотрудникам говорю чтобы за весь месячный километраж написали путевых листов по одному в неделю (но датируют одним днем). Получается что ездють они у меня только по средам смайлик Но уж как утомительно по средам они мотают, это просто фантастика...

Financist (25142)
03.06.2005, 09:11
Все это правильно, но есть небольшая проблема ни кто из водителей не "знает" сколько у него точно осталоь бензина в баке так как дачики показывают приблизительно а у многих не верно. Как списать литраж израсходованного бензина, по среднему расходу на километр по спидометру или все же есть что-нибудь конкретное?

Варио (b6912)
03.06.2005, 11:05
врядли это прокатит если они ежедневно катаются по доставкам, о чём говорят и ТН и кассовые чеки жаль
Варио (b6912)
03.06.2005, 11:08
Насколько я знаю, расход бензина списывается по цифрам указаным в техническом паспорте транспортного средства
например если там сказано что машинка жрёт 1-10 литров за 1 км, то списать 200 литров за 10 км не получится, а 100 - прокатит
NASTY  
03.06.2005, 13:50
«Непутевые» листы
Оптимизация налогообложения в холдинговых структурах

Материал предоставлен
журналом "Практическая бухгалтерия"

Изо дня в день заполнять путевые листы... Что может быть зануднее? Одному бухгалтеру заниматься этим надоело, и судья его поддержал.

«Путевой лист надо заполнять ежедневно, в нем пробег, к нему акт на списание ГСМ, это все для списания бензина на затраты» – тихо рассуждает про себя любящий бумажную работу бухгалтер. А ведь если задуматься, то, собственно говоря, зачем эту рутину проделывать каждый день? Потому что инспекторы требуют. Только, как выясняется, грамотно обосновать это требование они не могут. К такому выводу пришел Федеральный арбитражный суд Северо-Западного округа (постановление от 5 апреля 2004 г. по делу № А56-22408/03).

В этом деле судья рассмотрел ситуацию, типичную для фирм, использующих автомобили, чтобы возить руководство, забирать документы, встречать кого-нибудь. И каждый день выписывать на такие поездки путевые листы суд рациональным не посчитал. Дело было так.

Не каждый день, а раз в месяц

В ходе проверки акционерного общества «Вена» инспекторы выявили, что путевые листы были оформлены не за каждый день, а один за весь месяц. Они сочли это нарушением правил ведения путевых листов, оговоренных в постановлении Госкомстата России от 28 ноября 1997 г. № 78 (п. 2). В нем же сказано, что «путевой лист действителен только на один день или смену». Отталкиваясь от этой фразы, налоговики решили, что первичный документ оформлен неверно. А раз так, затраты на покупку бензина не могут быть учтены при налогообложении прибыли. И предприятию доначислили налог на прибыль.

Чем больше бумажек, тем правильнее?

Руководитель «Вены» предъявил инспекции иск. И, как оказалось, не зря. Судья вынес решение в его пользу. В своем постановлении он указал, что путевые листы были оформлены правильно, и вообще их форма «предназначена в первую очередь для учета операций по перевозке грузов автотранспортными предприятиями и оформления хозяйственных операций с третьими лицами».

Суд коснулся и оснований для списания бензина. Таковыми «...как правило, являются путевые листы, а также кассовые чеки АЗС, другие документы, позволяющие установить стоимость приобретенных горюче-смазочных материалов». Фирма же платежные поручения и чеки предъявить могла, следовательно, расходы она, указал арбитр, формировала верно.

Зачем нужен путевой лист

Теперь можно засомневаться, нужен ли вообще путевой лист. Получается, списывать затраты на топливо можно на основании документов, подтверждающих затраты (кассовых чеков или «платежек»). А производственный характер работы автомобиля легко подтвердить внутренними документами. К примеру, приказом о производственном применении служебных автомобилей. Он может выглядеть так:

Но мы все же не советуем вам отказываться от практики выписывания путевых листов полностью. Это чревато проблемами с налоговыми работниками. Путевой лист все-таки является «первичным документом по учету работы легкового автотранспорта». А его отсутствие вызовет у проверяющих подозрение: в производственных ли целях эксплуатировалась машина? Целесообразно выписывать путевые листы лишь раз в месяц.

В заключение отметим еще один нюанс. На этот раз он от бухгалтерии далек. Правила дорожного движения требуют, чтобы «в установленных случаях» у водителя автомобиля был путевой лист (п. 2.1.1). В ходе беседы инспектор ГИБДД лейтенант Алхасов В.Н. разъяснил: «Путевой лист нужен, если фирма не оформила на водителя доверенность на право управления транспортным средством. Так что, если у него не окажется ни доверенности, ни путевого листа, мы наложим штраф в 50 рублей и машину отправим на штраф-стоянку». Для несведущих укажем: в столице на такой стоянке «гостевая пошлина» составляет 300 рублей в день.

документ

г. Москва ЗАО «Актив»

1 июля 2004 г.

Приказ № 21
об использовании служебных автомобилей в производственных целях

В целях обеспечения рационального использования транспортных средств приказываю:

1. Эксплуатацию автомобилей осуществлять только в случае служебной необходимости.

2. Запрещается использование служебного автотранспорта в личных целях.

3. Возложить обязанность по контролю за производственным использованием автотранспорта на заведующего гаражом Михюка Л.М.

4. Михюку Л.М. поручается ознакомить с настоящим приказом водителей транспортного отдела.

Генеральный директор ЗАО «Актив» Иванов /Иванов Ю.М./
Ю. Перебейнос, эксперт ПБ

Источник материала: «Практическая Бухгалтерия»



Всем спасибочки!!!
vario  
06.06.2005, 13:33
ммм... так как я понимаю, это только для легковых АМ?
для грузовых осуществляющих доставки полюбому надо всё прописывать?
Tasha.in (7c9e8)
12.01.2006, 05:57
А в свете последнего письма минфина 03-03-04/1/214 все-таки, как думаете, можно заполнять один путевой лист на месяц
12.01.2006, 12:00
Я заполняю на месяц
elderman (89636)
06.04.2006, 22:51
Заполнить путевые листы для автомобилей и автобуса, рассчитать расход топлива Вам помогут программы размещенные на сайте www.elderman.narod.ru
Ленка (61b40)
07.04.2006, 16:24
А кто должен ставить штампы на путевых листах в такой ситуации:
Мы - это фирма А - перевозчик СПб
По договору осуществляем перевозки для фирмы В, которая у фирмы С, купила товар.
Фирма С находится в Мухосранске, и что-такое ТТН и путевой лист не знает.
Фирма В выписывает ТТН сама себе.
Кто ставит штамп в путевой лист в Мухосранске?
Фирма В, которая зарегистрирована в СПб?
Ленка (61b40)
07.04.2006, 16:38
И вообще тяжело со штампами энтими!
Водители привозят путевые листы с рейсов, все без штампов.
Ну типа так получилось, никого не было и т.п.
Устала бороться:-(
Стрелочница (27126)
07.04.2006, 17:26
А если моя фирма на УСН, налог с доходов,а водители на окладе, к тому же и совместители.Могу ли я вообще не выписывать путевые листы, или какую ответственность я буду нести перед ФНС за их отсутствие??? ( они конечно же берут их,только вот когда сдадут когда нет,все незаполненные...и т.д.Вот такая ситация,путевой лист для меня не имеет никакого значения,т.к бухучет я не веду,освобождена от него,да и налог УСН к тому же с доходов.Кто что скажет???
VarioRu (0aef4)
10.04.2006, 10:21
кстати очень актуальный вопрос!
Лелик (a1059)
19.01.2007, 19:34
Для каждого автомобиля имеется расход топлива согласно технического паспорта и более этого расхода списать нельзя. Допустим машина по тех.параметрам расходует 17,5 литра на 100 км. соответственно расчет будет таков предположим автомобиль проехал 240 км значит 240*17,5/100=42 литра следовательно машина по расчетам должна израсходовать 42 литра и не более. Так считают экономисты. Но здесь должен учитываться расход в зависимости сколько лет автомобилю и соответственно исходя из этого норма расхода.В книжныж магазинах есть брошюры в которых названа каждая машина, ее расход и коэффициент на срок использования, а так же в каком регионе она находится.
wholesome  
27.02.2007, 18:07
Для Стрелочницы
Согласно пункту 2 статьи 346.16 Налогового кодекса расходы, указанные в пункте 1 настоящей статьи, принимаются при условии их соответствия критериям, указанным в пункте 1 статьи 252 настоящего Кодекса.

Согласно пункту 1 статьи 252 Налогового кодекса расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных статьей 265 настоящего Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации, либо документами, оформленными в соответствии с обычаями делового оборота, применяемыми в иностранном государстве, на территории которого были произведены соответствующие расходы, и (или) документами, косвенно подтверждающими произведенные расходы (в том числе таможенной декларацией, приказом о командировке, проездными документами, отчетом о выполненной работе в соответствии с договором).
28.02.2007, 09:06
Было более позднее письмо
Вопрос: Организация не оказывает транспортные услуги. В штате организации должности водителя не имеется. Согласно должностным инструкциям работники используют автотранспорт только в служебных целях.
Просим дать разъяснения по следующим вопросам разработки собственной формы путевого листа.
Можно ли выдавать работникам путевые листы на легковые автомобили один раз в месяц 1-го числа сроком действия на один месяц?
Можно ли не уточнять в путевых листах конкретное место следования автомобиля?

Ответ:
МИНИСТЕРСТВО ФИНАНСОВ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ПИСЬМО
от 20 февраля 2006 г. N 03-03-04/1/129

Департамент налоговой и таможенно-тарифной политики рассмотрел письмо по вопросу о документальном подтверждении расходов, связанных с содержанием автомобилей, используемых сотрудниками для выполнения ими служебных обязанностей, и сообщает следующее.
В соответствии с п. 1 ст. 252 Налогового кодекса Российской Федерации (далее - Кодекс) в целях налогообложения налогом на прибыль организаций расходами признаются обоснованные и документально подтвержденные затраты (а в случаях, предусмотренных ст. 265 Кодекса, убытки), осуществленные (понесенные) налогоплательщиком.
Под обоснованными расходами понимаются экономически оправданные затраты, оценка которых выражена в денежной форме.
Под документально подтвержденными расходами понимаются затраты, подтвержденные документами, оформленными в соответствии с законодательством Российской Федерации. Расходами признаются любые затраты при условии, что они произведены для осуществления деятельности, направленной на получение дохода.
На основании п. 1 ст. 11 Кодекса институты, понятия и термины гражданского, семейного и других отраслей законодательства Российской Федерации, используемые в Кодексе, применяются в том значении, в каком они используются в этих отраслях законодательства.
В соответствии со ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать обязательные реквизиты, поименованные в указанной статье.
Форма N 3 "Путевой лист легкового автомобиля", утвержденная Постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 N 78 в составе комплекта унифицированных форм первичной учетной документации по учету работ в автомобильном транспорте, распространяется на юридические лица всех форм собственности, осуществляющие деятельность по эксплуатации автотранспортных средств (грузовых, легковых, в том числе служебных автомобилей, специализированных и такси), и носит обязательный характер для автотранспортных организаций.
Что касается остальных организаций, то они могут разработать свою форму путевого листа либо иного документа, подтверждающего произведенные расходы в виде горюче-смазочных материалов, в котором должны быть отражены все реквизиты, предусмотренные п. 2 ст. 9 Федерального закона от 21.11.1996 N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете", а именно:
а) наименование документа;
б) дата составления документа;
в) наименование организации, от имени которой составлен документ;
г) содержание хозяйственной операции;
д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
е) наименования должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
ж) личные подписи указанных лиц.
При этом первичные документы должны составляться таким образом и с такой регулярностью, чтобы на их основании возможно было судить об обоснованности произведенного расхода.
В том случае, если ежемесячное составление путевого листа позволяет организовать учет отработанного времени, расхода горюче-смазочных материалов, считаем, что путевой лист, составленный с такой периодичностью, может подтверждать вышеназванные расходы налогоплательщика.Что касается вопроса о возможности не отражать в самостоятельно разработанной форме путевого листа информацию о месте следования автомобиля, сообщаем, что, как уже отмечалось, целью составления данного документа в том числе является подтверждение обоснованности расхода горюче-смазочных материалов. Отсутствие в путевом листе информации о конкретном месте следования не позволяет судить о факте использования автомобиля сотрудниками организации в служебных целях. Подобные реквизиты являются обязательными и отражают содержание хозяйственной операции.
Таким образом, по нашему мнению, путевой лист, не содержащий в составе своих реквизитов информацию о месте следования автомобиля, не подтверждает осуществленные налогоплательщиком расходы на приобретение горюче-смазочных материалов.

Заместитель директора
Департамента налоговой
и таможенно-тарифной политики
А.И.ИВАНЕЕВ
20.02.2006
юлия ГЛ (5ee79)
18.06.2010, 11:07
наша организация осуществляет доставку товара покупателям по городу бесплатно. Необходимо ли заполнять путевые листы? с какой переодичностью и на обороте я должна писать все адреса? Еще ездиет по служебным заданиям как это все учесть?
Автор:
Ваш Email:

Защита от спама:
Введите код, который вы видете ниже (защита от роботов-спамеров).
 **     **  **     **  **    **   *******    ******  
  **   **    **   **   **   **   **     **  **    ** 
   ** **      ** **    **  **           **  **       
    ***        ***     *****      *******   **       
   ** **      ** **    **  **           **  **       
  **   **    **   **   **   **   **     **  **    ** 
 **     **  **     **  **    **   *******    ******  
Сообщение: